Politique de confidentialité

Qui nous sommes

SiteBirdy (sitebirdy.com et les applications SiteBirdy pour Mac et Windows) est conçu et exploité par Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Pays-Bas, numéro d’inscription à la Chambre de commerce néerlandaise (KvK) : 53309847 (« nous »). Nous sommes responsables du traitement des données personnelles décrites ici. Pour toute question relative à la confidentialité, écris à support@site.eu.

SiteBirdy fonctionne sur nos propres serveurs aux Pays-Bas ; aucune autre entreprise ne l’héberge. Si tu utilises SiteBirdy pour ton organisation, nous traitons les e-mails, agendas et contacts de ton organisation pour son compte, et un contrat de sous-traitance des données est disponible sur demande.

En bref

• Tes e-mails restent sur ton propre serveur de messagerie. Quand tu utilises SiteBirdy, il les lit depuis ce serveur et ne conserve que ce qui est nécessaire pour afficher rapidement tes listes de messages.
• Nous ne vendons pas tes données, n’affichons pas de publicité et n’utilisons pas tes e-mails pour entraîner une IA. SiteBirdy n’a pas d’IA propre qui lit tes e-mails.
• Si tu connectes un assistant IA comme Claude ou ChatGPT, il n’accède qu’à ce que tu autorises, et tu peux le déconnecter à tout moment.
• Tu peux toi-même télécharger tes données et supprimer ton compte, dans Paramètres → Compte.

Ce que nous conservons, et pourquoi

Ton compte

Ton nom, ton adresse e-mail (ou le nom d’utilisateur fourni par le propriétaire d’une équipe), ton mot de passe sous forme de hachage, à partir duquel nous ne pouvons pas retrouver ton mot de passe, ta clé secrète de validation en deux étapes (chiffrée) et tes codes de récupération (hachés), tes paramètres et la date de ta dernière utilisation de SiteBirdy. Nous avons besoin de ces données pour te fournir un compte (exécution de notre contrat avec toi).

Tes boîtes mail

Pour chaque boîte mail que tu ajoutes : son adresse, son nom d’affichage et sa signature, le nom et les réglages de ses serveurs de messagerie, ainsi que son mot de passe, que nous chiffrons (AES-256-GCM) et utilisons uniquement pour nous connecter à ton serveur de messagerie à ta place.

Pour afficher rapidement vos listes et vos résultats de recherche, nous conservons un résumé des messages de vos dossiers (lors de l’ajout d’une boîte mail, des 20 000 plus récents de chaque dossier ; les nouveaux e-mails sont ajoutés dès leur arrivée) : l’expéditeur, les destinataires, l’objet, la date, si le message a été lu, a reçu une réponse, est signalé ou se trouve dans Priorité, les noms des pièces jointes, les 160 premiers caractères du texte, et ce dont SiteBirdy a besoin pour le trier et le regrouper (ses identifiants de message et sa conversation, sa taille, le type d’e-mail, s’il a passé les contrôles de votre serveur de messagerie et son lien de désabonnement). Le message complet est récupéré sur votre serveur de messagerie lorsque vous l’ouvrez et n’est pas conservé, sauf dans les cas suivants :

• un message que vous envoyez, programmez pour plus tard ou envoyez individuellement à de nombreux destinataires : jusqu’à son envoi (en cas d’échec, jusqu’à ce que vous réessayiez ou annuliez l’envoi) ;
• un message que vous supprimez définitivement : nous en conservons une copie pendant 7 jours au maximum, pour que vous puissiez annuler la suppression ;
• fichiers que tu joins à un message : 7 jours après leur importation.

Nous conservons aussi ce que tu crées dans SiteBirdy : libellés, recherches enregistrées, règles, listes et groupes d’expéditeurs, modèles, rappels de messages reportés et de suivi, notes et tâches. Tes agendas et carnets d’adresses sont stockés sur nos serveurs. Les comptes d’agenda externes que tu ajoutes sont conservés avec leur mot de passe chiffré.

Accusés de lecture

Sauf si vous désactivez cette fonction (Paramètres → Rédaction), SiteBirdy ajoute une minuscule image invisible aux messages que vous envoyez. Lorsque l’application de messagerie du destinataire l’affiche, nous enregistrons quand et combien de fois le message a été ouvert et, si nous pouvons le déterminer, le type d’application de messagerie (Gmail, Yahoo ou Apple), ainsi que l’objet du message et ses destinataires, pour que vous sachiez quel message a été ouvert. Nous ne conservons jamais l’adresse IP du destinataire et nous ne journalisons pas ces requêtes. Les destinataires ne sont pas consultés à ce sujet.

Connexion et sécurité

Pour chaque appareil où vous êtes connecté : le navigateur et le système (tels que votre navigateur les décrit), l’adresse IP et la date de dernière utilisation. Vous pouvez ainsi consulter et fermer vos sessions dans Paramètres → Compte. Pour empêcher que des mots de passe soient devinés, nous conservons chaque tentative de connexion, inscription et réinitialisation de mot de passe pendant 24 heures, avec l’adresse IP et l’adresse e-mail utilisée. Les codes que nous vous envoyons par e-mail sont conservés jusqu’à un jour après leur expiration. Nous utilisons ces données à des fins de sécurité (notre intérêt légitime à protéger les comptes).

Nos journaux serveur

Comme la plupart des sites web, notre serveur web enregistre chaque requête : l’adresse IP, l’heure, l’adresse demandée (qui peut contenir ce que vous avez recherché ou une adresse e-mail que vous avez consultée) et le navigateur. Ces journaux sont conservés 14 jours. Le journal propre à SiteBirdy conserve pendant 60 jours les erreurs, les requêtes lentes (par type de requête, sans vos termes de recherche) et des notes sur ses connexions aux serveurs de messagerie (quelle boîte mail et quel dossier). Nous utilisons ces journaux pour détecter les pannes et les abus (notre intérêt légitime).

Statistiques de visite

Nous mesurons les visites sur sitebirdy.com et dans les applis avec Matomo, que nous hébergeons sur notre propre serveur. Matomo n’utilise aucun cookie et n’enregistre rien sur ton appareil. Il voit le début de l’adresse que tu consultes (pas tes e-mails, tes recherches ou tes dossiers, ni les liens sur lesquels tu cliques), si tu utilises un navigateur ou l’appli et, quand tu es connecté, ton numéro de compte. Comme tout site web, il voit aussi ton adresse IP ainsi que ton type de navigateur et d’écran. Nous nous en servons pour comprendre comment SiteBirdy est utilisé et pour l’améliorer (notre intérêt légitime). Ces données restent chez nous.

Quand tu nous contactes

Ce que tu écris à support@site.eu, et nos réponses, pour t’aider.

Ce que SiteBirdy fait sur ton serveur mail

SiteBirdy travaille directement avec les e-mails de ton serveur de messagerie : ce que tu fais dans SiteBirdy s’y applique donc aussi. SiteBirdy enregistre les brouillons et les messages envoyés, déplace les e-mails entre dossiers et marque les messages (par exemple comme Indésirables ou Priorité). Deux actions se font automatiquement, et tu peux modifier les deux :

• La Corbeille est vidée définitivement après 90 jours (Paramètres → Boîtes mail, par boîte mail) ;
• pour une newsletter que tu places dans Indésirables et que tu y laisses 10 jours, SiteBirdy te désabonne de cette liste, via le lien de désabonnement de l’expéditeur ou un e-mail envoyé depuis ta boîte mail. Uniquement pour les expéditeurs qui passent les contrôles de ton serveur de messagerie (Paramètres → Expéditeurs).

Assistants IA que tu connectes

SiteBirdy n’intègre aucune IA qui lit tes e-mails. Tu peux connecter un assistant IA que tu utilises déjà, comme Claude (Anthropic) ou ChatGPT (OpenAI), dans Paramètres → Apps connectées ou depuis l’assistant lui-même. Tu choisis ce qu’il peut faire (de la lecture à l’envoi) ainsi que les boîtes mail, agendas et carnets d’adresses auxquels il a accès.

Quand tu poses ensuite une question à l’assistant, il reçoit de SiteBirdy ce qu’il demande, dans ces limites : par exemple des listes de messages, le texte d’un message, des événements d’agenda, des contacts ou des notes. Les fichiers qu’il joint à un brouillon ou à un e-mail sont soit extraits de tes messages par SiteBirdy lui-même, soit des fichiers que l’assistant a créés et nous envoie. À partir de là, le fournisseur de l’assistant traite ce qu’il a reçu selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, éventuellement en dehors de l’Espace économique européen. Nous n’envoyons rien à un assistant que tu n’as pas connecté, et nous n’envoyons nous-mêmes rien à aucun fournisseur d’IA.

Pour chaque assistant connecté, nous conservons son nom, les autorisations et la portée que tu as choisies, sa date de dernière utilisation et des hachages de ses clés ou jetons de connexion (un jeton d’accès est valable une heure ; un jeton d’actualisation expire après 90 jours sans utilisation). Déconnecte-le dans Paramètres → Apps connectées et il cesse aussitôt de fonctionner.

Qui d’autre reçoit des données

Nous ne vendons jamais tes données. D’autres n’en reçoivent que dans les cas ci-dessous :

• Tes propres fournisseurs de messagerie et d’agenda, que tu as choisis : SiteBirdy s'y connecte avec ton mot de passe à chaque action que tu effectues.
• Les personnes à qui tu écris : tes messages, ainsi que l’image d’accusé de lecture, sauf si tu la désactives.
• Sites web des expéditeurs : pour afficher l’icône d’un expéditeur, notre serveur consulte le site web de son domaine (la page d’accueil et les fichiers d’icône qu’elle indique). Il recherche aussi le logo que l’expéditeur publie pour ses e-mails (BIMI). Aucune information vous concernant n’est transmise : le site ne voit que notre serveur. Cela se produit pour tous les e-mails que reçoit SiteBirdy, que vous affichiez les icônes ou non.
• Expéditeurs de newsletters, lorsque tu te désabonnes, ou lorsque SiteBirdy te désabonne d’e-mails qui se trouvent dans Indésirables.
• Météo : pour la météo de ton tableau Aujourd'hui, notre serveur envoie les coordonnées de la ville que tu as choisie à l'Institut météorologique norvégien (MET Norway). « Utiliser ma position » envoie une position arrondie uniquement à notre serveur, qui choisit lui-même la ville la plus proche. Les taux de change proviennent de la Banque centrale européenne ; aucune information te concernant n'est transmise.
• Assistants IA que tu connectes, voir ci-dessus.
• Anthropic traduit les boutons et textes de SiteBirdy dans d'autres langues ; aucune de tes données n'est concernée.
• Autorités, uniquement lorsque la loi nous y oblige.

Les e-mails que SiteBirdy t’envoie lui-même (codes, alertes de sécurité) passent par nos propres serveurs de messagerie. Les images d’un message, comme celles d’une newsletter, ne se chargent depuis les serveurs de l’expéditeur que lorsque tu choisis de les afficher, ou si tu as réglé SiteBirdy pour toujours les afficher. Le serveur de l’expéditeur peut alors voir ton adresse IP.

Durée de conservation

Quand tu supprimes ton compte (Paramètres → Compte), nous supprimons immédiatement tes données. Tes e-mails restent sur ton serveur de messagerie. Les données qui expirent automatiquement (l’historique d’activité de ton équipe, les tentatives de connexion) sont conservées jusqu’à leur expiration, comme indiqué plus haut. Les statistiques de visite restent dans Matomo, associées à ton numéro de compte. Les copies présentes dans les sauvegardes disparaissent au fur et à mesure que celles-ci sont remplacées.

Cookies et stockage dans ton navigateur

• wm_session : maintient ta session (30 jours). Indispensable au fonctionnement de SiteBirdy.
• wm-lang et wm-look : ta langue et ton thème, même avant de te connecter (1 an).

C’est tout : nos statistiques de visite n’utilisent aucun cookie. SiteBirdy enregistre aussi certaines données dans le stockage propre à votre navigateur : vos préférences d’apparence et la taille des panneaux, ainsi que, pour s’ouvrir rapidement, ce qui vous a été affiché en dernier (listes, calendrier, contacts, notes et paramètres, mais pas les messages eux-mêmes). Ces derniers affichages sont effacés à la déconnexion ; l’apparence et la taille des panneaux sont conservées. Un message en cours de rédaction peut rester dans l’historique d’annulation de l’onglet jusqu’à ce que vous vous déconnectiez ou fermiez l’onglet, ce qui vous permet de récupérer un brouillon supprimé. Les applications pour Mac et Windows conservent les mêmes éléments, ainsi que la position de leur fenêtre.

Comment nous protégeons tes données

• Toutes les connexions à SiteBirdy sont chiffrées (TLS 1.2 ou 1.3).
• Les mots de passe sont stockés sous forme de hachage (scrypt) ; les mots de passe des boîtes mail et des agendas ainsi que les clés secrètes de la validation en deux étapes sont chiffrés.
• Validation en deux étapes, nombre limité de tentatives de connexion et un e-mail en cas de changement important sur ton compte.
• Les messages s’affichent dans un espace isolé où les images et les scripts sont bloqués, et les liens sont vérifiés avant leur ouverture.
• Seules les personnes qui gèrent SiteBirdy peuvent accéder aux serveurs, à l’aide de clés personnelles.

Tes droits

Tu peux demander à consulter, rectifier, supprimer ou transférer tes données, à en limiter l’utilisation, ou t’opposer à la manière dont nous les utilisons. Tu peux effectuer une grande partie de ces démarches toi-même : Télécharger mes données et Supprimer mon compte se trouvent dans Paramètres → Compte. Pour tout le reste, écris à support@site.eu ; nous répondons dans un délai d’un mois. Si tu estimes que nous traitons tes données de manière incorrecte, tu peux déposer une plainte auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) ou de l’autorité de ton lieu de résidence.

SiteBirdy n’est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans.

Modifications et contact

Lorsque nous modifions cette politique, nous mettons à jour la date en haut de page, et pour les changements importants, nous t’informons d’abord dans SiteBirdy. Consulte aussi nos conditions d’utilisation. Des questions : support@site.eu.