Privacybeleid

Wie we zijn

SiteBirdy (sitebirdy.com en de SiteBirdy-apps voor Mac en Windows) wordt gemaakt en beheerd door Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 53309847 (“wij”). Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die hier worden beschreven. Met vragen over privacy kun je terecht bij support@site.eu.

SiteBirdy draait op onze eigen servers in Nederland; geen ander bedrijf host het. Als je SiteBirdy voor je organisatie gebruikt, verwerken wij de mail, agenda’s en contacten van je organisatie namens haar, en is een verwerkersovereenkomst op aanvraag beschikbaar.

In het kort

• Je e-mail blijft op je eigen mailserver. Als je SiteBirdy gebruikt, haalt het die daar op en bewaart het alleen wat nodig is om je berichtenlijsten snel te tonen.
• We verkopen je gegevens niet, tonen geen advertenties en trainen geen AI met je mail. SiteBirdy heeft geen eigen AI die je mail leest.
• Koppel je een AI-assistent zoals Claude of ChatGPT, dan krijgt die alleen toegang tot wat jij toestaat. Je kunt de koppeling altijd weer verbreken.
• Je kunt zelf je gegevens downloaden en je account verwijderen, via Instellingen → Account.

Wat we bewaren en waarom

Je account

Je naam, je e-mailadres (of de gebruikersnaam die je van een teameigenaar hebt gekregen), je wachtwoord als hash waaruit we je wachtwoord niet kunnen terughalen, je geheim voor tweestapsverificatie (versleuteld) en je herstelcodes (gehasht), je instellingen en wanneer je SiteBirdy voor het laatst hebt gebruikt. Deze gegevens hebben we nodig om je een account te geven (uitvoering van onze overeenkomst met jou).

Je mailboxen

Voor elke mailbox die je toevoegt: het adres, de weergavenaam en handtekening, de namen en instellingen van de mailservers, en het wachtwoord, dat we versleutelen (AES-256-GCM) en alleen gebruiken om namens jou verbinding te maken met je mailserver.

Om je lijsten snel te tonen en snel te kunnen zoeken, bewaren we een samenvatting van de berichten in je mappen (bij het toevoegen van een mailbox van de nieuwste 20.000 per map; nieuwe mail wordt toegevoegd zodra die binnenkomt): de afzender, de ontvangers, het onderwerp, de datum, of het bericht gelezen, beantwoord of gemarkeerd is en of het in Prioriteit staat, de namen van de bijlagen, de eerste 160 tekens van de tekst, en wat SiteBirdy nodig heeft om het te sorteren en te groeperen (de bericht-ID’s en het gesprek, de grootte, het soort mail, of het de controles van je mailserver heeft doorstaan, en de afmeldlink). Het volledige bericht wordt van je mailserver opgehaald als je het opent en wordt niet bewaard, met deze uitzonderingen:

• een bericht dat je verstuurt, inplant om later te versturen of één voor één naar veel mensen verstuurt: totdat het is verzonden (als het versturen mislukt, totdat je het opnieuw probeert of annuleert);
• een bericht dat je definitief verwijdert: we bewaren maximaal 7 dagen een kopie, zodat je het verwijderen ongedaan kunt maken;
• bestanden die je aan een bericht toevoegt: 7 dagen nadat je ze hebt geüpload.

We bewaren ook wat je in SiteBirdy aanmaakt: labels, opgeslagen zoekopdrachten, regels, afzenderlijsten en -groepen, sjablonen, herinneringen voor gesnoozede berichten en opvolging, notities en taken. Je agenda's en adresboeken staan op onze servers. Externe agenda-accounts die je toevoegt, bewaren we met een versleuteld wachtwoord.

Leesbevestigingen

Tenzij je dit uitschakelt (Instellingen → Opstellen), voegt SiteBirdy een piepkleine, onzichtbare afbeelding toe aan berichten die je verstuurt. Als de mailapp van de ontvanger die afbeelding toont, noteren we wanneer en hoe vaak het bericht is geopend en, als we dat kunnen zien, het soort mailapp (Gmail, Yahoo of Apple), samen met het onderwerp van het bericht en naar wie het is gestuurd, zodat je ziet welk bericht is geopend. We bewaren nooit het IP-adres van de ontvanger en we loggen deze verzoeken niet. Ontvangers wordt hierover niets gevraagd.

Inloggen en beveiliging

Voor elke plek waar je bent ingelogd: de browser en het systeem (zoals je browser zichzelf omschrijft), het IP-adres en wanneer de sessie voor het laatst is gebruikt. Zo kun je je sessies bekijken en beëindigen in Instellingen → Account. Om te voorkomen dat iemand wachtwoorden raadt, bewaren we elke inlogpoging, aanmelding en wachtwoordreset 24 uur, met het IP-adres en het gebruikte e-mailadres. De codes die we je mailen, bewaren we tot een dag nadat ze zijn verlopen. We gebruiken deze gegevens voor de beveiliging (ons gerechtvaardigd belang bij het veilig houden van accounts).

Onze serverlogs

Zoals de meeste websites registreert onze webserver elk verzoek: het IP-adres, het tijdstip, het opgevraagde adres (waarin kan staan waarnaar je hebt gezocht of welk e-mailadres je hebt opgezocht) en de browser. Deze gegevens worden 14 dagen bewaard. Het eigen log van SiteBirdy bewaart 60 dagen lang fouten, trage verzoeken (per soort verzoek, zonder je zoektermen) en notities over de verbindingen met mailservers (welke mailbox en map). We gebruiken de logs om storingen en misbruik op te sporen (ons gerechtvaardigd belang).

Bezoekersstatistieken

We tellen bezoeken op sitebirdy.com en in de apps met Matomo, dat we op onze eigen server draaien. Matomo gebruikt geen cookies en slaat niets op je apparaat op. Het ziet het eerste deel van het adres dat je bezoekt (niet je mail, zoekopdrachten of mappen, en ook niet de links waarop je klikt), of je een browser of de app gebruikt en, als je bent ingelogd, je accountnummer. Zoals elke website ziet het ook je IP-adres en het soort browser en scherm dat je gebruikt. Hiermee zien we hoe SiteBirdy wordt gebruikt en kunnen we het verbeteren (ons gerechtvaardigd belang). Deze gegevens blijven bij ons.

Als je contact met ons opneemt

Wat je naar support@site.eu schrijft en onze antwoorden, om je te helpen.

Wat SiteBirdy op je mailserver doet

SiteBirdy werkt rechtstreeks met de mail op je mailserver, dus wat je in SiteBirdy doet, gebeurt daar ook: concepten en verzonden berichten worden opgeslagen, mail wordt tussen mappen verplaatst en berichten worden gemarkeerd (bijvoorbeeld als Ongewenst of Prioriteit). Twee dingen gebeuren automatisch, en die kun je allebei aanpassen:

• De Prullenbak wordt na 90 dagen definitief geleegd (Instellingen → Mailboxen, per mailbox);
• voor een nieuwsbrief die je naar Ongewenst verplaatst en daar 10 dagen laat staan, meldt SiteBirdy je af voor die lijst, via de afmeldlink van de afzender of een e-mail vanuit je mailbox. Alleen voor afzenders die door de controles van je mailserver komen (Instellingen → Afzenders).

AI-assistenten die je koppelt

SiteBirdy heeft geen AI die je mail leest. Je kunt een AI-assistent die je al gebruikt, zoals Claude (Anthropic) of ChatGPT (OpenAI), koppelen in Instellingen → Gekoppelde apps of vanuit de assistent zelf. Jij bepaalt wat die mag doen (van lezen tot versturen) en bij welke mailboxen, agenda’s en adresboeken die kan.

Als je de assistent daarna iets vraagt, krijgt die van SiteBirdy binnen die grenzen wat hij opvraagt: bijvoorbeeld lijsten met berichten, de tekst van een bericht, agenda-afspraken, contacten of notities. Bestanden die hij aan een concept of e-mail toevoegt, haalt SiteBirdy zelf uit je berichten, of het zijn bestanden die de assistent heeft gemaakt en naar ons stuurt. Vanaf dat moment verwerkt de aanbieder van de assistent wat hij heeft ontvangen volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid, mogelijk ook buiten de Europese Economische Ruimte. We sturen niets naar een assistent die je niet hebt gekoppeld, en zelf sturen we niets naar welke AI-aanbieder dan ook.

Van elke gekoppelde assistent bewaren we de naam, de machtigingen en het bereik die je hebt gekozen, wanneer hij voor het laatst is gebruikt, en hashes van zijn sleutels of inlogtokens (een access token is een uur geldig; een refresh token verloopt na 90 dagen zonder gebruik). Ontkoppel hem in Instellingen → Gekoppelde apps en hij werkt meteen niet meer.

Wie er nog meer gegevens ontvangt

We verkopen jouw gegevens nooit. Anderen ontvangen alleen gegevens zoals hieronder beschreven:

• Je eigen mail- en agendaproviders, die je zelf hebt gekozen: SiteBirdy maakt bij elke actie die je uitvoert met je wachtwoord verbinding met hen.
• De mensen aan wie je schrijft: je berichten, en de afbeelding voor leesbevestiging, tenzij je die uitzet.
• Websites van afzenders: om het pictogram van een afzender te tonen, bezoekt onze server de website van het domein van de afzender (de homepage en de pictogrambestanden die daarop worden genoemd). Ook zoekt hij het logo op dat een afzender voor zijn mail publiceert (BIMI). Hierbij wordt niets over jou verstuurd; de website ziet alleen onze server. Dit gebeurt voor alle mail die SiteBirdy ontvangt, of je nu pictogrammen toont of niet.
• Afzenders van nieuwsbrieven, als je je afmeldt, of als SiteBirdy je afmeldt voor mail in Ongewenst.
• Weer: voor het weer in je Vandaag-overzicht stuurt onze server de coördinaten van de stad die je hebt gekozen naar het Noors Meteorologisch Instituut (MET Norway). “Gebruik mijn locatie” stuurt een afgeronde locatie alleen naar onze server, die zelf de dichtstbijzijnde stad kiest. Wisselkoersen komen van de Europese Centrale Bank. Daarbij wordt niets over jou verstuurd.
• AI-assistenten die je koppelt, zie hierboven.
• Anthropic vertaalt de knoppen en teksten van SiteBirdy zelf naar andere talen. Je gegevens komen daar niet aan te pas.
• Overheidsinstanties, alleen als de wet ons daartoe verplicht.

De e-mails die SiteBirdy je zelf stuurt (codes, beveiligingsmeldingen) gaan via onze eigen mailservers. Afbeeldingen in een bericht, zoals de foto’s in een nieuwsbrief, worden pas van de servers van de afzender geladen als je ervoor kiest ze te tonen, of als je SiteBirdy hebt ingesteld om ze altijd te tonen. De server van de afzender kan dan je IP-adres zien.

Hoe lang we gegevens bewaren

Als je je account verwijdert (Instellingen → Account), verwijderen we je gegevens direct. Je mail op je mailserver blijft gewoon staan. Gegevens die vanzelf verlopen (de activiteitengeschiedenis van je team, inlogpogingen) blijven tot dat moment bewaard, zoals hierboven beschreven. Bezoekersstatistieken blijven onder je accountnummer in Matomo staan. Kopieën in back-ups verdwijnen zodra die back-ups worden vervangen.

Cookies en opslag in je browser

• wm_session: houdt je ingelogd (30 dagen). Nodig voor de werking van SiteBirdy.
• wm-lang en wm-look: je taal en weergave, ook voordat je inlogt (1 jaar).

Meer is het niet: onze bezoekersstatistieken gebruiken geen cookies. SiteBirdy bewaart daarnaast ook gegevens in de eigen opslag van je browser: je weergave-instellingen en paneelformaten, en, om snel te kunnen openen, wat je het laatst te zien kreeg (lijsten, agenda, contacten, notities en instellingen, niet de berichten zelf). Wat je te zien kreeg, wordt gewist als je uitlogt; je weergave-instellingen en paneelformaten blijven bewaard. Een bericht dat je schrijft, kan in de geschiedenis voor ongedaan maken van het tabblad blijven staan tot je uitlogt of het tabblad sluit, zodat je een weggegooid concept kunt terughalen. De apps voor Mac en Windows bewaren hetzelfde, plus de positie van hun venster.

Hoe we je gegevens beveiligen

• Alle verbindingen met SiteBirdy zijn versleuteld (TLS 1.2 of 1.3).
• Wachtwoorden worden opgeslagen als hash (scrypt); wachtwoorden van mailboxen en agenda’s en geheime sleutels voor tweestapsverificatie worden versleuteld.
• Tweestapsverificatie, een limiet op inlogpogingen en een e-mail wanneer er iets belangrijks verandert in je account.
• Berichten worden getoond in een afgeschermd kader waarin afbeeldingen en scripts zijn geblokkeerd, en links worden gecontroleerd voordat ze opengaan.
• Alleen de mensen die SiteBirdy beheren hebben toegang tot de servers, met persoonlijke sleutels.

Je rechten

Je kunt ons vragen je gegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of over te dragen, of het gebruik ervan te beperken, en je kunt bezwaar maken tegen hoe we ze gebruiken. Veel daarvan kun je zelf doen: Mijn gegevens downloaden en Mijn account verwijderen vind je via Instellingen → Account. Voor al het andere kun je mailen naar support@site.eu; we reageren binnen een maand. Vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de toezichthouder in het land waar je woont.

SiteBirdy is niet bedoeld voor kinderen onder de 16 jaar.

Wijzigingen en contact

Als we dit beleid wijzigen, passen we de datum bovenaan aan. Over belangrijke wijzigingen informeren we je eerst in SiteBirdy. Zie ook onze voorwaarden. Vragen: support@site.eu.