Informativa sulla privacy

Chi siamo

SiteBirdy (sitebirdy.com e le app SiteBirdy per Mac e Windows) è sviluppato e gestito da Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Paesi Bassi, iscritta alla Camera di Commercio dei Paesi Bassi (KvK) con il numero 53309847 (“noi”). Siamo titolari del trattamento dei dati personali descritti in questa pagina. Per domande sulla privacy, scrivi a support@site.eu.

SiteBirdy funziona sui nostri server nei Paesi Bassi; nessun’altra azienda lo ospita. Se usi SiteBirdy per la tua organizzazione, trattiamo la posta, i calendari e i contatti della tua organizzazione per suo conto, e su richiesta è disponibile un accordo sul trattamento dei dati.

In breve

• La tua posta resta sul tuo server di posta. SiteBirdy la legge da lì quando usi l'app e conserva solo ciò che serve per mostrare rapidamente i tuoi elenchi di messaggi.
• Non vendiamo i tuoi dati, non mostriamo pubblicità e non usiamo la tua posta per addestrare l'IA. SiteBirdy non ha un'IA propria che legge la tua posta.
• Se colleghi un assistente IA come Claude o ChatGPT, riceve solo ciò che autorizzi e puoi scollegarlo in qualsiasi momento.
• Puoi scaricare i tuoi dati ed eliminare il tuo account in autonomia, in Impostazioni → Account.

Cosa conserviamo e perché

Il tuo account

Il tuo nome, il tuo indirizzo email (o il nome utente che ti ha assegnato il proprietario di un team), la tua password sotto forma di hash irreversibile, da cui non possiamo risalire alla password, il segreto per la verifica in due passaggi (crittografato) e i codici di recupero (sotto forma di hash), le tue impostazioni e l'ultima volta che hai usato SiteBirdy. Questi dati ci servono per fornirti un account (esecuzione del contratto stipulato con te).

Le tue caselle di posta

Per ogni casella di posta che aggiungi: indirizzo, nome visualizzato e firma, nomi e impostazioni dei suoi server di posta e la relativa password, che crittografiamo (AES-256-GCM) e usiamo solo per connetterci al tuo server di posta per conto tuo.

Per mostrarti subito gli elenchi e velocizzare la ricerca, conserviamo un riepilogo dei messaggi nelle tue cartelle (quando aggiungi una casella di posta, dei 20.000 più recenti di ogni cartella; la nuova posta viene aggiunta man mano che arriva): il mittente, i destinatari, l’oggetto, la data, se è stato letto, ha ricevuto risposta, è contrassegnato o è in Priorità, i nomi degli allegati, i primi 160 caratteri del testo e ciò che serve a SiteBirdy per ordinarlo e raggrupparlo (gli ID del messaggio e la conversazione, le dimensioni, il tipo di posta, se ha superato i controlli del tuo server di posta e il link per annullare l’iscrizione). Il messaggio completo viene letto dal tuo server di posta quando lo apri e non viene conservato, con queste eccezioni:

• un messaggio che invii, programmi per un invio successivo o invii singolarmente a molte persone, finché non è stato inviato (se l’invio non riesce, finché non riprovi o lo annulli);
• un messaggio che elimini definitivamente: ne conserviamo una copia per un massimo di 7 giorni, così puoi annullare l’eliminazione;
• file che alleghi a un messaggio: per 7 giorni dal caricamento.

Conserviamo anche ciò che crei in SiteBirdy: etichette, ricerche salvate, regole, elenchi e gruppi di mittenti, modelli, messaggi posticipati e promemoria di follow-up, note e attività. I tuoi calendari e le tue rubriche sono archiviati sui nostri server e gli account di calendario esterni che aggiungi vengono conservati con la password crittografata.

Conferme di lettura

A meno che tu non disattivi le conferme di lettura (Impostazioni → Scrittura), SiteBirdy aggiunge ai messaggi che invii una minuscola immagine invisibile. Quando l’app di posta del destinatario la mostra, registriamo quando e quante volte il messaggio è stato aperto e, se possibile, il tipo di app di posta (Gmail, Yahoo o Apple), insieme all’oggetto del messaggio e ai destinatari, così puoi vedere quale messaggio è stato aperto. Non conserviamo mai l’indirizzo IP del destinatario e non registriamo queste richieste nei log. Ai destinatari non viene chiesto il consenso.

Accesso e sicurezza

Per ogni dispositivo da cui hai effettuato l’accesso: browser e sistema (così come il browser si identifica), indirizzo IP e data dell’ultimo utilizzo, così puoi vedere e terminare le tue sessioni in Impostazioni → Account. Per impedire che qualcuno indovini le password, conserviamo per 24 ore ogni tentativo di accesso, registrazione e reimpostazione della password, insieme all’indirizzo IP e all’indirizzo email utilizzato, e i codici che ti inviamo via email per un giorno dopo la loro scadenza. Utilizziamo questi dati per la sicurezza (nostro legittimo interesse a proteggere gli account).

I nostri log del server

Come la maggior parte dei siti web, il nostro server web registra ogni richiesta: indirizzo IP, ora, indirizzo richiesto (che può includere ciò che hai cercato o un indirizzo email che hai consultato) e browser. Conserva questi log per 14 giorni. Il log di SiteBirdy conserva per 60 giorni errori, richieste lente (per tipo di richiesta, senza ciò che hai cercato) e note sulle connessioni ai server di posta (quale casella di posta e quale cartella). Utilizziamo i log per individuare malfunzionamenti e abusi (nostro legittimo interesse).

Statistiche sui visitatori

Contiamo le visite su sitebirdy.com e nelle app con Matomo, che gestiamo sul nostro server. Matomo non usa cookie e non salva nulla sul tuo dispositivo. Vede la prima parte dell’indirizzo che visiti (non la tua posta, le tue ricerche o le tue cartelle, né i link su cui fai clic), se usi un browser o l’app e, quando hai effettuato l’accesso, il numero del tuo account. Come qualsiasi sito web, vede anche il tuo indirizzo IP e il tipo di browser e di schermo che usi. Usiamo questi dati per capire come viene usato SiteBirdy e per migliorarlo (nostro legittimo interesse). I dati restano presso di noi.

Quando ci contatti

Ciò che scrivi a support@site.eu e le nostre risposte, per aiutarti.

Cosa fa SiteBirdy sul tuo server di posta

SiteBirdy lavora direttamente sulla posta del tuo server di posta, quindi ciò che fai in SiteBirdy avviene anche lì: salva le bozze e i messaggi inviati, sposta la posta tra le cartelle e contrassegna i messaggi (ad esempio come Posta indesiderata o Priorità). Due cose avvengono automaticamente e puoi modificarle entrambe:

• Il Cestino viene svuotato definitivamente dopo 90 giorni (Impostazioni → Caselle di posta, per ogni casella di posta);
• se sposti una newsletter in Posta indesiderata e la lasci lì per 10 giorni, SiteBirdy annulla la tua iscrizione a quella lista, tramite il link di disiscrizione del mittente o un'email inviata dalla tua casella di posta. Solo per i mittenti che superano i controlli del tuo server di posta (Impostazioni → Mittenti).

Assistenti IA collegati

SiteBirdy non ha un’intelligenza artificiale che legge la tua posta. Puoi collegare un assistente IA che usi già, come Claude (Anthropic) o ChatGPT (OpenAI), in Impostazioni → App collegate o direttamente dall’assistente. Sei tu a scegliere cosa può fare (dalla lettura all’invio) e a quali caselle di posta, calendari e rubriche può accedere.

Quando poi chiedi qualcosa all'assistente, riceve da SiteBirdy ciò che richiede entro quei limiti: ad esempio elenchi di messaggi, il testo di un messaggio, eventi del calendario, contatti o note. I file che allega a una bozza o a un'email vengono prelevati dai tuoi messaggi da SiteBirdy stesso, oppure sono file che l'assistente ha creato e ci invia. Da quel momento, il fornitore dell'assistente tratta ciò che ha ricevuto secondo i propri termini e la propria informativa sulla privacy, il che può avvenire anche al di fuori dello Spazio economico europeo. Non inviamo nulla a un assistente che non hai collegato, né inviamo direttamente nulla ad alcun fornitore di IA.

Per ogni assistente collegato conserviamo il nome, le autorizzazioni e l'ambito che hai scelto, la data dell'ultimo utilizzo e gli hash delle sue chiavi o dei token di accesso (un access token vale un'ora; un refresh token scade dopo 90 giorni di inutilizzo). Scollegalo in Impostazioni → App collegate e smetterà subito di funzionare.

Chi altro riceve i dati

Non vendiamo mai i tuoi dati. Altri li ricevono solo nei casi indicati qui sotto:

• I tuoi provider di posta e calendario, scelti da te: SiteBirdy si collega a loro con la tua password per ogni azione che esegui.
• Le persone a cui scrivi: i tuoi messaggi e l’immagine di conferma di lettura, se non la disattivi.
• Siti web dei mittenti: per mostrare l’icona di un mittente, il nostro server visita il sito web del dominio del mittente (la home page e i file di icona che indica) e cerca il logo che il mittente pubblica per la propria posta (BIMI). Nessuna informazione su di te viene inviata: il sito vede solo il nostro server. Questo avviene per tutta la posta che SiteBirdy riceve, che tu mostri le icone o no.
• Mittenti di newsletter, quando tu o SiteBirdy annullate l’iscrizione ai messaggi finiti in Posta indesiderata.
• Meteo: per il meteo nella tua bacheca Oggi, il nostro server invia le coordinate della città che hai scelto all’Istituto meteorologico norvegese (MET Norway). “Usa la mia posizione” invia una posizione approssimata solo al nostro server, che sceglie da sé la città più vicina. I tassi di cambio provengono dalla Banca centrale europea; non viene inviato nulla che ti riguardi.
• Assistenti IA collegati, vedi sopra.
• Anthropic traduce in altre lingue i pulsanti e i testi di SiteBirdy; nessuno dei tuoi dati viene coinvolto.
• Autorità, solo quando la legge lo impone.

Le email che SiteBirdy ti invia direttamente (codici, avvisi di sicurezza) partono dai nostri server di posta. Le immagini contenute in un messaggio, come quelle di una newsletter, vengono caricate dai server del mittente solo dopo che hai scelto di mostrarle, oppure se hai impostato SiteBirdy per mostrarle sempre. In quel caso il server del mittente può vedere il tuo indirizzo IP.

Per quanto tempo li conserviamo

Quando elimini il tuo account (Impostazioni → Account), eliminiamo subito i tuoi dati, mentre la posta sul tuo server di posta resta dov’è. I dati che scadono automaticamente (la cronologia delle attività del tuo team e i tentativi di accesso) restano fino alla scadenza, come indicato sopra. Le statistiche sulle visite restano in Matomo, associate al numero del tuo account. Le copie nei backup scompaiono man mano che i backup vengono sostituiti.

Cookie e archiviazione nel browser

• wm_session: mantiene attivo l’accesso (30 giorni). Necessario per il funzionamento di SiteBirdy.
• wm-lang e wm-look: la lingua e l’aspetto che hai scelto, anche prima di accedere (1 anno).

È tutto: le nostre statistiche sui visitatori non usano cookie. SiteBirdy salva anche alcuni dati nella memoria del tuo browser: l’aspetto che hai scelto e le dimensioni dei pannelli e, per aprirsi più in fretta, ciò che ti ha mostrato l’ultima volta (elenchi, calendario, contatti, note e impostazioni, ma non i messaggi). Ciò che ti ha mostrato viene cancellato quando esci; l’aspetto e le dimensioni dei pannelli restano. Un messaggio che stai scrivendo può restare nella cronologia di annullamento della scheda finché non esci o chiudi la scheda, così puoi recuperare una bozza che hai scartato. Le app per Mac e Windows conservano gli stessi dati, oltre alla posizione della finestra.

Come li proteggiamo

• Tutte le connessioni a SiteBirdy sono crittografate (TLS 1.2 o 1.3).
• Le password sono memorizzate come hash (scrypt); le password delle caselle di posta e dei calendari e i codici segreti per la verifica in due passaggi sono crittografati.
• Verifica in due passaggi, limiti ai tentativi di accesso e un'email quando cambia qualcosa di importante nel tuo account.
• I messaggi vengono mostrati in un riquadro isolato, con immagini e script bloccati, e i link vengono controllati prima di aprirsi.
• Solo le persone che gestiscono SiteBirdy possono accedere ai server, con chiavi personali.

I tuoi diritti

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, rettificarli, cancellarli o trasferirli, di limitarne l'uso, oppure opporti al modo in cui li usiamo. Molte di queste cose puoi farle in autonomia: Scarica i miei dati ed Elimina il mio account si trovano in Impostazioni → Account. Per tutto il resto, scrivi a support@site.eu; rispondiamo entro un mese. Se ritieni che trattiamo i tuoi dati in modo scorretto, puoi presentare reclamo all'autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens) o all'autorità del paese in cui vivi.

SiteBirdy non è destinato ai minori di 16 anni.

Modifiche e contatti

Quando modifichiamo questa informativa, aggiorniamo la data in alto e, per le modifiche importanti, ti avvisiamo prima in SiteBirdy. Consulta anche i nostri termini di utilizzo. Domande: support@site.eu.