Integritetspolicy

Vilka vi är

SiteBirdy (sitebirdy.com och SiteBirdys appar för Mac och Windows) utvecklas och drivs av Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Nederländerna, registrerat hos nederländska handelskammaren (KvK) under nummer 53309847 (”vi”). Vi är personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som beskrivs här. Frågor om integritet skickar du till support@site.eu.

SiteBirdy körs på våra egna servrar i Nederländerna; inget annat företag står för driften. Om du använder SiteBirdy för din organisation hanterar vi organisationens e-post, kalendrar och kontakter för dess räkning, och ett personuppgiftsbiträdesavtal finns tillgängligt på begäran.

I korthet

• Din e-post ligger kvar på din egen e-postserver. SiteBirdy läser den därifrån när du använder tjänsten och sparar bara det som behövs för att snabbt visa dina meddelandelistor.
• Vi säljer inte dina uppgifter, visar inga annonser och använder inte din e-post för att träna AI. SiteBirdy har ingen egen AI som läser din e-post.
• Om du ansluter en AI-assistent som Claude eller ChatGPT får den bara det du tillåter, och du kan koppla från den när som helst.
• Du kan själv ladda ner dina data och radera ditt konto under Inställningar → Konto.

Vad vi sparar och varför

Ditt konto

Ditt namn, din e-postadress (eller det användarnamn som en teamägare har gett dig), ditt lösenord i form av en hash som vi inte kan omvandla tillbaka till lösenordet, din hemlighet för tvåstegsverifiering (krypterad) och dina återställningskoder (hashade), dina inställningar och när du senast använde SiteBirdy. Vi behöver dessa uppgifter för att kunna ge dig ett konto (fullgörande av vårt avtal med dig).

Dina brevlådor

För varje brevlåda du lägger till: adressen, visningsnamnet och signaturen, namnen och inställningarna för dess e-postservrar samt lösenordet till den, som vi krypterar (AES-256-GCM) och bara använder för att ansluta till din e-postserver åt dig.

För att snabbt kunna visa dina listor och sökresultat sparar vi en sammanfattning av meddelandena i dina mappar (när du lägger till en brevlåda, av de 20 000 senaste i varje mapp; ny e-post läggs till när den kommer in): avsändaren, mottagarna, ämnet, datumet, om meddelandet är läst, besvarat, flaggat eller i Prioriterat, namnen på bilagorna, de första 160 tecknen av texten och det som SiteBirdy behöver för att sortera och gruppera det (meddelande-ID:n och konversation, storlek, typ av e-post, om det klarade din e-postservers kontroller och dess avregistreringslänk). Hela meddelandet hämtas från din e-postserver när du öppnar det och sparas inte, med följande undantag:

• ett meddelande som du skickar, schemalägger för senare eller skickar individuellt till många mottagare, tills det har skickats (om det inte går att skicka: tills du försöker igen eller avbryter);
• ett meddelande som du raderar permanent: vi sparar en kopia i upp till 7 dagar så att du kan ångra raderingen;
• filer som du bifogar i ett meddelande: i 7 dagar efter uppladdningen.

Vi sparar också det du skapar i SiteBirdy: etiketter, sparade sökningar, regler, avsändarlistor och grupper, mallar, snoozade meddelanden och uppföljningspåminnelser, anteckningar och uppgifter. Dina kalendrar och adressböcker lagras på våra servrar, och externa kalenderkonton som du lägger till sparas med lösenordet krypterat.

Läskvitton

Om du inte stänger av läskvitton (Inställningar → Skriva) lägger SiteBirdy till en liten osynlig bild i meddelanden som du skickar. När mottagarens e-postapp visar den registrerar vi när och hur många gånger meddelandet öppnades och, när det går att avgöra, vilken typ av e-postapp det är (Gmail, Yahoo eller Apple), tillsammans med meddelandets ämne och vem det skickades till, så att du kan se vilket meddelande som öppnades. Vi sparar aldrig mottagarens IP-adress och vi loggar inte dessa förfrågningar. Mottagarna tillfrågas inte om detta.

Inloggning och säkerhet

För varje ställe där du är inloggad: webbläsaren och systemet (så som webbläsaren beskriver sig själv), IP-adressen och när den senast användes, så att du kan se och avsluta dina sessioner i Inställningar → Konto. För att hindra att någon gissar lösenord sparar vi varje inloggningsförsök, registrering och lösenordsåterställning i 24 timmar, med IP-adress och den e-postadress som användes, och koderna vi mejlar dig i ett dygn efter att de har gått ut. Vi använder dessa uppgifter för säkerheten (vårt berättigade intresse av att hålla konton säkra).

Våra serverloggar

Som de flesta webbplatser loggar vår webbserver varje förfrågan: IP-adressen, tidpunkten, den begärda adressen (som kan innehålla det du sökte efter eller en e-postadress du slog upp) och webbläsaren. Loggarna sparas i 14 dagar. SiteBirdys egen logg sparar fel, långsamma förfrågningar (efter typ av förfrågan, utan det du sökte efter) och anteckningar om anslutningar till e-postservrar (vilken brevlåda och mapp) i 60 dagar. Vi använder loggarna för att hitta fel och missbruk (vårt berättigade intresse).

Besöksstatistik

Vi räknar besök på sitebirdy.com och i apparna med Matomo, som vi kör på vår egen server. Matomo använder inga cookies och sparar ingenting på din enhet. Det ser den första delen av adressen du besöker (inte din e-post, dina sökningar eller mappar och inte heller länkarna du klickar på), om du använder en webbläsare eller appen och, när du är inloggad, ditt kontonummer. Precis som alla webbplatser ser det också din IP-adress och vilken typ av webbläsare och skärm du har. Vi använder detta för att se hur SiteBirdy används och för att förbättra tjänsten (vårt berättigade intresse). Uppgifterna stannar hos oss.

När du kontaktar oss

Det du skriver till support@site.eu och våra svar, för att kunna hjälpa dig.

Vad SiteBirdy gör på din e-postserver

SiteBirdy arbetar direkt med e-posten på din e-postserver, så det du gör i SiteBirdy sker även där: appen sparar utkast och skickade meddelanden, flyttar e-post mellan mappar och markerar meddelanden (till exempel som Skräppost eller Prioriterat). Två saker sker automatiskt, och du kan ändra båda:

• Papperskorgen töms permanent efter 90 dagar (Inställningar → Brevlådor, per brevlåda);
• om du lägger ett nyhetsbrev i Skräppost och låter det ligga kvar i 10 dagar avregistrerar SiteBirdy dig från listan, via avsändarens avregistreringslänk eller ett mejl från din brevlåda. Gäller bara avsändare som klarar din e-postservers kontroller (Inställningar → Avsändare).

AI-assistenter du ansluter

SiteBirdy har ingen AI som läser din e-post. Du kan ansluta en AI-assistent som du redan använder, till exempel Claude (Anthropic) eller ChatGPT (OpenAI), under Inställningar → Anslutna appar eller direkt från assistenten. Du väljer vad den får göra (från att läsa till att skicka) och vilka brevlådor, kalendrar och adressböcker den kommer åt.

När du sedan ber assistenten om något får den från SiteBirdy det den ber om inom de ramarna, till exempel listor över meddelanden, texten i ett meddelande, kalenderhändelser, kontakter eller anteckningar. Filer som assistenten bifogar i ett utkast eller ett mejl hämtar SiteBirdy själv från dina meddelanden, eller så är det filer som assistenten har skapat och skickar till oss. Från och med då hanterar assistentens leverantör det den har fått enligt sina egna villkor och sin integritetspolicy, vilket kan innebära att uppgifterna behandlas utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Vi skickar ingenting till en assistent som du inte har anslutit, och vi skickar själva ingenting till någon AI-leverantör.

För varje ansluten assistent sparar vi namnet, behörigheterna och omfattningen du valde, när den senast användes samt hashvärden av dess nycklar eller inloggningstoken (en åtkomsttoken gäller i en timme; en uppdateringstoken upphör efter 90 dagar utan användning). Koppla från den i Inställningar → Anslutna appar så slutar den fungera direkt.

Vilka andra som får uppgifter

Vi säljer aldrig dina uppgifter. Andra får uppgifter endast enligt nedan:

• Dina egna e-post- och kalenderleverantörer, som du har valt: SiteBirdy ansluter till dem med ditt lösenord för varje åtgärd du utför.
• De du skriver till: dina meddelanden och läskvittobilden, om du inte stänger av den.
• Avsändares webbplatser: för att visa en avsändares ikon besöker vår server webbplatsen för avsändarens domän (startsidan och de ikonfiler som anges där) och slår upp den logotyp som avsändaren publicerar för sin e-post (BIMI). Ingenting om dig skickas; webbplatsen ser bara vår server. Det sker för all e-post som SiteBirdy tar emot, oavsett om du visar ikoner eller inte.
• Avsändare av nyhetsbrev, när du eller SiteBirdy avslutar prenumerationen på e-post i Skräppost.
• Väder: för vädret på Idag-tavlan skickar vår server koordinaterna för staden du har valt till Norska meteorologiska institutet (MET Norway). ”Använd min plats” skickar en avrundad plats endast till vår server, som själv väljer närmaste stad. Valutakurserna kommer från Europeiska centralbanken; inget om dig skickas.
• AI-assistenter du ansluter, se ovan.
• Anthropic översätter SiteBirdys egna knappar och texter till andra språk; inga av dina uppgifter ingår i det.
• Myndigheter, bara när lagen kräver det.

E-post som SiteBirdy själv skickar till dig (koder, säkerhetsmeddelanden) går ut via våra egna e-postservrar. Bilder i ett meddelande, till exempel bilderna i ett nyhetsbrev, hämtas från avsändarens servrar först när du väljer att visa dem, eller om du har ställt in SiteBirdy på att alltid visa dem. Avsändarens server kan då se din IP-adress.

Hur länge vi sparar dem

När du tar bort ditt konto (Inställningar → Konto) raderar vi dina uppgifter direkt, medan din e-post på din e-postserver ligger kvar där den är. Uppgifter som löper ut automatiskt (ditt teams aktivitetshistorik och inloggningsförsök) finns kvar tills de löper ut, enligt ovan. Besöksstatistiken finns kvar i Matomo under ditt kontonummer. Kopior i säkerhetskopior försvinner i takt med att säkerhetskopiorna ersätts.

Cookies och lagring i din webbläsare

• wm_session: håller dig inloggad (30 dagar). Krävs för att SiteBirdy ska fungera.
• wm-lang och wm-look: ditt språk och utseende, även innan du loggar in (1 år).

Det var allt: vår besöksstatistik använder inga cookies. SiteBirdy sparar även vissa uppgifter i webbläsarens egen lagring: dina utseendeinställningar och panelstorlekar och, för att öppnas snabbare, det som visades senast (listor, kalender, kontakter, anteckningar och inställningar, men inte själva meddelandena). Det som visades rensas när du loggar ut; utseendeinställningar och panelstorlekar finns kvar. Ett meddelande du skriver kan ligga kvar i flikens ångrahistorik tills du loggar ut eller stänger fliken, så att du kan återställa ett utkast som du har kastat. Apparna för Mac och Windows sparar samma sak, plus fönstrets position.

Så skyddar vi dem

• Alla anslutningar till SiteBirdy är krypterade (TLS 1.2 eller 1.3).
• Lösenord lagras som hashvärden (scrypt); lösenord till brevlådor och kalendrar samt hemliga nycklar för tvåstegsverifiering krypteras.
• Tvåstegsverifiering, begränsat antal inloggningsförsök och ett mejl när något viktigt ändras i ditt konto.
• Meddelanden visas i en avskild ram där bilder och skript blockeras, och länkar kontrolleras innan de öppnas.
• Bara de som driver SiteBirdy kan nå servrarna, med personliga nycklar.

Dina rättigheter

Du kan begära att få se, rätta, radera eller flytta dina data, att vi begränsar hur vi använder dem, eller invända mot hur vi använder dem. Mycket av detta kan du göra själv: Ladda ner min data och Radera mitt konto finns under Inställningar → Konto. För allt annat, skriv till support@site.eu; vi svarar inom en månad. Om du anser att vi hanterar dina data felaktigt kan du lämna klagomål till den nederländska dataskyddsmyndigheten (Autoriteit Persoonsgegevens) eller till myndigheten där du bor.

SiteBirdy är inte avsett för barn under 16 år.

Ändringar och kontakt

När vi ändrar den här policyn uppdaterar vi datumet högst upp, och om viktiga ändringar meddelar vi dig först i SiteBirdy. Se även våra villkor. Frågor: support@site.eu.