Privatlivspolitik

Hvem vi er

SiteBirdy (sitebirdy.com og SiteBirdy-apps til Mac og Windows) er udviklet og drives af Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Nederlandene, registreret hos det nederlandske handelskammer (KvK) under nummer 53309847 (“vi”). Vi er dataansvarlige for de personoplysninger, der er beskrevet her. Spørgsmål om privatliv kan du sende til support@site.eu.

SiteBirdy kører på vores egne servere i Nederlandene; ingen anden virksomhed hoster tjenesten. Hvis du bruger SiteBirdy til din organisation, behandler vi organisationens mail, kalendere og kontakter på dens vegne, og en databehandleraftale kan fås på anmodning.

Kort fortalt

• Din e-mail bliver på din egen mailserver. SiteBirdy henter den derfra, når du bruger appen, og gemmer kun det, der skal til for at vise dine beskedlister hurtigt.
• Vi sælger ikke dine data, viser ikke reklamer og bruger ikke din mail til at træne AI. SiteBirdy har ingen egen AI, der læser din mail.
• Hvis du forbinder en AI-assistent som Claude eller ChatGPT, får den kun adgang til det, du tillader, og du kan til enhver tid afbryde forbindelsen.
• Du kan selv downloade dine data og slette din konto under Indstillinger → Konto.

Hvad vi gemmer, og hvorfor

Din konto

Dit navn, din e-mailadresse (eller det brugernavn, en teamejer har givet dig), din adgangskode som en hashværdi, vi ikke kan regne tilbage til adgangskoden, din hemmelige nøgle til totrinsbekræftelse (krypteret) og dine gendannelseskoder (hashede), dine indstillinger, og hvornår du sidst brugte SiteBirdy. Vi har brug for disse oplysninger for at kunne give dig en konto (opfyldelse af vores kontrakt med dig).

Dine postkasser

For hver postkasse, du tilføjer: dens adresse, visningsnavn og signatur, navne og indstillinger for dens mailservere samt adgangskoden til den, som vi krypterer (AES-256-GCM) og kun bruger til at forbinde til din mailserver for dig.

For at vise dine lister og søgeresultater hurtigt gemmer vi et resumé af beskederne i dine mapper (når du tilføjer en postkasse, af de nyeste 20.000 i hver mappe; ny mail tilføjes, efterhånden som den kommer ind). Resuméet omfatter afsenderen, modtagerne, emnet og datoen. Det angiver også, om beskeden er læst, besvaret, markeret med flag eller i Prioritet. Desuden indeholder det navnene på de vedhæftede filer, de første 160 tegn af teksten og det, SiteBirdy skal bruge for at sortere og gruppere beskeden: besked-id'er og samtale, størrelse, hvilken slags mail det er, om den har bestået din mailservers kontroller, og afmeldingslinket. Hele beskeden hentes fra din mailserver, når du åbner den, og gemmes ikke, med disse undtagelser:

• en besked, du sender, planlægger til senere eller sender enkeltvis til mange modtagere, indtil den er sendt (hvis afsendelsen mislykkes, indtil du prøver igen eller annullerer den);
• en besked, du sletter permanent: vi gemmer en kopi i op til 7 dage, så du kan fortryde sletningen;
• filer, du vedhæfter en besked: i 7 dage, efter du har uploadet dem.

Vi gemmer også det, du opretter i SiteBirdy: etiketter, gemte søgninger, regler, afsenderlister og -grupper, skabeloner, udsættelser og opfølgningspåmindelser, noter og opgaver. Dine kalendere og adressebøger gemmes på vores servere, og eksterne kalenderkonti, du tilføjer, gemmes med krypteret adgangskode.

Læsekvitteringer

Medmindre du slår det fra (Indstillinger → Skrivning), tilføjer SiteBirdy et lille usynligt billede i de beskeder, du sender. Når modtagerens mailapp viser billedet, registrerer vi, hvornår og hvor mange gange beskeden er åbnet. Hvor det er muligt, registrerer vi også typen af mailapp (Gmail, Yahoo eller Apple). Vi gemmer det sammen med beskedens emne og modtagere, så du kan se, hvilken besked der er åbnet. Vi gemmer aldrig modtagerens IP-adresse, og vi logger ikke disse forespørgsler. Modtagerne bliver ikke spurgt om dette.

Login og sikkerhed

For hvert sted, du er logget ind: browseren og systemet (sådan som din browser beskriver sig selv), IP-adressen og hvornår det sidst blev brugt, så du kan se og afslutte dine sessioner under Indstillinger → Konto. For at forhindre, at nogen gætter adgangskoder, gemmer vi hvert loginforsøg, hver tilmelding og hver nulstilling af adgangskode i 24 timer sammen med IP-adressen og den anvendte e-mailadresse. De koder, vi mailer til dig, gemmer vi i et døgn efter, at de er udløbet. Vi bruger disse oplysninger af sikkerhedshensyn (vores legitime interesse i at beskytte konti).

Vores serverlogs

Som de fleste websites logger vores webserver hver forespørgsel: IP-adressen, tidspunktet, den forespurgte adresse (som kan indeholde det, du har søgt efter, eller en e-mailadresse, du har slået op) og browseren. Loggene gemmes i 14 dage. SiteBirdys egen log gemmer fejl, langsomme forespørgsler (efter type forespørgsel, uden det, du har søgt efter) og noter om forbindelserne til mailservere (hvilken postkasse og mappe) i 60 dage. Vi bruger loggene til at finde fejl og misbrug (vores legitime interesse).

Besøgsstatistik

Vi tæller besøg på sitebirdy.com og i vores apps med Matomo, som vi kører på vores egen server. Matomo bruger ingen cookies og gemmer intet på din enhed. Det ser den første del af den adresse, du besøger (ikke din mail, dine søgninger eller mapper, og heller ikke de links, du klikker på), om du bruger en browser eller appen, og dit kontonummer, når du er logget ind. Som enhver anden hjemmeside ser det også din IP-adresse og hvilken type browser og skærm du bruger. Vi bruger oplysningerne til at se, hvordan SiteBirdy bliver brugt, og til at forbedre tjenesten (vores legitime interesse). Oplysningerne bliver hos os.

Når du kontakter os

Det, du skriver til support@site.eu, og vores svar, så vi kan hjælpe dig.

Hvad SiteBirdy gør på din mailserver

SiteBirdy arbejder direkte med mailen på din mailserver, så det, du gør i SiteBirdy, sker også dér: Den gemmer kladder og sendte beskeder, flytter mail mellem mapper og markerer beskeder (for eksempel som Uønsket mail eller Prioritet). To ting sker automatisk, og du kan ændre dem begge:

• Papirkurv tømmes endeligt efter 90 dage (Indstillinger → Postkasser, pr. postkasse);
• hvis du flytter et nyhedsbrev til Uønsket mail og lader det ligge der i 10 dage, afmelder SiteBirdy dig fra listen via afsenderens afmeldingslink eller en mail fra din postkasse. Kun for afsendere, der består din mailservers kontroller (Indstillinger → Afsendere).

AI-assistenter, du forbinder

SiteBirdy har ingen AI, der læser din mail. Du kan forbinde en AI-assistent, du allerede bruger, f.eks. Claude (Anthropic) eller ChatGPT (OpenAI), under Indstillinger → Forbundne apps eller fra selve assistenten. Du bestemmer, hvad den må gøre (fra at læse til at sende), og hvilke postkasser, kalendere og adressebøger den har adgang til.

Når du derefter spørger assistenten om noget, modtager den fra SiteBirdy det, den beder om, inden for disse rammer: f.eks. lister over beskeder, teksten i en besked, kalenderbegivenheder, kontakter eller noter. Filer, den vedhæfter en kladde eller en e-mail, henter SiteBirdy selv fra dine beskeder, eller også er det filer, som assistenten har lavet og sender til os. Derefter behandler assistentens udbyder det modtagne efter sine egne vilkår og sin egen privatlivspolitik, hvilket kan betyde uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Vi sender intet til en assistent, du ikke har forbundet, og selv sender vi intet til nogen AI-udbyder.

For hver forbundet assistent gemmer vi dens navn, de tilladelser og den adgang, du har valgt, hvornår den sidst blev brugt, samt hashværdier af dens nøgler eller login-tokens (et adgangstoken virker i en time; et opdateringstoken udløber efter 90 dage uden brug). Afbryd forbindelsen i Indstillinger → Forbundne apps, så holder den op med at virke med det samme.

Hvem der ellers modtager data

Vi sælger aldrig dine data. Andre får kun data som beskrevet nedenfor:

• Dine egne mail- og kalenderudbydere, som du selv har valgt: SiteBirdy forbinder til dem med din adgangskode ved hver handling, du foretager.
• Dem, du skriver til: dine beskeder og billedet til læsebekræftelse, medmindre du slår det fra.
• Afsendernes websites: for at vise en afsenders ikon besøger vores server hjemmesiden for afsenderens domæne (forsiden og de ikonfiler, den henviser til), og den slår det logo op, som afsenderen offentliggør til sine mails (BIMI). Der sendes intet om dig, og hjemmesiden ser kun vores server. Det sker for alle mails, SiteBirdy modtager, uanset om du viser ikoner eller ej.
• Afsendere af nyhedsbreve, når du eller SiteBirdy afmelder dig nyhedsbreve i Uønsket mail.
• Vejr: til vejret i din I dag-oversigt sender vores server koordinaterne for den by, du har valgt, til Norges meteorologiske institut (MET Norway). „Brug min placering“ sender kun en afrundet placering til vores server, som selv finder den nærmeste by. Valutakurserne kommer fra Den Europæiske Centralbank; der sendes intet om dig.
• AI-assistenter, du forbinder, se ovenfor.
• Anthropic oversætter SiteBirdys egne knapper og tekster til andre sprog; ingen af dine data indgår i det.
• Myndigheder, kun når loven kræver det.

De e-mails, SiteBirdy selv sender dig (koder, sikkerhedsmeddelelser), sendes via vores egne mailservere. Billeder i en besked, f.eks. billederne i et nyhedsbrev, hentes først fra afsenderens servere, når du vælger at vise dem, eller hvis du har indstillet SiteBirdy til altid at vise dem. Afsenderens server kan så se din IP-adresse.

Hvor længe vi opbevarer dem

Når du sletter din konto (Indstillinger → Konto), sletter vi dine data med det samme, og din mail på din mailserver bliver, hvor den er. Data, der udløber af sig selv (dit teams aktivitetshistorik og loginforsøg), bliver gemt, indtil de udløber, som beskrevet ovenfor, og besøgsstatistikken bliver liggende i Matomo under dit kontonummer. Kopier i backups forsvinder, efterhånden som backupperne bliver udskiftet.

Cookies og lagring i din browser

• wm_session: holder dig logget ind (30 dage). Nødvendig for, at SiteBirdy virker.
• wm-lang og wm-look: dit sprog og udseende, også før du logger ind (1 år).

Det var alt: Vores besøgsstatistik bruger ingen cookies. SiteBirdy gemmer også oplysninger i din browsers eget lager: dit udseende og dine panelstørrelser samt, så appen åbner hurtigt, det, den sidst viste dig (lister, kalender, kontakter, noter og indstillinger, men ikke selve beskederne). Det, den sidst viste dig, slettes, når du logger ud. Dit udseende og dine panelstørrelser bliver gemt. En besked, du skriver, kan blive liggende i fanens fortrydelseshistorik, indtil du logger ud eller lukker fanen, så du kan hente en kasseret kladde tilbage. Apps til Mac og Windows gemmer det samme og desuden vinduets placering.

Sådan beskytter vi dem

• Alle forbindelser til SiteBirdy er krypteret (TLS 1.2 eller 1.3).
• Adgangskoder gemmes som hashes (scrypt); adgangskoder til postkasser og kalendere samt hemmelige nøgler til totrinsbekræftelse krypteres.
• Totrinsbekræftelse, begrænsning af loginforsøg og en e-mail, når noget vigtigt ændres på din konto.
• Mails vises i en afskærmet ramme, hvor billeder og scripts er blokeret, og links kontrolleres, før de åbnes.
• Kun de personer, der driver SiteBirdy, har adgang til serverne – med personlige nøgler.

Dine rettigheder

Du kan bede om at se, rette, slette eller flytte dine data, bede os begrænse brugen af dem eller gøre indsigelse mod, hvordan vi bruger dem. Meget af det kan du selv gøre: Download mine data og Slet min konto finder du under Indstillinger → Konto. Skriv til support@site.eu om alt andet; vi svarer inden for en måned. Hvis du mener, at vi behandler dine data forkert, kan du klage til den hollandske databeskyttelsesmyndighed (Autoriteit Persoonsgegevens) eller til tilsynsmyndigheden i det land, hvor du bor.

SiteBirdy er ikke beregnet til børn under 16 år.

Ændringer og kontakt

Når vi ændrer denne politik, opdaterer vi datoen øverst, og ved væsentlige ændringer giver vi dig først besked i SiteBirdy. Se også vores vilkår. Spørgsmål: support@site.eu.