Política de privacidade

Quem somos

O SiteBirdy (sitebirdy.com e as aplicações SiteBirdy para Mac e Windows) é desenvolvido e gerido pela Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Países Baixos, registada na Câmara de Comércio dos Países Baixos (KvK) com o número 53309847 (“nós”). Somos os responsáveis pelo tratamento dos dados pessoais aqui descritos. Para questões sobre privacidade, contacte support@site.eu.

O SiteBirdy funciona nos nossos próprios servidores nos Países Baixos; nenhuma outra empresa o aloja. Se utilizar o SiteBirdy para a sua organização, tratamos o correio, os calendários e os contactos da organização em nome desta, e disponibilizamos, mediante pedido, um acordo de tratamento de dados.

Em resumo

• O seu correio permanece no seu próprio servidor de correio. O SiteBirdy lê-o a partir daí quando o utiliza e guarda apenas o necessário para mostrar rapidamente as suas listas de mensagens.
• Não vendemos os seus dados, não mostramos anúncios nem utilizamos o seu email para treinar IA. O SiteBirdy não tem IA própria que leia o seu email.
• Se ligar um assistente de IA, como o Claude ou o ChatGPT, este só recebe aquilo que autorizar e pode desligá-lo a qualquer momento.
• Pode transferir os seus dados e eliminar a sua conta diretamente em Definições → Conta.

O que guardamos e porquê

A sua conta

O seu nome, o seu endereço de e-mail (ou o nome de utilizador atribuído pelo proprietário de uma equipa), a sua palavra-passe sob a forma de hash irreversível, que não conseguimos converter novamente na palavra-passe, o segredo da verificação em dois passos (encriptado) e os códigos de recuperação (em hash), as suas definições e a última vez que utilizou o SiteBirdy. Precisamos destes dados para lhe disponibilizar uma conta (execução do contrato celebrado consigo).

As suas caixas de correio

Para cada caixa de correio que adicionar: o endereço, o nome a apresentar e a assinatura, os nomes e as definições dos respetivos servidores de correio e a palavra-passe, que encriptamos (AES-256-GCM) e utilizamos apenas para estabelecer ligação ao seu servidor de correio em seu nome.

Para lhe mostrar rapidamente as listas e os resultados da pesquisa, guardamos um resumo das mensagens das suas pastas (quando adiciona uma caixa de correio, das 20 000 mais recentes de cada pasta; o correio novo é adicionado à medida que chega): o remetente, os destinatários, o assunto, a data, se foi lida, respondida, sinalizada ou se está em Prioridade, os nomes dos anexos, os primeiros 160 caracteres do texto e aquilo de que o SiteBirdy precisa para a ordenar e agrupar (os IDs da mensagem e a conversa, o tamanho, o tipo de correio, se passou nas verificações do seu servidor de correio e a ligação para cancelar a subscrição). A mensagem completa é lida do seu servidor de correio quando a abre e não é guardada, com estas exceções:

• uma mensagem que envie, agende para enviar mais tarde ou envie individualmente a muitas pessoas, até ser enviada (se o envio falhar, até tentar novamente ou a cancelar);
• uma mensagem que elimine definitivamente: guardamos uma cópia durante um máximo de 7 dias, para que possa anular a eliminação;
• ficheiros que anexa a uma mensagem: durante 7 dias após o carregamento.

Também conservamos o que cria no SiteBirdy: etiquetas, pesquisas guardadas, regras, listas e grupos de remetentes, modelos, mensagens adiadas e lembretes de seguimento, notas e tarefas. Os seus calendários e livros de endereços ficam armazenados nos nossos servidores, e as contas de calendário externas que adicionar são mantidas com a palavra-passe encriptada.

Recibos de leitura

A menos que desative as confirmações de leitura (Definições → Escrita), o SiteBirdy adiciona uma pequena imagem invisível às mensagens que envia. Quando a aplicação de correio do destinatário a apresenta, registamos quando e quantas vezes a mensagem foi aberta e, quando é possível identificá-lo, o tipo de aplicação de correio (Gmail, Yahoo ou Apple), juntamente com o assunto da mensagem e os destinatários, para que possa ver que mensagem foi aberta. Nunca guardamos o endereço IP do destinatário e não registamos estes pedidos. Os destinatários não são consultados sobre isto.

Início de sessão e segurança

Para cada local onde tem sessão iniciada: o browser e o sistema (tal como o seu browser se identifica), o endereço IP e a data da última utilização, para que possa ver e terminar as suas sessões em Definições → Conta. Para impedir que alguém adivinhe palavras-passe, guardamos cada tentativa de início de sessão, registo e reposição de palavra-passe durante 24 horas, com o respetivo endereço IP e o endereço de email utilizado, e os códigos que lhe enviamos por email durante um dia após expirarem. Utilizamos estes dados para efeitos de segurança (o nosso interesse legítimo em manter as contas seguras).

Os nossos registos do servidor

Como a maioria dos sites, o nosso servidor web regista cada pedido: o endereço IP, a hora, o endereço pedido (que pode incluir o que pesquisou ou um endereço de email que procurou) e o browser. Estes registos são guardados durante 14 dias. O registo próprio do SiteBirdy guarda erros, pedidos lentos (por tipo de pedido, sem o que pesquisou) e notas sobre as ligações aos servidores de correio (que caixa de correio e que pasta) durante 60 dias. Utilizamos os registos para detetar falhas e abusos (o nosso interesse legítimo).

Estatísticas de visitas

Contamos as visitas em sitebirdy.com e nas apps com o Matomo, que funciona no nosso próprio servidor. O Matomo não utiliza cookies e não guarda nada no seu dispositivo. Vê a primeira parte do endereço que visita (não o seu correio, as suas pesquisas ou as suas pastas, nem as ligações em que clica), se utiliza um browser ou a app e, quando tem sessão iniciada, o número da sua conta. Como qualquer site, vê também o seu endereço IP e o tipo de browser e de ecrã que utiliza. Utilizamos estes dados para perceber como o SiteBirdy é utilizado e para o melhorar (o nosso interesse legítimo). Os dados ficam connosco.

Quando nos contacta

O que nos escreve para support@site.eu e as nossas respostas, para o ajudar.

O que o SiteBirdy faz no seu servidor de correio

O SiteBirdy trabalha diretamente com o correio no seu servidor de correio, por isso o que fizer no SiteBirdy acontece também aí: guarda rascunhos e mensagens enviadas, move o correio entre pastas e marca mensagens (por exemplo, como Lixo eletrónico ou Prioridade). Há duas coisas que acontecem automaticamente, e pode alterar ambas:

• O Lixo é esvaziado definitivamente após 90 dias (Definições → Caixas de correio, por caixa de correio);
• se mover uma newsletter para o Lixo eletrónico e a deixar lá durante 10 dias, o SiteBirdy cancela a sua subscrição dessa lista, através da ligação de cancelamento do remetente ou de um email enviado a partir da sua caixa de correio. Apenas para remetentes que passem nas verificações do seu servidor de correio (Definições → Remetentes).

Assistentes de IA ligados

O SiteBirdy não tem nenhuma IA que leia o seu correio. Pode ligar um assistente de IA que já utilize, como o Claude (Anthropic) ou o ChatGPT (OpenAI), em Definições → Aplicações ligadas ou a partir do próprio assistente. Escolhe o que o assistente pode fazer (desde ler até enviar) e a que caixas de correio, calendários e livros de endereços pode aceder.

Quando, em seguida, pede algo ao assistente, este recebe do SiteBirdy, dentro desses limites, aquilo que solicita: por exemplo, listas de mensagens, o texto de uma mensagem, eventos do calendário, contactos ou notas. Os ficheiros que o assistente anexa a um rascunho ou a um email são obtidos das suas mensagens pelo próprio SiteBirdy, ou são ficheiros que o assistente criou e nos envia. A partir daí, o fornecedor do assistente trata o que recebeu ao abrigo dos seus próprios termos e política de privacidade, o que pode implicar o tratamento fora do Espaço Económico Europeu. Não enviamos nada a um assistente que não tenha ligado, nem enviamos nós próprios nada a qualquer fornecedor de IA.

Para cada assistente ligado, guardamos o nome, as permissões e o âmbito que escolheu, quando foi utilizado pela última vez e hashes das respetivas chaves ou tokens de início de sessão (um token de acesso é válido durante uma hora; um token de atualização expira após 90 dias sem utilização). Desligue-o em Definições → Aplicações ligadas e deixa de funcionar de imediato.

Quem mais recebe dados

Nunca vendemos os seus dados. Terceiros só recebem dados nos casos indicados abaixo:

• Os seus próprios fornecedores de e-mail e calendário, escolhidos por si: o SiteBirdy liga-se a eles com a sua palavra-passe em cada ação que realiza.
• As pessoas a quem escreve: as suas mensagens e a imagem do recibo de leitura, a menos que a desative.
• Sites dos remetentes: para mostrar o ícone de um remetente, o nosso servidor visita o site do domínio do remetente (a página inicial e os ficheiros de ícone nela indicados) e procura o logótipo que o remetente publica para o seu correio (BIMI). Não é enviada nenhuma informação sobre si; o site vê apenas o nosso servidor. Isto acontece com todo o correio que o SiteBirdy recebe, quer mostre os ícones quer não.
• Remetentes de newsletters, quando cancela a subscrição de mensagens que estão no Lixo eletrónico, ou quando o SiteBirdy o faz por si.
• Tempo: para mostrar o tempo no seu painel Hoje, o nosso servidor envia as coordenadas da cidade que escolheu ao Instituto Meteorológico da Noruega (MET Norway). “Usar a minha localização” envia uma localização aproximada apenas ao nosso servidor, que escolhe ele próprio a cidade mais próxima. As taxas de câmbio vêm do Banco Central Europeu; não é enviado nada sobre si.
• Assistentes de IA ligados, ver acima.
• Anthropic traduz os botões e textos do próprio SiteBirdy para outras línguas; os seus dados não são utilizados nesse processo.
• Autoridades, apenas quando a lei nos obriga.

Os emails que o próprio SiteBirdy lhe envia (códigos, avisos de segurança) saem pelos nossos próprios servidores de correio. As imagens de uma mensagem, como as de uma newsletter, são carregadas a partir dos servidores do remetente apenas depois de escolher mostrá-las, ou se tiver configurado o SiteBirdy para as mostrar sempre. Nesse caso, o servidor do remetente pode ver o seu endereço IP.

Durante quanto tempo os guardamos

Quando elimina a sua conta (Definições → Conta), eliminamos os seus dados de imediato, e o correio no seu servidor de correio fica onde está. Os dados que expiram automaticamente (o histórico de atividade da sua equipa e as tentativas de início de sessão) mantêm-se até expirarem, conforme indicado acima. As estatísticas de visitas ficam no Matomo, associadas ao número da sua conta. Os dados nas cópias de segurança desaparecem à medida que estas vão sendo substituídas.

Cookies e armazenamento no seu navegador

• wm_session: mantém a sessão iniciada (30 dias). Necessário para o SiteBirdy funcionar.
• wm-lang e wm-look: o idioma e o aspeto que escolheu, mesmo antes de iniciar sessão (1 ano).

É tudo: as nossas estatísticas de visitantes não utilizam cookies. O SiteBirdy guarda também alguns dados no armazenamento do seu browser: o aspeto que escolheu e o tamanho dos painéis e, para abrir mais depressa, o que lhe mostrou da última vez (listas, calendário, contactos, notas e definições, mas não as mensagens em si). O que lhe mostrou é apagado quando termina sessão; o aspeto e o tamanho dos painéis mantêm-se. Uma mensagem que esteja a escrever pode ficar no histórico de anulação do separador até terminar sessão ou fechar o separador, para que possa recuperar um rascunho que descartou. As aplicações para Mac e Windows guardam o mesmo, bem como a posição da janela.

Como os protegemos

• Todas as ligações ao SiteBirdy são encriptadas (TLS 1.2 ou 1.3).
• As palavras-passe são guardadas como hashes (scrypt); as palavras-passe das caixas de correio e dos calendários e as chaves secretas da verificação em dois passos são encriptadas.
• Verificação em dois passos, limites às tentativas de início de sessão e um email quando algo importante muda na sua conta.
• As mensagens são apresentadas numa área isolada, com imagens e scripts bloqueados, e as ligações são verificadas antes de abrirem.
• Só as pessoas que gerem o SiteBirdy podem aceder aos servidores, com chaves pessoais.

Os seus direitos

Pode pedir para aceder aos seus dados, corrigi-los, eliminá-los ou transferi-los, para limitarmos a sua utilização, ou opor-se à forma como os utilizamos. Grande parte pode fazê-lo por si: Transferir os meus dados e Eliminar a minha conta estão em Definições → Conta. Para tudo o resto, escreva para support@site.eu; respondemos no prazo de um mês. Se considerar que tratamos os seus dados de forma incorreta, pode apresentar reclamação à autoridade neerlandesa de proteção de dados (Autoriteit Persoonsgegevens) ou à autoridade do país onde reside.

O SiteBirdy não se destina a crianças com menos de 16 anos.

Alterações e contacto

Quando alteramos esta política, atualizamos a data no topo e, se as alterações forem importantes, avisamo-lo primeiro no SiteBirdy. Consulte também os nossos termos de utilização. Questões: support@site.eu.