Політика конфіденційності

Хто ми

SiteBirdy (sitebirdy.com і застосунки SiteBirdy для Mac і Windows) створює та підтримує Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Нідерланди, реєстраційний номер у Торговій палаті Нідерландів (KvK) 53309847 («ми»). Ми як контролер даних відповідаємо за описані тут персональні дані. З питань конфіденційності пиши на support@site.eu.

SiteBirdy працює на наших власних серверах у Нідерландах; розміщенням не займається жодна інша компанія. Якщо ти використовуєш SiteBirdy для своєї організації, ми обробляємо пошту, календарі й контакти твоєї організації від її імені, а договір про обробку даних можна отримати на запит.

Коротко

• Твоя пошта залишається на твоєму поштовому сервері. SiteBirdy зчитує її звідти, коли ти користуєшся сервісом, і зберігає лише те, що потрібно для швидкого показу списків листів.
• Ми не продаємо твої дані, не показуємо рекламу й не використовуємо твою пошту для навчання ШІ. У SiteBirdy немає власного ШІ, який читав би твою пошту.
• Якщо ти під’єднаєш ШІ-асистента, як-от Claude чи ChatGPT, він отримає лише те, що ти дозволиш, і ти будь-коли можеш його від’єднати.
• Завантажити свої дані й видалити обліковий запис ти можеш самостійно в розділі Налаштування → Обліковий запис.

Що ми зберігаємо і навіщо

Твій обліковий запис

Твоє ім’я, адреса електронної пошти (або ім’я користувача, яке тобі надав власник команди), пароль у вигляді хешу, з якого ми не можемо відновити пароль, секретний ключ двоетапної перевірки (у зашифрованому вигляді) та коди відновлення (у вигляді хешів), твої налаштування, а також час останнього використання SiteBirdy. Ці дані потрібні нам, щоб надати тобі обліковий запис (виконання договору з тобою).

Твої поштові скриньки

Для кожної доданої поштової скриньки: її адреса, відображуване ім’я та підпис, назви й налаштування її поштових серверів, а також пароль до неї, який ми шифруємо (AES-256-GCM) і використовуємо лише для підключення до твого поштового сервера від твого імені.

Щоб списки й пошук працювали швидко, ми зберігаємо про листи у твоїх папках (після додавання поштової скриньки — про 20 000 найновіших листів у кожній папці; нові листи додаються, щойно надходять) такі дані: відправника, одержувачів, тему, дату, чи лист прочитано, чи на нього відповіли, чи позначено його прапорцем або як пріоритетний, назви вкладень, перші 160 символів тексту, а також те, що потрібно SiteBirdy, щоб сортувати й групувати листи (ідентифікатори повідомлення й розмову, розмір, тип листа, чи пройшов він перевірки твого поштового сервера, і посилання для відписки). Повний лист завантажується з твого поштового сервера, коли ти його відкриваєш, і не зберігається, за винятком таких випадків:

• повідомлення, яке ти надсилаєш, плануєш надіслати пізніше або надсилаєш окремо багатьом людям, — доки його не буде надіслано (якщо надіслати не вдалося, — доки ти не спробуєш ще раз або не скасуєш надсилання);
• повідомлення, яке ти видаляєш назавжди: ми зберігаємо його копію до 7 днів, щоб видалення можна було скасувати;
• файли, які ти прикріплюєш до листа: 7 днів після їх завантаження.

Ми також зберігаємо те, що ти створюєш у SiteBirdy: мітки, збережені пошуки, правила, списки й групи відправників, шаблони, нагадування про відкладені листи й подальші дії, нотатки та завдання. Твої календарі й адресні книги зберігаються на наших серверах. Додані тобою зовнішні акаунти календарів зберігаються із зашифрованим паролем.

Сповіщення про прочитання

Якщо ти не вимкнеш відстеження прочитання (Налаштування → Написання), SiteBirdy додає до надісланих тобою листів крихітне невидиме зображення. Коли поштовий застосунок одержувача його показує, ми фіксуємо, коли й скільки разів лист відкривали, а якщо можемо визначити, — і тип поштового застосунку (Gmail, Yahoo чи Apple), разом із темою листа та адресатом, щоб тобі було видно, який лист відкрили. Ми ніколи не зберігаємо IP-адресу одержувача й не записуємо ці запити в журнали. Згоди одержувачів на це не запитують.

Вхід і безпека

Для кожного місця, де виконано вхід: браузер і система (як їх описує сам браузер), IP-адреса та час останнього використання, щоб переглядати й завершувати свої сеанси в розділі Налаштування → Обліковий запис. Щоб ніхто не міг підбирати паролі, ми зберігаємо кожну спробу входу, реєстрацію та скидання пароля протягом 24 годин разом з IP-адресою та використаною адресою електронної пошти, а коди, які ми надсилаємо тобі електронною поштою, — ще добу після закінчення їхньої дії. Ми використовуємо ці дані для безпеки (наш законний інтерес — захищати облікові записи).

Журнали наших серверів

Як і більшість вебсайтів, наш вебсервер записує в журнал кожен запит: IP-адресу, час, запитану адресу (вона може містити твій пошуковий запит або адресу електронної пошти, яку ти шукаєш) і браузер. Ці журнали зберігаються 14 днів. Власний журнал SiteBirdy зберігає протягом 60 днів помилки, повільні запити (за типом запиту, без твого пошукового запиту) і нотатки про з’єднання з поштовими серверами (яка поштова скринька і папка). Ми використовуємо журнали, щоб виявляти збої та зловживання (наш законний інтерес).

Статистика відвідувань

Відвідування sitebirdy.com і застосунків ми рахуємо за допомогою Matomo, який працює на нашому власному сервері. Він не використовує файли cookie і нічого не зберігає на твоєму пристрої. Він бачить першу частину адреси, яку ти відкриваєш (але не твою пошту, пошукові запити чи папки й не посилання, на які ти натискаєш), чи користуєшся ти браузером, чи застосунком, а після входу ще й номер твого облікового запису. Як і будь-який вебсайт, він також бачить твою IP-адресу та тип браузера й екрана. Ми використовуємо ці дані, щоб бачити, як користуються SiteBirdy, і покращувати його (наш законний інтерес). Вони залишаються в нас.

Коли ти звертаєшся до нас

Те, що ти пишеш на support@site.eu, і наші відповіді — щоб допомогти тобі.

Що SiteBirdy робить на твоєму поштовому сервері

SiteBirdy працює безпосередньо з поштою на твоєму поштовому сервері, тож усе, що ти робиш у SiteBirdy, відбувається й там: зберігаються чернетки та надіслані листи, пошта переміщується між папками, а листи позначаються (наприклад, як спам чи пріоритетні). Дві речі відбуваються автоматично, і обидві можна змінити:

• Вміст «Кошика» остаточно видаляється через 90 днів (Налаштування → Поштові скриньки, окремо для кожної поштової скриньки);
• якщо ти переносиш розсилку в «Спам» і залишаєш її там на 10 днів, SiteBirdy відписує тебе від неї через посилання для відписки від відправника або листом із твоєї поштової скриньки. Лише для відправників, які проходять перевірки твого поштового сервера (Налаштування → Відправники).

Під’єднані тобою ШІ-асистенти

У SiteBirdy немає ШІ, який читає твою пошту. Ти можеш підключити ШІ-асистента, яким уже користуєшся, наприклад Claude (Anthropic) чи ChatGPT (OpenAI), у розділі Налаштування → Підключені застосунки або з самого асистента. Ти вирішуєш, що йому дозволено (від читання до надсилання) і до яких поштових скриньок, календарів та адресних книг він має доступ.

Коли ти потім щось запитуєш в асистента, він отримує від SiteBirdy те, що просить, у цих межах: наприклад, списки листів, текст листа, події календаря, контакти чи нотатки. Файли, які він прикріплює до чернетки чи листа, SiteBirdy бере з твоїх листів самостійно, або ж це файли, які асистент створив і надсилає нам. Відтоді постачальник асистента обробляє отримане згідно зі своїми умовами та політикою конфіденційності, що може означати обробку за межами Європейської економічної зони. Ми нічого не надсилаємо асистентові, який не підключено, і самі нічого не надсилаємо жодному постачальнику ШІ.

Для кожного підключеного асистента ми зберігаємо його назву, вибрані тобою дозволи та обсяг доступу, час останнього використання, а також хеші його ключів або токенів входу (токен доступу діє годину, токен оновлення стає недійсним після 90 днів без використання). Відключи його в розділі Налаштування → Підключені застосунки — і він одразу перестане працювати.

Хто ще отримує дані

Ми ніколи не продаємо твої дані. Іншим вони передаються лише так, як описано нижче:

• Твої власні постачальники пошти й календаря на твій вибір: SiteBirdy підключається до них із твоїм паролем щоразу, коли ти щось робиш.
• Твої адресати: твої листи, а також зображення для сповіщення про прочитання, якщо ти його не вимкнеш.
• Вебсайти відправників: щоб показати значок відправника, наш сервер відвідує вебсайт домену відправника (його головну сторінку та файли значків, які там зазначено) і шукає логотип, який відправник публікує для своєї пошти (BIMI). Жодних даних про тебе при цьому не передається, а вебсайт бачить лише наш сервер. Це відбувається з усією поштою, яку отримує SiteBirdy, незалежно від того, чи показуєш ти значки.
• Відправники розсилок, коли ти відписуєшся або SiteBirdy відписує тебе від листів у папці «Спам».
• Погода: щоб показувати погоду на твоїй дошці «Сьогодні», наш сервер надсилає координати обраного тобою міста Норвезькому метеорологічному інституту (MET Norway). Кнопка «Визначити моє місце» надсилає округлене місцезнаходження лише на наш сервер, який сам визначає найближче місто. Курси валют ми отримуємо від Європейського центрального банку; жодних даних про тебе не передається.
• Під’єднані тобою ШІ-асистенти, див. вище.
• Anthropic перекладає кнопки й тексти самого SiteBirdy іншими мовами. Твої дані до цього не потрапляють.
• Державні органи, лише коли цього вимагає закон.

Листи, які SiteBirdy надсилає тобі сам (коди, сповіщення безпеки), відправляються через наші власні поштові сервери. Зображення в листі, наприклад картинки в розсилці, завантажуються із серверів відправника лише тоді, коли ти вирішиш їх показати, або якщо в SiteBirdy налаштовано завжди їх показувати. Тоді сервер відправника може бачити твою IP-адресу.

Як довго ми зберігаємо дані

Коли ти видаляєш свій обліковий запис (Налаштування → Обліковий запис), ми одразу видаляємо твої дані, а твоя пошта на твоєму поштовому сервері залишається там, де й була. Дані, які видаляються автоматично (історія дій твоєї команди, спроби входу), зберігаються до завершення свого строку, як зазначено вище. Статистика відвідувань залишається в Matomo під номером твого облікового запису. Дані в резервних копіях зникають, коли ці копії замінюються новими.

Файли cookie та сховище у твоєму браузері

• wm_session: зберігає вхід у систему (30 днів). Потрібен для роботи SiteBirdy.
• wm-lang і wm-look: твоя мова й оформлення, навіть до входу (1 рік).

Це все: наша статистика відвідувань не використовує файлів cookie. SiteBirdy також зберігає дещо у власному сховищі твого браузера: оформлення й розміри панелей, а щоб усе швидко відкривалося, — останній показаний вміст (списки, календар, контакти, нотатки й налаштування, але не самі листи). Цей вміст очищується, коли ти виходиш з облікового запису; оформлення й розміри панелей залишаються. Лист, який ти пишеш, може зберігатися в історії скасування вкладки, доки ти не вийдеш або не закриєш вкладку, — тож ти зможеш повернути видалену чернетку. Застосунки для Mac і Windows зберігають те саме, а також положення свого вікна.

Як ми захищаємо дані

• Усі з’єднання з SiteBirdy зашифровано (TLS 1.2 або 1.3).
• Паролі зберігаються як хеші (scrypt); паролі поштових скриньок і календарів, а також секретні ключі двоетапної перевірки шифруються.
• Двоетапна перевірка, обмеження спроб входу та лист, коли у твоєму обліковому записі змінюється щось важливе.
• Листи відображаються в ізольованому вікні із заблокованими зображеннями та скриптами, а посилання перевіряються перед відкриттям.
• Доступ до серверів мають лише ті, хто обслуговує SiteBirdy, і лише за особистими ключами.

Твої права

Ти можеш попросити надати доступ до своїх даних, виправити, видалити чи перенести їх, обмежити їх використання або заперечити проти того, як ми їх використовуємо. Багато чого можна зробити самостійно: Завантажити мої дані і Видалити мій акаунт — у розділі Налаштування → Обліковий запис. З усіх інших питань пиши на support@site.eu; ми відповідаємо протягом місяця. Якщо вважаєш, що ми неправильно обробляємо твої дані, можеш поскаржитися до Нідерландського органу із захисту даних (Autoriteit Persoonsgegevens) або до відповідного органу в країні, де ти живеш.

SiteBirdy не призначено для дітей віком до 16 років.

Зміни та контакти

Коли ми змінюємо цю політику, то оновлюємо дату вгорі, а про важливі зміни спершу повідомляємо тебе в SiteBirdy. Див. також умови. Питання: support@site.eu.