Pravilnik o zasebnosti

Kdo smo

SiteBirdy (sitebirdy.com ter aplikacije SiteBirdy za Mac in Windows) razvija in upravlja Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Nizozemska, matična številka pri nizozemski gospodarski zbornici (KvK): 53309847 (»mi«). Smo upravljavec osebnih podatkov, opisanih na tej strani. Vprašanja o zasebnosti pošlji na support@site.eu.

SiteBirdy deluje na naših lastnih strežnikih na Nizozemskem; nobeno drugo podjetje ga ne gosti. Če SiteBirdy uporabljaš za svojo organizacijo, pošto, koledarje in stike tvoje organizacije obdelujemo v njenem imenu, na zahtevo pa je na voljo pogodba o obdelavi osebnih podatkov.

Na kratko

• Tvoja e-pošta ostane na tvojem poštnem strežniku. SiteBirdy jo bere od tam, ko ga uporabljaš, in shrani le tisto, kar potrebuje za hiter prikaz seznamov sporočil.
• Tvojih podatkov ne prodajamo, ne prikazujemo oglasov in tvoje pošte ne uporabljamo za učenje umetne inteligence. SiteBirdy nima lastne umetne inteligence, ki bi brala tvojo pošto.
• Če povežeš pomočnika UI, kot sta Claude ali ChatGPT, dobi samo tisto, kar mu dovoliš, povezavo pa lahko kadar koli prekineš.
• Podatke lahko preneseš in račun izbrišeš samostojno, v razdelku Nastavitve → Račun.

Kaj hranimo in zakaj

Tvoj račun

Tvoje ime, tvoj e-poštni naslov (ali uporabniško ime, ki ti ga je dodelil lastnik ekipe), tvoje geslo v obliki zgoščene vrednosti (hash), iz katere gesla ne moremo obnoviti, skrivnost za preverjanje v dveh korakih (šifrirana) in obnovitvene kode (zgoščene), tvoje nastavitve ter čas tvoje zadnje uporabe SiteBirdyja. Ti podatki so nam potrebni, da ti lahko zagotovimo račun (izvajanje naše pogodbe s teboj).

Tvoji poštni predali

Za vsak poštni predal, ki ga dodaš: njegov naslov, prikazno ime in podpis, imena in nastavitve njegovih poštnih strežnikov ter geslo zanj, ki ga šifriramo (AES-256-GCM) in uporabljamo samo za to, da se v tvojem imenu povežemo s tvojim poštnim strežnikom.

Da se tvoji seznami in iskanje hitro prikažejo, hranimo povzetek sporočil v tvojih mapah (ko dodaš poštni predal, za najnovejših 20.000 v vsaki mapi; nova pošta se doda, ko prispe): pošiljatelja, prejemnike, zadevo, datum, ali je sporočilo prebrano, ali je nanj odgovorjeno, ali je označeno z zastavico ali prednostno, imena prilog, prvih 160 znakov besedila in to, kar SiteBirdy potrebuje za razvrščanje in združevanje (ID-je sporočila in pogovor, velikost, vrsto pošte, ali je prestalo preverjanja tvojega poštnega strežnika, ter povezavo za odjavo). Celotno sporočilo se prebere s tvojega poštnega strežnika, ko ga odpreš, in se ne hrani, z naslednjimi izjemami:

• sporočilo, ki ga pošlješ, načrtuješ za poznejše pošiljanje ali pošlješ posamično več osebam, dokler ni poslano (če pošiljanje ne uspe, dokler ga ne poskusiš znova ali prekličeš);
• sporočilo, ki ga trajno izbrišeš: kopijo hranimo do 7 dni, da lahko brisanje razveljaviš;
• datoteke, ki jih priložiš sporočilu: 7 dni po tem, ko jih naložiš.

Hranimo tudi vse, kar ustvariš v SiteBirdyju: oznake, shranjena iskanja, pravila, sezname pošiljateljev in skupine, predloge, opomnike za odložena sporočila in nadaljnje ukrepanje, zapiske in opravila. Tvoji koledarji in imeniki so shranjeni na naših strežnikih, zunanji koledarski računi, ki jih dodaš, pa so shranjeni s šifriranim geslom.

Potrdila o branju

Če sledenja branju ne izklopiš (Nastavitve → Pisanje), SiteBirdy sporočilom, ki jih pošlješ, doda drobno nevidno sliko. Ko jo prejemnikova poštna aplikacija prikaže, zabeležimo, kdaj in kolikokrat je bilo sporočilo odprto, in kadar to lahko ugotovimo, vrsto poštne aplikacije (Gmail, Yahoo ali Apple), skupaj z zadevo sporočila in prejemnikom, tako da vidiš, katero sporočilo je bilo odprto. Prejemnikovega naslova IP nikoli ne hranimo in teh zahtev ne beležimo v dnevnike. Prejemnikov za to ne vprašamo.

Prijava in varnost

Za vsako aktivno prijavo: brskalnik in sistem (kot ju opisuje tvoj brskalnik), naslov IP in čas zadnje uporabe, da lahko svoje seje pregleduješ in končaš v razdelku Nastavitve → Račun. Da preprečimo ugibanje gesel, vsak poskus prijave, registracijo in ponastavitev gesla hranimo 24 ur, skupaj z naslovom IP in uporabljenim e-poštnim naslovom, kode, ki ti jih pošljemo po e-pošti, pa še en dan po izteku veljavnosti. Te podatke uporabljamo za zagotavljanje varnosti (naš zakoniti interes, da so računi varni).

Naši strežniški dnevniki

Kot večina spletnih mest tudi naš spletni strežnik beleži vsako zahtevo: naslov IP, čas, zahtevani naslov (ki lahko vsebuje tvoj iskalni niz ali iskani e-poštni naslov) in brskalnik. Te zapise hrani 14 dni. Lastni dnevnik storitve SiteBirdy beleži napake, počasne zahteve (po vrsti zahteve, brez tvojih iskalnih nizov) in zapiske o povezavah s poštnimi strežniki (kateri poštni predal in katera mapa) ter jih hrani 60 dni. Dnevnike uporabljamo za odkrivanje napak in zlorab (naš zakoniti interes).

Statistika obiskov

Obiske na sitebirdy.com in v aplikacijah štejemo z orodjem Matomo, ki ga poganjamo na lastnem strežniku. Ne uporablja piškotkov in v tvoji napravi ne shranjuje ničesar. Vidi prvi del naslova, ki ga obiščeš (ne pa tvoje pošte, iskanj ali map niti povezav, ki jih klikneš), ali uporabljaš brskalnik ali aplikacijo ter, ko si prijavljen, številko tvojega računa; kot vsako spletno mesto vidi tudi tvoj naslov IP ter vrsto brskalnika in zaslona. S tem spremljamo, kako se SiteBirdy uporablja, in ga izboljšujemo (naš zakoniti interes); podatki ostanejo pri nas.

Ko stopiš v stik z nami

Kar pišeš na support@site.eu, in naši odgovori, da ti lahko pomagamo.

Kaj SiteBirdy počne na tvojem poštnem strežniku

SiteBirdy deluje neposredno s pošto na tvojem poštnem strežniku, zato se vse, kar narediš v SiteBirdyju, zgodi tudi tam: shranjuje osnutke in poslana sporočila, premika pošto med mapami in označuje sporočila (na primer kot vsiljeno pošto ali kot prednostna sporočila). Dve stvari se zgodita samodejno, obe pa lahko spremeniš:

• Smetnjak se dokončno izprazni po 90 dneh (Nastavitve → Poštni predali, za vsak poštni predal);
• za novičnik, ki ga premakneš v Neželeno pošto in ga tam pustiš 10 dni, te SiteBirdy odjavi s tega seznama, prek pošiljateljeve povezave za odjavo ali z e-poštnim sporočilom iz tvojega poštnega predala. Samo za pošiljatelje, ki prestanejo preverjanja tvojega poštnega strežnika (Nastavitve → Pošiljatelji).

Pomočniki UI, ki jih povežeš

SiteBirdy nima umetne inteligence, ki bi brala tvojo pošto. Povežeš lahko pomočnika z umetno inteligenco, ki ga že uporabljaš, na primer Claude (Anthropic) ali ChatGPT (OpenAI), v razdelku Nastavitve → Povezane aplikacije ali kar iz pomočnika samega. Ti izbereš, kaj sme početi (od branja do pošiljanja) in do katerih poštnih predalov, koledarjev in imenikov lahko dostopa.

Ko nato pomočnika kaj vprašaš, mu SiteBirdy v teh mejah posreduje, kar zahteva: na primer sezname sporočil, besedilo sporočila, dogodke v koledarju, stike ali zapiske. Datoteke, ki jih priloži osnutku ali e-poštnemu sporočilu, iz tvojih sporočil vzame SiteBirdy sam, ali pa so to datoteke, ki jih je ustvaril pomočnik in nam jih pošlje. Od tedaj ponudnik pomočnika s prejetim ravna v skladu s svojimi pogoji in pravilnikom o zasebnosti, kar lahko pomeni tudi zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Pomočniku, ki ni povezan, ne pošiljamo ničesar, prav tako sami ne pošiljamo ničesar nobenemu ponudniku umetne inteligence.

Za vsakega povezanega pomočnika hranimo njegovo ime, dovoljenja in obseg dostopa, ki jih izbereš, čas zadnje uporabe ter zgoščene vrednosti njegovih ključev ali žetonov za prijavo (dostopni žeton velja eno uro, žeton za osvežitev pa poteče po 90 dneh neuporabe). Ko povezavo prekineš v razdelku Nastavitve → Povezane aplikacije, pomočnik takoj preneha delovati.

Kdo še prejme podatke

Tvojih podatkov nikoli ne prodajamo. Drugi prejmejo podatke le, kot je opisano spodaj:

• Tvoji ponudniki e-pošte in koledarja, po tvoji izbiri: SiteBirdy se z njimi poveže s tvojim geslom za vsako dejanje, ki ga izvedeš.
• Ljudje, ki jim pišeš: tvoja sporočila in slika potrdila o branju, razen če jo izklopiš.
• Spletna mesta pošiljateljev: za prikaz ikone pošiljatelja naš strežnik obišče spletno mesto domene pošiljatelja (njegovo domačo stran in datoteke ikon, ki jih ta navaja) in poišče logotip, ki ga pošiljatelj objavlja za svojo pošto (BIMI). Pri tem se o tebi ne pošlje nič; spletno mesto vidi samo naš strežnik. To se zgodi za pošto, ki jo prejme SiteBirdy, ne glede na to, ali prikazuješ ikone.
• Pošiljatelji e-novic, ko se odjaviš ali te SiteBirdy odjavi od pošte v mapi Neželena pošta.
• Vreme: za vremensko napoved na tvoji plošči Danes naš strežnik pošlje koordinate izbranega mesta Norveškemu meteorološkemu inštitutu (MET Norway). »Uporabi mojo lokacijo« pošlje zaokroženo lokacijo samo našemu strežniku, ki sam izbere najbližje mesto. Menjalni tečaji prihajajo od Evropske centralne banke; o tebi se ne pošlje nič.
• Pomočniki UI, ki jih povežeš, glej zgoraj.
• Anthropic prevaja gumbe in besedila SiteBirdyja v druge jezike; tvoji podatki pri tem niso vključeni.
• Pristojni organi, samo kadar nas k temu zavezuje zakon.

E-poštna sporočila, ki ti jih pošilja SiteBirdy sam (kode, varnostna obvestila), se pošiljajo prek naših lastnih poštnih strežnikov. Slike v sporočilu, na primer v e-novicah, se naložijo s pošiljateljevih strežnikov šele, ko se odločiš, da jih prikažeš, ali če v SiteBirdyju nastaviš, da se vedno prikažejo. Pošiljateljev strežnik lahko takrat vidi tvoj naslov IP.

Koliko časa jih hranimo

Ko izbrišeš svoj račun (Nastavitve → Račun), tvoje podatke takoj izbrišemo, tvoja pošta na poštnem strežniku pa ostane, kjer je. Kar samodejno poteče (zgodovina dejavnosti tvoje ekipe, poskusi prijave), ostane do izteka, kot je navedeno zgoraj, statistika obiskov pa ostane v orodju Matomo pod številko tvojega računa. Podatki v varnostnih kopijah izginejo, ko se te kopije zamenjajo z novimi.

Piškotki in shramba v tvojem brskalniku

• wm_session: ohranja tvojo prijavo (30 dni). Nujen za delovanje SiteBirdyja.
• wm-lang in wm-look: tvoj jezik in videz, tudi preden se prijaviš (1 leto).

To je vse: naša statistika obiskov ne uporablja piškotkov. SiteBirdy nekaj podatkov shranjuje tudi v lastno shrambo tvojega brskalnika: izbrani videz in velikosti podoken ter, za hitrejše odpiranje, to, kar ti je nazadnje prikazal (sezname, koledar, stike, beležke in nastavitve, ne pa samih sporočil). Prikazano se izbriše, ko se odjaviš; videz in velikosti podoken ostanejo. Sporočilo, ki ga pišeš, lahko ostane v zgodovini razveljavitev zavihka, dokler se ne odjaviš ali ne zapreš zavihka, tako da lahko zavrženi osnutek obnoviš. Aplikaciji za Mac in Windows shranjujeta isto, poleg tega pa še položaj svojega okna.

Kako jih varujemo

• Vse povezave s storitvijo SiteBirdy so šifrirane (TLS 1.2 ali 1.3).
• Gesla so shranjena kot zgoščene vrednosti (scrypt); gesla poštnih predalov in koledarjev ter skrivni ključi za preverjanje v dveh korakih so šifrirani.
• Preverjanje v dveh korakih, omejeno število poskusov prijave in e-poštno sporočilo, ko se v tvojem računu spremeni kaj pomembnega.
• Sporočila so prikazana v izoliranem okvirju, slike in skripti so blokirani, povezave pa se preverijo, preden se odprejo.
• Do strežnikov lahko z osebnimi ključi dostopajo samo ljudje, ki upravljajo SiteBirdy.

Tvoje pravice

Lahko zahtevaš vpogled v svoje podatke, njihov popravek, izbris ali prenos, omejitev njihove uporabe ali pa ugovarjaš načinu, kako jih uporabljamo. Veliko lahko narediš samostojno: možnosti Prenesi moje podatke in Izbriši moj račun sta v razdelku Nastavitve → Račun. Za vse drugo piši na support@site.eu; odgovorimo v enem mesecu. Če meniš, da s tvojimi podatki ravnamo nepravilno, lahko vložiš pritožbo pri nizozemskem organu za varstvo podatkov (Autoriteit Persoonsgegevens) ali pri nadzornem organu v svoji državi.

SiteBirdy ni namenjen otrokom, mlajšim od 16 let.

Spremembe in stik

Ko spremenimo ta pravilnik, posodobimo datum na vrhu, o pomembnih spremembah pa te najprej obvestimo v aplikaciji SiteBirdy. Oglej si tudi pogoje uporabe. Vprašanja: support@site.eu.