Datenschutzerklärung

Wer wir sind

SiteBirdy (sitebirdy.com sowie die SiteBirdy-Apps für Mac und Windows) wird von Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Niederlande, eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (KvK) unter der Nummer 53309847 („wir“), entwickelt und betrieben. Wir sind für die Verarbeitung der hier beschriebenen personenbezogenen Daten verantwortlich. Fragen zum Datenschutz richtest du bitte an support@site.eu.

SiteBirdy läuft auf unseren eigenen Servern in den Niederlanden; kein anderes Unternehmen hostet es. Wenn du SiteBirdy für deine Organisation nutzt, verarbeiten wir die E-Mails, Kalender und Kontakte deiner Organisation in ihrem Auftrag. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir auf Anfrage bereit.

Kurz gesagt

• Deine E-Mails bleiben auf deinem eigenen Mailserver. Wenn du SiteBirdy nutzt, ruft es sie von dort ab und speichert nur, was nötig ist, um deine Nachrichtenlisten schnell anzuzeigen.
• Wir verkaufen deine Daten nicht, zeigen keine Werbung und trainieren keine KI mit deinen Mails. SiteBirdy hat keine eigene KI, die deine Mails liest.
• Wenn du einen KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT verbindest, erhält er nur Zugriff auf das, was du erlaubst, und du kannst die Verbindung jederzeit trennen.
• Du kannst deine Daten unter Einstellungen → Konto selbst herunterladen und dein Konto selbst löschen.

Was wir speichern und warum

Dein Konto

Dein Name, deine E-Mail-Adresse (oder der Benutzername, den du von einem Team-Inhaber erhalten hast), dein Passwort als Hash, aus dem wir dein Passwort nicht wiederherstellen können, dein Geheimschlüssel für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (verschlüsselt) und deine Wiederherstellungscodes (gehasht), deine Einstellungen und wann du SiteBirdy zuletzt genutzt hast. Diese Daten brauchen wir, um dir ein Konto bereitzustellen (Erfüllung unseres Vertrags mit dir).

Deine Postfächer

Für jedes Postfach, das du hinzufügst: Adresse, Anzeigename und Signatur, Namen und Einstellungen der Mailserver sowie das Passwort, das wir verschlüsseln (AES-256-GCM) und nur verwenden, um uns für dich mit deinem Mailserver zu verbinden.

Damit deine Listen und die Suche schnell sind, speichern wir eine Zusammenfassung der Nachrichten in deinen Ordnern (beim Hinzufügen eines Postfachs der neuesten 20.000 pro Ordner; neue E-Mails kommen beim Eintreffen hinzu): Absender, Empfänger, Betreff, Datum, ob die Nachricht gelesen, beantwortet, markiert oder als Priorität gekennzeichnet ist, die Namen der Anhänge, die ersten 160 Zeichen des Textes und was SiteBirdy zum Sortieren und Gruppieren braucht (Nachrichten-IDs und Konversation, Größe, Art der E-Mail, ob sie die Prüfungen deines Mailservers bestanden hat, und Abmeldelink). Die vollständige Nachricht wird beim Öffnen von deinem Mailserver abgerufen und nicht gespeichert, mit folgenden Ausnahmen:

• eine Nachricht, die du sendest, für später planst oder einzeln an viele Empfänger verschickst: bis sie gesendet wurde (schlägt das Senden fehl, bis du es erneut versuchst oder abbrichst);
• eine Nachricht, die du endgültig löschst: Wir bewahren bis zu 7 Tage lang eine Kopie auf, damit du das Löschen rückgängig machen kannst;
• Dateien, die du an eine Nachricht anhängst: 7 Tage nach dem Hochladen.

Wir speichern auch, was du in SiteBirdy anlegst: Labels, gespeicherte Suchen, Regeln, Absenderlisten und -gruppen, Vorlagen, Erinnerungen für zurückgestellte Nachrichten und zum Nachfassen, Notizen und Aufgaben. Deine Kalender und Adressbücher liegen auf unseren Servern. Externe Kalenderkonten, die du hinzufügst, speichern wir mit verschlüsseltem Passwort.

Lesebestätigungen

Sofern du es nicht deaktivierst (Einstellungen → Verfassen), fügt SiteBirdy deinen gesendeten Nachrichten ein winziges, unsichtbares Bild hinzu. Wenn die Mail-App des Empfängers es anzeigt, erfassen wir, wann und wie oft die Nachricht geöffnet wurde, und, soweit erkennbar, die Art der Mail-App (Gmail, Yahoo oder Apple), zusammen mit dem Betreff und den Empfängern der Nachricht, damit du siehst, welche Nachricht geöffnet wurde. Die IP-Adresse des Empfängers speichern wir nie, und wir protokollieren diese Anfragen nicht. Empfänger werden dazu nicht gefragt.

Anmeldung und Sicherheit

Für jede Anmeldung: Browser und System (so wie sich dein Browser selbst ausgibt), die IP-Adresse und der Zeitpunkt der letzten Nutzung. So kannst du deine Sitzungen unter Einstellungen → Konto einsehen und beenden. Um das Erraten von Passwörtern zu verhindern, speichern wir jeden Anmeldeversuch, jede Registrierung und jedes Zurücksetzen des Passworts 24 Stunden lang, zusammen mit der IP-Adresse und der verwendeten E-Mail-Adresse. Die Codes, die wir dir per E-Mail senden, speichern wir bis einen Tag nach ihrem Ablauf. Wir nutzen diese Daten für die Sicherheit (unser berechtigtes Interesse am Schutz der Konten).

Unsere Serverprotokolle

Wie die meisten Websites protokolliert unser Webserver jede Anfrage: die IP-Adresse, die Uhrzeit, die aufgerufene Adresse (die deine Suchbegriffe oder eine nachgeschlagene E-Mail-Adresse enthalten kann) und den Browser. Diese Protokolle werden 14 Tage lang gespeichert. Das eigene Protokoll von SiteBirdy speichert 60 Tage lang Fehler, langsame Anfragen (nach Art der Anfrage, ohne deine Suchbegriffe) und Hinweise zu den Verbindungen mit Mailservern (welches Postfach und welcher Ordner). Wir nutzen die Protokolle, um Fehler und Missbrauch aufzuspüren (unser berechtigtes Interesse).

Besucherstatistiken

Besuche auf sitebirdy.com und in den Apps zählen wir mit Matomo, das wir auf unserem eigenen Server betreiben. Matomo verwendet keine Cookies und speichert nichts auf deinem Gerät. Es sieht den ersten Teil der Adresse, die du aufrufst (nicht deine E-Mails, Suchanfragen oder Ordner und auch nicht die Links, die du anklickst), ob du einen Browser oder die App nutzt und, wenn du angemeldet bist, deine Kontonummer. Wie jede Website sieht es außerdem deine IP-Adresse sowie deinen Browser- und Bildschirmtyp. So sehen wir, wie SiteBirdy genutzt wird, und können es verbessern (unser berechtigtes Interesse). Die Daten bleiben bei uns.

Wenn du uns kontaktierst

Was du an support@site.eu schreibst, und unsere Antworten, um dir zu helfen.

Was SiteBirdy auf deinem Mailserver tut

SiteBirdy arbeitet direkt mit den E-Mails auf deinem Mailserver. Was du in SiteBirdy tust, geschieht also auch dort: Entwürfe und gesendete Nachrichten werden gespeichert, E-Mails zwischen Ordnern verschoben und Nachrichten markiert (zum Beispiel als Spam oder Priorität). Zwei Dinge geschehen automatisch, und du kannst beide ändern:

• Der Papierkorb wird nach 90 Tagen endgültig geleert (Einstellungen → Postfächer, pro Postfach);
• bei einem Newsletter, den du in Spam verschiebst und dort 10 Tage lässt, meldet SiteBirdy dich von dieser Liste ab – über den Abmeldelink des Absenders oder eine E-Mail aus deinem Postfach. Nur bei Absendern, die die Prüfungen deines Mailservers bestehen (Einstellungen → Absender).

KI-Assistenten, die du verbindest

SiteBirdy hat keine KI, die deine E-Mails liest. Du kannst einen KI-Assistenten, den du bereits nutzt, etwa Claude (Anthropic) oder ChatGPT (OpenAI), unter Einstellungen → Verbundene Apps oder direkt im Assistenten verbinden. Du legst fest, was er tun darf (vom Lesen bis zum Senden) und auf welche Postfächer, Kalender und Adressbücher er zugreifen kann.

Wenn du den Assistenten dann etwas fragst, erhält er von SiteBirdy innerhalb dieser Grenzen, was er anfordert: zum Beispiel Nachrichtenlisten, den Text einer Nachricht, Kalendertermine, Kontakte oder Notizen. Dateien, die er an einen Entwurf oder eine E-Mail anhängt, entnimmt SiteBirdy selbst deinen Nachrichten, oder es sind Dateien, die der Assistent erstellt hat und an uns sendet. Ab dann verarbeitet der Anbieter des Assistenten das Erhaltene nach seinen eigenen Bedingungen und seiner eigenen Datenschutzerklärung, unter Umständen auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Wir senden nichts an einen Assistenten, den du nicht verbunden hast, und selbst senden wir nichts an einen KI-Anbieter.

Für jeden verbundenen Assistenten speichern wir seinen Namen, die von dir gewählten Berechtigungen und Zugriffsbereiche, wann er zuletzt verwendet wurde, sowie Hashes seiner Schlüssel oder Anmeldetokens (ein Access-Token gilt eine Stunde, ein Refresh-Token läuft nach 90 Tagen ohne Nutzung ab). Trennst du ihn unter Einstellungen → Verbundene Apps, funktioniert er sofort nicht mehr.

Wer sonst Daten erhält

Wir verkaufen deine Daten nie. Andere erhalten Daten nur wie unten beschrieben:

• Deine eigenen E-Mail- und Kalenderanbieter, die du selbst gewählt hast: SiteBirdy meldet sich bei jeder deiner Aktionen mit deinem Passwort dort an.
• Die Personen, denen du schreibst: deine Nachrichten und das Lesebestätigungsbild, sofern du es nicht deaktivierst.
• Websites der Absender: um das Symbol eines Absenders anzuzeigen, ruft unser Server die Website der Absenderdomain auf (die Startseite und die dort angegebenen Symboldateien). Außerdem sucht er das Logo, das ein Absender für seine E-Mails veröffentlicht (BIMI). Dabei wird nichts über dich übermittelt; die Website sieht nur unseren Server. Das geschieht für alle E-Mails, die SiteBirdy empfängt – unabhängig davon, ob du Symbole anzeigst oder nicht.
• Newsletter-Absender, wenn du dich abmeldest oder wenn SiteBirdy dich von Mails im Spam-Ordner abmeldet.
• Wetter: Für das Wetter in deiner Heute-Übersicht sendet unser Server die Koordinaten der von dir gewählten Stadt an das Norwegische Meteorologische Institut (MET Norway). „Meinen Standort verwenden“ sendet einen gerundeten Standort nur an unseren Server, der selbst die nächstgelegene Stadt ermittelt. Wechselkurse stammen von der Europäischen Zentralbank. Dabei wird nichts über dich übermittelt.
• KI-Assistenten, die du verbindest, siehe oben.
• Anthropic übersetzt die Schaltflächen und Texte von SiteBirdy in andere Sprachen. Deine Daten werden dabei nicht verwendet.
• Behörden, nur wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

E-Mails, die SiteBirdy dir selbst sendet (Codes, Sicherheitshinweise), werden über unsere eigenen Mailserver verschickt. Bilder in einer Nachricht, etwa die Fotos eines Newsletters, werden erst dann von den Servern des Absenders geladen, wenn du sie anzeigen lässt oder SiteBirdy so eingestellt hast, dass sie immer angezeigt werden. Der Server des Absenders kann dann deine IP-Adresse sehen.

Wie lange wir Daten speichern

Wenn du dein Konto löschst (Einstellungen → Konto), löschen wir deine Daten sofort. Deine E-Mails auf deinem Mailserver bleiben, wo sie sind. Daten, die von selbst ablaufen (der Aktivitätsverlauf deines Teams, Anmeldeversuche), bleiben bis dahin gespeichert, wie oben aufgeführt. Besuchsstatistiken bleiben unter deiner Kontonummer in Matomo. Kopien in Backups verschwinden, sobald die Backups ersetzt werden.

Cookies und Speicher in deinem Browser

• wm_session: hält dich angemeldet (30 Tage). Für den Betrieb von SiteBirdy erforderlich.
• wm-lang und wm-look: deine Sprache und Darstellung, auch vor der Anmeldung (1 Jahr).

Mehr gibt es nicht: Unsere Besucherstatistik verwendet keine Cookies. SiteBirdy speichert außerdem einiges im browsereigenen Speicher: deine Darstellungseinstellungen und Bereichsgrößen sowie, damit alles schnell öffnet, was zuletzt angezeigt wurde (Listen, Kalender, Kontakte, Notizen und Einstellungen, nicht die Nachrichten selbst). Das zuletzt Angezeigte wird beim Abmelden gelöscht; Darstellung und Bereichsgrößen bleiben erhalten. Eine Nachricht, die du schreibst, kann bis zum Abmelden oder Schließen des Tabs im Rückgängig-Verlauf des Tabs bleiben, damit du einen verworfenen Entwurf wiederherstellen kannst. Die Apps für Mac und Windows speichern dasselbe und zusätzlich ihre Fensterposition.

Wie wir deine Daten schützen

• Alle Verbindungen zu SiteBirdy sind verschlüsselt (TLS 1.2 oder 1.3).
• Passwörter werden als Hash gespeichert (scrypt); Postfach- und Kalenderpasswörter sowie die Geheimschlüssel für die Zwei-Faktor-Authentifizierung werden verschlüsselt.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung, begrenzte Anmeldeversuche und eine E-Mail, wenn sich etwas Wichtiges an deinem Konto ändert.
• Nachrichten werden in einem abgeschotteten Bereich angezeigt, in dem Bilder und Skripte blockiert sind, und Links werden vor dem Öffnen geprüft.
• Nur die Personen, die SiteBirdy betreiben, haben Zugriff auf die Server – mit persönlichen Schlüsseln.

Deine Rechte

Du hast das Recht, deine Daten einzusehen, berichtigen, löschen oder übertragen zu lassen, ihre Verarbeitung einschränken zu lassen oder ihr zu widersprechen. Vieles davon kannst du selbst erledigen: Meine Daten herunterladen und Mein Konto löschen findest du unter Einstellungen → Konto. Für alles andere schreib an support@site.eu; wir antworten innerhalb eines Monats. Wenn du meinst, dass wir deine Daten nicht korrekt verarbeiten, kannst du dich bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) oder bei der Aufsichtsbehörde an deinem Wohnort beschweren.

SiteBirdy ist nicht für Kinder unter 16 Jahren bestimmt.

Änderungen und Kontakt

Wenn wir diese Datenschutzerklärung ändern, aktualisieren wir das Datum oben. Über wichtige Änderungen informieren wir dich vorab in SiteBirdy. Siehe auch unsere Nutzungsbedingungen. Fragen: support@site.eu.