Zásady ochrany osobných údajov

Kto sme

SiteBirdy (sitebirdy.com a aplikácie SiteBirdy pre Mac a Windows) vyvíja a prevádzkuje spoločnosť Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Holandsko, zapísaná v Holandskej obchodnej komore (KvK) pod číslom 53309847 („my“). Za osobné údaje opísané v tomto dokumente zodpovedáme my ako prevádzkovateľ. Otázky týkajúce sa ochrany súkromia posielaj na support@site.eu.

SiteBirdy beží na našich vlastných serveroch v Holandsku; žiadna iná spoločnosť ho nehosťuje. Ak používaš SiteBirdy pre svoju organizáciu, spracúvame poštu, kalendáre a kontakty tvojej organizácie v jej mene a na požiadanie poskytneme zmluvu so sprostredkovateľom.

Stručne

• Tvoja pošta zostáva na tvojom vlastnom poštovom serveri. SiteBirdy ju odtiaľ načítava, keď ho používaš, a uchováva len to, čo potrebuje na rýchle zobrazenie zoznamov správ.
• Nepredávame tvoje údaje, nezobrazujeme reklamy ani nepoužívame tvoju poštu na trénovanie AI. SiteBirdy nemá vlastnú AI, ktorá by čítala tvoju poštu.
• Ak pripojíš AI asistenta, napríklad Claude alebo ChatGPT, dostane len to, čo mu povolíš, a kedykoľvek ho môžeš odpojiť.
• Údaje si môžeš stiahnuť a účet odstrániť aj bez našej pomoci, v časti Nastavenia → Účet.

Čo uchovávame a prečo

Tvoj účet

Tvoje meno, tvoja e-mailová adresa (alebo používateľské meno, ktoré ti pridelil vlastník tímu), tvoje heslo vo forme hashu, z ktorého heslo nedokážeme spätne získať, tvoj tajný kľúč pre dvojstupňové overenie (šifrovaný) a kódy na obnovenie (hashované), tvoje nastavenia a dátum, kedy si SiteBirdy naposledy použil(a). Potrebujeme ich, aby sme ti mohli poskytnúť účet (plnenie zmluvy, ktorú s tebou máme).

Tvoje poštové schránky

Pri každej poštovej schránke, ktorú pridáš: jej adresu, zobrazované meno a podpis, názvy a nastavenia jej poštových serverov a heslo k nej, ktoré šifrujeme (AES-256-GCM) a používame len na to, aby sme sa za teba pripojili k tvojmu poštovému serveru.

Aby sme ti mohli rýchlo zobraziť zoznamy a výsledky vyhľadávania, uchovávame súhrn správ v tvojich priečinkoch (po pridaní poštovej schránky z najnovších 20 000 správ v každom priečinku; nové správy pribúdajú priebežne, ako prichádzajú): odosielateľa, príjemcov, predmet, dátum, či je správa prečítaná, zodpovedaná, označená vlajkou alebo prioritná, názvy príloh, prvých 160 znakov textu a údaje, ktoré SiteBirdy potrebuje na jej zoradenie a zoskupenie (identifikátory správy a konverzácie, veľkosť, druh pošty, či prešla kontrolami tvojho poštového servera, a odkaz na odhlásenie odberu). Celú správu načítame z tvojho poštového servera, až keď ju otvoríš, a neuchovávame ju, s týmito výnimkami:

• správa, ktorú odošleš, naplánuješ na neskoršie odoslanie alebo odošleš jednotlivo viacerým ľuďom, kým nie je odoslaná (ak sa odoslanie nepodarí, kým to neskúsiš znova alebo ho nezrušíš);
• správa, ktorú natrvalo odstrániš: jej kópiu uchovávame až 7 dní, aby sa odstránenie dalo vrátiť späť;
• súbory, ktoré priložíš k správe: 7 dní od nahratia.

Uchovávame aj to, čo si v SiteBirdy vytvoríš: štítky, uložené vyhľadávania, pravidlá, zoznamy a skupiny odosielateľov, šablóny, odložené správy a pripomienky na odpoveď, poznámky a úlohy. Tvoje kalendáre a adresáre sú uložené na našich serveroch a externé kalendárové účty, ktoré pridáš, uchovávame so zašifrovaným heslom.

Potvrdenia o prečítaní

Ak sledovanie prečítania nevypneš (Nastavenia → Písanie), SiteBirdy pridáva do odosielaných správ drobný neviditeľný obrázok. Keď ho e-mailová aplikácia príjemcu zobrazí, zaznamenáme, kedy a koľkokrát bola správa otvorená, a ak sa to dá zistiť, aj typ e-mailovej aplikácie (Gmail, Yahoo alebo Apple), spolu s predmetom správy a tým, komu bola poslaná, aby bolo vidieť, ktorá správa bola otvorená. IP adresu príjemcu nikdy neuchovávame a tieto požiadavky nezaznamenávame. Príjemcov sa na súhlas nepýtame.

Prihlasovanie a zabezpečenie

Pre každé miesto, kde máš aktívne prihlásenie: prehliadač a systém (podľa toho, ako sa tvoj prehliadač identifikuje), IP adresa a čas posledného použitia, takže svoje relácie môžeš vidieť a ukončiť v Nastavenia → Účet. Aby sme zabránili hádaniu hesiel, uchovávame každý pokus o prihlásenie, registráciu a obnovenie hesla 24 hodín spolu s IP adresou a použitou e-mailovou adresou a kódy, ktoré ti posielame e-mailom, ešte deň po uplynutí ich platnosti. Tieto údaje používame na zaistenie bezpečnosti (náš oprávnený záujem na ochrane účtov).

Naše serverové protokoly

Ako väčšina webových stránok, aj náš webový server zaznamenáva každú požiadavku: IP adresu, čas, požadovanú adresu (ktorá môže obsahovať tvoj hľadaný výraz alebo vyhľadanú e-mailovú adresu) a prehliadač. Tieto záznamy uchováva 14 dní. Vlastný denník SiteBirdy uchováva 60 dní chyby, pomalé požiadavky (podľa druhu požiadavky, bez hľadaného výrazu) a poznámky o pripojeniach k poštovým serverom (ktorá poštová schránka a priečinok). Záznamy používame na odhaľovanie chýb a zneužitia (náš oprávnený záujem).

Štatistiky návštevnosti

Návštevy na sitebirdy.com a v aplikáciách meriame pomocou nástroja Matomo, ktorý prevádzkujeme na vlastnom serveri. Nepoužíva žiadne cookies a do tvojho zariadenia nič neukladá. Vidí prvú časť adresy, ktorú otvoríš (nie však tvoju poštu, vyhľadávania ani priečinky, ani odkazy, na ktoré klikneš), či používaš prehliadač alebo aplikáciu a po prihlásení aj číslo tvojho účtu. Ako každá webová stránka vidí aj tvoju IP adresu a typ prehliadača a obrazovky. Tieto údaje používame na to, aby sme videli, ako sa SiteBirdy používa, a mohli ho zlepšovať (náš oprávnený záujem). Zostávajú len u nás.

Keď nás kontaktuješ

Čo nám napíšeš na support@site.eu, a naše odpovede, aby sme ti mohli pomôcť.

Čo SiteBirdy robí na tvojom poštovom serveri

SiteBirdy pracuje priamo s poštou na tvojom poštovom serveri, takže to, čo urobíš v SiteBirdy, sa prejaví aj tam: ukladá koncepty a odoslané správy, presúva poštu medzi priečinkami a označuje správy (napríklad ako Nevyžiadanú poštu alebo ako Prioritné). Dve veci sa dejú automaticky a obe môžeš zmeniť:

• Kôš sa natrvalo vyprázdňuje po 90 dňoch (Nastavenia → Poštové schránky, pre každú poštovú schránku);
• ak newsletter presunieš do Nevyžiadanej pošty a necháš ho tam 10 dní, SiteBirdy ťa z tohto zoznamu odhlási, a to cez odkaz na odhlásenie od odosielateľa alebo e-mailom z tvojej poštovej schránky. Platí to len pre odosielateľov, ktorí prejdú kontrolami tvojho poštového servera (Nastavenia → Odosielatelia).

AI asistenti, ktorých pripojíš

SiteBirdy nemá žiadnu umelú inteligenciu, ktorá by čítala tvoju poštu. AI asistenta, ktorého už používaš, napríklad Claude (Anthropic) alebo ChatGPT (OpenAI), si môžeš pripojiť v časti Nastavenia → Pripojené aplikácie alebo priamo z asistenta. Ty rozhoduješ, čo môže robiť (od čítania po odosielanie) a ku ktorým poštovým schránkam, kalendárom a adresárom má prístup.

Keď sa potom asistenta na niečo opýtaš, dostane od SiteBirdy v rámci týchto obmedzení to, o čo požiada: napríklad zoznamy správ, text správy, udalosti v kalendári, kontakty alebo poznámky. Súbory, ktoré priloží ku konceptu alebo e-mailu, berie SiteBirdy priamo z tvojich správ, alebo ide o súbory, ktoré asistent vytvoril a pošle nám. Od tej chvíle s tým, čo asistent dostal, nakladá jeho poskytovateľ podľa vlastných podmienok a zásad ochrany osobných údajov, a to prípadne aj mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Nepripojenému asistentovi nič neposielame a sami neposielame nič žiadnemu poskytovateľovi AI.

Pri každom pripojenom asistentovi uchovávame jeho názov, zvolené oprávnenia a rozsah prístupu, čas posledného použitia a hashe jeho kľúčov alebo prihlasovacích tokenov (prístupový token platí hodinu, obnovovací token vyprší po 90 dňoch nepoužívania). Keď ho odpojíš v časti Nastavenia → Pripojené aplikácie, okamžite prestane fungovať.

Kto ďalší dostáva údaje

Tvoje údaje nikdy nepredávame. Iní ich dostávajú len v týchto prípadoch:

• Tvoji vlastní poskytovatelia pošty a kalendára podľa tvojho výberu: SiteBirdy sa k nim pripája s tvojím heslom pri každom tvojom úkone.
• Ľudia, ktorým píšeš: tvoje správy a obrázok potvrdenia o prečítaní, ak ho nevypneš.
• Webové stránky odosielateľov: aby sme mohli zobraziť ikonu odosielateľa, náš server navštívi webovú stránku domény odosielateľa (jej domovskú stránku a súbory ikon, ktoré uvádza) a vyhľadá logo, ktoré odosielateľ zverejňuje pre svoju poštu (BIMI). O tebe sa pritom nič neodosiela, webová stránka vidí iba náš server. Deje sa to pri pošte, ktorú SiteBirdy prijíma, bez ohľadu na to, či si ikony zobrazuješ.
• Odosielatelia newsletterov, keď sa odhlásiš z odberu alebo keď ťa SiteBirdy odhlási z odberu správ v priečinku Nevyžiadaná pošta.
• Počasie: kvôli počasiu na tvojej nástenke Dnes posiela náš server súradnice zvoleného mesta Nórskemu meteorologickému inštitútu (MET Norway). „Použiť moju polohu“ posiela zaokrúhlenú polohu iba na náš server, ktorý si najbližšie mesto vyberie sám. Výmenné kurzy pochádzajú z Európskej centrálnej banky; nič o tebe sa neposiela.
• AI asistenti, ktorých pripojíš, pozri vyššie.
• Anthropic prekladá tlačidlá a texty samotnej aplikácie SiteBirdy do iných jazykov; tvoje údaje sa pri tom vôbec nepoužívajú.
• Štátne orgány, len keď nám to ukladá zákon.

E-maily, ktoré ti SiteBirdy posiela sám (kódy, bezpečnostné upozornenia), odchádzajú cez naše vlastné poštové servery. Obrázky v správe, napríklad v newsletteri, sa načítajú zo serverov odosielateľa až vtedy, keď sa ich rozhodneš zobraziť, alebo ak máš v SiteBirdy nastavené, aby sa zobrazovali vždy. Server odosielateľa potom môže vidieť tvoju IP adresu.

Ako dlho údaje uchovávame

Keď zrušíš svoj účet (Nastavenia → Účet), tvoje údaje hneď vymažeme. Tvoja pošta na poštovom serveri zostane tam, kde je. Údaje, ktoré sa mažú automaticky (história aktivity tvojho tímu, pokusy o prihlásenie), zostávajú až do uplynutia lehoty uvedenej vyššie. Štatistiky návštev zostávajú v nástroji Matomo pod číslom tvojho účtu. Kópie v zálohách zmiznú, keď sa zálohy nahradia novými.

Súbory cookie a úložisko v tvojom prehliadači

• wm_session: udržiava prihlásenie (30 dní). Je nevyhnutný na fungovanie SiteBirdy.
• wm-lang a wm-look: tvoj jazyk a vzhľad, aj pred prihlásením (1 rok).

To je všetko: naša štatistika návštevnosti nepoužíva žiadne cookies. SiteBirdy si okrem toho ukladá niektoré údaje priamo v úložisku tvojho prehliadača: nastavenia vzhľadu a veľkosti panelov a tiež to, čo ti naposledy zobrazil (zoznamy, kalendár, kontakty, poznámky a nastavenia, nie však samotné správy), aby sa rýchlo otvoril. To, čo ti zobrazil, sa pri odhlásení vymaže, no vzhľad a veľkosti panelov zostanú. Správa, ktorú píšeš, môže zostať v histórii krokov späť na danej karte, kým sa neodhlásiš alebo kartu nezatvoríš, aby sa dal obnoviť zahodený koncept. Aplikácie pre Mac a Windows si ukladajú to isté a navyše aj polohu okna.

Ako údaje chránime

• Všetky pripojenia k SiteBirdy sú šifrované (TLS 1.2 alebo 1.3).
• Heslá sa ukladajú ako hashe (scrypt); heslá k poštovým schránkam a kalendárom a tajné kľúče dvojstupňového overenia sú šifrované.
• Dvojstupňové overenie, obmedzený počet pokusov o prihlásenie a e-mail, keď sa v tvojom účte zmení niečo dôležité.
• Správy sa zobrazujú v izolovanom rámci s blokovanými obrázkami a skriptmi. Odkazy sa pred otvorením kontrolujú.
• K serverom majú prístup len ľudia, ktorí prevádzkujú SiteBirdy, a to pomocou osobných kľúčov.

Tvoje práva

Môžeš nás požiadať o prístup k svojim údajom, ich opravu, vymazanie alebo prenos, o obmedzenie ich spracúvania alebo môžeš namietať proti spôsobu, akým ich používame. Veľa z toho vybavíš aj bez nás: Stiahnuť moje údaje a Odstrániť môj účet nájdeš v časti Nastavenia → Účet. V ostatných prípadoch napíš na support@site.eu. Odpovieme do mesiaca. Ak si myslíš, že s tvojimi údajmi zaobchádzame nesprávne, môžeš podať sťažnosť holandskému úradu na ochranu osobných údajov (Autoriteit Persoonsgegevens) alebo dozornému orgánu v krajine, kde žiješ.

SiteBirdy nie je určený pre deti mladšie ako 16 rokov.

Zmeny a kontakt

Keď tieto zásady zmeníme, aktualizujeme dátum na začiatku a o dôležitých zmenách ťa najprv informujeme v SiteBirdy. Pozri si aj naše podmienky. Otázky: support@site.eu.