Personvernerklæring

Hvem vi er

SiteBirdy (sitebirdy.com og SiteBirdy-appene for Mac og Windows) er utviklet og drives av Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Nederland, registrert hos det nederlandske handelskammeret (KvK) med nummer 53309847 («vi»). Vi er behandlingsansvarlige for personopplysningene som er beskrevet her. Spørsmål om personvern kan du sende til support@site.eu.

SiteBirdy kjører på våre egne servere i Nederland; ingen andre selskaper drifter tjenesten. Hvis du bruker SiteBirdy for organisasjonen din, behandler vi organisasjonens e-post, kalendere og kontakter på dens vegne, og en databehandleravtale er tilgjengelig på forespørsel.

Kort fortalt

• E-posten din blir liggende på din egen e-postserver. SiteBirdy henter den derfra når du bruker appen, og lagrer bare det som trengs for å vise meldingslistene dine raskt.
• Vi selger ikke dataene dine, viser ikke reklame og bruker ikke e-posten din til å trene KI. SiteBirdy har ingen egen KI som leser e-posten din.
• Hvis du kobler til en KI-assistent som Claude eller ChatGPT, får den bare tilgang til det du tillater, og du kan når som helst koble den fra.
• Du kan selv laste ned dataene dine og slette kontoen din under Innstillinger → Konto.

Hva vi lagrer, og hvorfor

Kontoen din

Navnet ditt, e-postadressen din (eller brukernavnet en teameier har gitt deg), passordet ditt som en hashverdi vi ikke kan gjøre om til passordet igjen, hemmeligheten din for totrinnsbekreftelse (kryptert) og gjenopprettingskodene dine (hashet), innstillingene dine og når du sist brukte SiteBirdy. Vi trenger disse opplysningene for å kunne gi deg en konto (oppfyllelse av avtalen vår med deg).

Postkassene dine

For hver postkasse du legger til: adressen, visningsnavnet og signaturen, navnene og innstillingene til e-postserverne og passordet til postkassen, som vi krypterer (AES-256-GCM) og bare bruker til å koble til e-postserveren din på dine vegne.

For å vise listene og søkeresultatene dine raskt lagrer vi et sammendrag av meldingene i mappene dine (når du legger til en postkasse, av de nyeste 20 000 i hver mappe; ny e-post legges til etter hvert som den kommer inn). Sammendraget omfatter avsender, mottakere, emne og dato. Det viser også om meldingen er lest, besvart, flagget eller i Prioritet. I tillegg inneholder det navnene på vedleggene, de første 160 tegnene av teksten og det SiteBirdy trenger for å sortere og gruppere meldingen: meldings-ID-er og samtale, størrelse, hva slags e-post det er, om den besto kontrollene på e-postserveren din, og avmeldingslenken. Hele meldingen hentes fra e-postserveren din når du åpner den, og lagres ikke, med disse unntakene:

• en melding du sender, planlegger å sende senere eller sender enkeltvis til mange mottakere, til den er sendt (hvis sendingen mislykkes, til du prøver på nytt eller avbryter den);
• en melding du sletter permanent: vi tar vare på en kopi i opptil 7 dager, slik at du kan angre slettingen;
• filer du legger ved en melding: i 7 dager etter at du lastet dem opp.

Vi lagrer også det du oppretter i SiteBirdy: etiketter, lagrede søk, regler, avsenderlister og -grupper, maler, utsettelser og oppfølgingspåminnelser, notater og gjøremål. Kalenderne og adressebøkene dine lagres på serverne våre, og eksterne kalenderkontoer du legger til, lagres med kryptert passord.

Lesebekreftelser

Med mindre du slår det av (Innstillinger → Skriving), legger SiteBirdy til et lite, usynlig bilde i meldingene du sender. Når mottakerens e-postapp viser bildet, registrerer vi når og hvor mange ganger meldingen ble åpnet. Der det er mulig, registrerer vi også typen e-postapp (Gmail, Yahoo eller Apple). Vi lagrer dette sammen med meldingens emne og mottakere, slik at du kan se hvilken melding som ble åpnet. Vi lagrer aldri mottakerens IP-adresse, og vi logger ikke disse forespørslene. Mottakerne blir ikke spurt om dette.

Pålogging og sikkerhet

For hvert sted du er logget på: nettleseren og systemet (slik nettleseren din beskriver seg selv), IP-adressen og når det sist ble brukt, slik at du kan se og avslutte øktene dine under Innstillinger → Konto. For å hindre at noen gjetter passord, lagrer vi hvert påloggingsforsøk, hver registrering og hver tilbakestilling av passord i 24 timer, sammen med IP-adressen og e-postadressen som ble brukt. Kodene vi sender deg på e-post, lagrer vi i ett døgn etter at de har utløpt. Vi bruker dette av sikkerhetshensyn (vår berettigede interesse i å holde kontoer trygge).

Våre serverlogger

Som de fleste nettsteder logger webserveren vår hver forespørsel: IP-adressen, tidspunktet, adressen som ble forespurt (som kan inneholde det du søkte etter, eller en e-postadresse du slo opp) og nettleseren. Loggene lagres i 14 dager. SiteBirdys egen logg lagrer feil, trege forespørsler (etter type forespørsel, uten det du søkte etter) og notater om tilkoblingene til e-postservere (hvilken postkasse og mappe) i 60 dager. Vi bruker loggene til å finne feil og misbruk (vår berettigede interesse).

Besøksstatistikk

Vi teller besøk på sitebirdy.com og i appene våre med Matomo, som vi kjører på vår egen server. Matomo bruker ingen informasjonskapsler og lagrer ingenting på enheten din. Det ser den første delen av adressen du besøker (ikke e-posten din, søkene eller mappene dine, og heller ikke lenkene du klikker på), om du bruker nettleser eller appen, og kontonummeret ditt når du er logget inn. Som alle nettsteder ser det også IP-adressen din og hva slags nettleser og skjerm du har. Vi bruker dette til å se hvordan SiteBirdy blir brukt, og til å forbedre tjenesten (vår berettigede interesse). Opplysningene blir hos oss.

Når du kontakter oss

Det du skriver til support@site.eu, og svarene våre, slik at vi kan hjelpe deg.

Hva SiteBirdy gjør på e-postserveren din

SiteBirdy jobber direkte med e-posten på e-postserveren din, så det du gjør i SiteBirdy, skjer også der: Den lagrer utkast og sendte meldinger, flytter e-post mellom mapper og merker meldinger (for eksempel som Søppelpost eller Prioritet). To ting skjer automatisk, og du kan endre begge:

• Papirkurv tømmes permanent etter 90 dager (Innstillinger → Postkasser, per postkasse);
• hvis du flytter et nyhetsbrev til Søppelpost og lar det ligge der i 10 dager, melder SiteBirdy deg av listen via avsenderens avmeldingslenke eller en e-post fra postkassen din. Gjelder bare avsendere som består kontrollene til e-postserveren din (Innstillinger → Avsendere).

KI-assistenter du kobler til

SiteBirdy har ingen KI som leser e-posten din. Du kan koble til en KI-assistent du allerede bruker, for eksempel Claude (Anthropic) eller ChatGPT (OpenAI), under Innstillinger → Tilkoblede apper eller fra selve assistenten. Du bestemmer hva den kan gjøre (fra å lese til å sende), og hvilke postkasser, kalendere og adressebøker den får tilgang til.

Når du deretter spør assistenten om noe, får den fra SiteBirdy det den ber om innenfor disse grensene: for eksempel lister over meldinger, teksten i en melding, kalenderhendelser, kontakter eller notater. Filer den legger ved et utkast eller en e-post, henter SiteBirdy selv fra meldingene dine, eller så er det filer assistenten har laget og sender til oss. Fra da av behandler assistentens leverandør det den har mottatt, etter sine egne vilkår og sin egen personvernerklæring, noe som kan bety utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). Vi sender ingenting til en assistent du ikke har koblet til, og selv sender vi ingenting til noen KI-leverandør.

For hver tilkoblet assistent lagrer vi navnet, tillatelsene og tilgangen du valgte, når den sist ble brukt, og hasher av nøklene eller påloggingstokenene (et tilgangstoken varer i én time; et oppdateringstoken utløper etter 90 dager uten bruk). Koble den fra i Innstillinger → Tilkoblede apper, så slutter den å virke umiddelbart.

Hvem andre som får data

Vi selger aldri dataene dine. Andre får bare data slik det er beskrevet nedenfor:

• Dine egne e-post- og kalenderleverandører, som du selv har valgt: SiteBirdy kobler til dem med passordet ditt for hver handling du utfører.
• De du skriver til: meldingene dine, og lesebekreftelsesbildet hvis du ikke slår det av.
• Avsendernes nettsteder: for å vise ikonet til en avsender besøker serveren vår nettstedet til avsenderens domene (forsiden og ikonfilene den viser til), og den slår opp logoen avsenderen publiserer for e-posten sin (BIMI). Ingenting om deg blir sendt, og nettstedet ser bare serveren vår. Dette skjer for all e-post SiteBirdy mottar, enten du viser ikoner eller ikke.
• Avsendere av nyhetsbrev, når du eller SiteBirdy melder deg av e-post i Søppelpost.
• Vær: for været i I dag-oversikten din sender serveren vår koordinatene til byen du har valgt, til Meteorologisk institutt (MET Norway). «Bruk posisjonen min» sender bare en avrundet posisjon til serveren vår, som selv finner nærmeste by. Valutakursene kommer fra Den europeiske sentralbanken; ingenting om deg sendes.
• KI-assistenter du kobler til, se ovenfor.
• Anthropic oversetter SiteBirdys egne knapper og tekster til andre språk; ingen av dataene dine inngår i dette.
• Myndigheter, bare når loven krever det.

E-postene SiteBirdy selv sender deg (koder, sikkerhetsvarsler), sendes via våre egne e-postservere. Bilder i en melding, for eksempel bildene i et nyhetsbrev, lastes bare inn fra avsenderens servere når du velger å vise dem, eller hvis du har stilt inn SiteBirdy til alltid å vise dem. Avsenderens server kan da se IP-adressen din.

Hvor lenge vi lagrer dem

Når du sletter kontoen din (Innstillinger → Konto), sletter vi dataene dine med en gang, og e-posten din på e-postserveren blir værende der den er. Data som utløper av seg selv (teamets aktivitetshistorikk og påloggingsforsøk), blir liggende til de utløper, slik det står ovenfor, og besøksstatistikken blir liggende i Matomo under kontonummeret ditt. Det som ligger i sikkerhetskopier, forsvinner etter hvert som sikkerhetskopiene blir erstattet.

Informasjonskapsler og lagring i nettleseren

• wm_session: holder deg pålogget (30 dager). Nødvendig for at SiteBirdy skal fungere.
• wm-lang og wm-look: språket og utseendet ditt, også før du logger på (1 år).

Det var alt: besøksstatistikken vår bruker ingen informasjonskapsler. SiteBirdy lagrer også enkelte ting i nettleserens egen lagring: utseendet ditt og panelstørrelsene, og for at appen skal åpne raskt, det den sist viste deg (lister, kalender, kontakter, notater og innstillinger, men ikke selve meldingene). Det den sist viste deg, slettes når du logger ut. Utseendet og panelstørrelsene blir lagret. En melding du skriver, kan bli liggende i fanens angrehistorikk til du logger ut eller lukker fanen, slik at du kan hente tilbake et forkastet utkast. Appene for Mac og Windows lagrer det samme og i tillegg vinduets plassering.

Slik beskytter vi dem

• Alle tilkoblinger til SiteBirdy er kryptert (TLS 1.2 eller 1.3).
• Passord lagres som hasher (scrypt); passord til postkasser og kalendere og hemmelige nøkler for totrinnsbekreftelse krypteres.
• Totrinnsbekreftelse, begrensning av antall påloggingsforsøk og en e-post når noe viktig endres i kontoen din.
• Meldinger vises i en isolert ramme der bilder og skript er blokkert, og lenker sjekkes før de åpnes.
• Bare de som driver SiteBirdy, har tilgang til serverne, og da med personlige nøkler.

Dine rettigheter

Du kan be om å se, rette, slette eller flytte dataene dine, be oss begrense bruken av dem eller protestere mot hvordan vi bruker dem. Mye av dette kan du gjøre selv: Last ned dataene mine og Slett kontoen min finner du under Innstillinger → Konto. For alt annet kan du skrive til support@site.eu; vi svarer innen en måned. Hvis du mener at vi behandler dataene dine feil, kan du klage til det nederlandske datatilsynet (Autoriteit Persoonsgegevens) eller til tilsynsmyndigheten der du bor.

SiteBirdy er ikke beregnet for barn under 16 år.

Endringer og kontakt

Når vi endrer denne personvernerklæringen, oppdaterer vi datoen øverst, og ved viktige endringer gir vi deg beskjed i SiteBirdy først. Se også våre vilkår. Spørsmål: support@site.eu.