Polityka prywatności

Kim jesteśmy

Serwis SiteBirdy (sitebirdy.com) oraz aplikacje SiteBirdy na Maca i Windows tworzy i obsługuje Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Holandia, numer w rejestrze Holenderskiej Izby Handlowej (KvK): 53309847 („my”). Jesteśmy administratorem danych osobowych opisanych w tym dokumencie. Pytania dotyczące prywatności kieruj na adres support@site.eu.

SiteBirdy działa na naszych własnych serwerach w Holandii; nie hostuje go żadna inna firma. Jeśli korzystasz z SiteBirdy w swojej organizacji, przetwarzamy pocztę, kalendarze i kontakty organizacji w jej imieniu, a na życzenie udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W skrócie

• Twoja poczta pozostaje na Twoim własnym serwerze pocztowym. SiteBirdy odczytuje ją stamtąd, gdy z niego korzystasz, i przechowuje tylko to, co potrzebne, by szybko wyświetlać listy wiadomości.
• Nie sprzedajemy Twoich danych, nie wyświetlamy reklam i nie używamy Twojej poczty do trenowania AI. SiteBirdy nie ma własnej AI, która czytałaby Twoją pocztę.
• Jeśli połączysz asystenta AI, np. Claude lub ChatGPT, otrzyma on tylko to, na co pozwolisz, a Ty możesz go odłączyć w dowolnym momencie.
• Możesz samodzielnie pobrać swoje dane i usunąć konto w sekcji Ustawienia → Konto.

Co przechowujemy i dlaczego

Twoje konto

Twoje imię i nazwisko, adres e-mail (lub nazwa użytkownika nadana Ci przez właściciela zespołu), hasło w postaci skrótu (hasha), którego nie da się z powrotem zamienić na hasło, sekret weryfikacji dwuetapowej (zaszyfrowany) i kody odzyskiwania (w postaci skrótu), Twoje ustawienia oraz data ostatniego korzystania z SiteBirdy. Potrzebujemy tych danych, aby zapewnić Ci konto (wykonanie zawartej z Tobą umowy).

Twoje skrzynki

Dla każdej dodanej skrzynki: jej adres, wyświetlana nazwa i podpis, nazwy i ustawienia jej serwerów poczty oraz hasło do niej, które szyfrujemy (AES-256-GCM) i którego używamy wyłącznie do łączenia się w Twoim imieniu z Twoim serwerem poczty.

Aby szybko wyświetlać listy i wyniki wyszukiwania, przechowujemy dla wiadomości z Twoich folderów (po dodaniu skrzynki – dla 20 000 najnowszych z każdego folderu; nowe wiadomości są dodawane na bieżąco) następujące dane: nadawcę, odbiorców, temat, datę, informację, czy wiadomość jest przeczytana, ma odpowiedź, jest oznaczona flagą lub znajduje się w Priorytetowych, nazwy załączników, pierwsze 160 znaków treści oraz to, czego SiteBirdy potrzebuje do sortowania i grupowania (identyfikatory wiadomości i wątek, rozmiar, rodzaj poczty, wynik kontroli Twojego serwera poczty i link do wypisania się). Pełna wiadomość jest pobierana z Twojego serwera poczty, gdy ją otwierasz, i nie jest przechowywana – z następującymi wyjątkami:

• wiadomość, którą wysyłasz, planujesz wysłać później lub wysyłasz pojedynczo do wielu osób – do momentu jej wysłania (jeśli wysyłanie się nie powiedzie – do ponownej próby lub anulowania);
• wiadomość, którą usuwasz trwale: przechowujemy jej kopię przez maksymalnie 7 dni, aby można było cofnąć usunięcie;
• pliki dołączane do wiadomości: przez 7 dni od przesłania.

Zachowujemy też to, co tworzysz w SiteBirdy: etykiety, zapisane wyszukiwania, reguły, listy i grupy nadawców, szablony, odłożone wiadomości i przypomnienia o odpowiedzi, notatki oraz zadania. Twoje kalendarze i książki adresowe są przechowywane na naszych serwerach, a dodane przez Ciebie zewnętrzne konta kalendarzy – z zaszyfrowanym hasłem.

Potwierdzenia odczytu

Jeśli nie wyłączysz potwierdzeń odczytu (Ustawienia → Pisanie), SiteBirdy dodaje do wysyłanych przez Ciebie wiadomości maleńki, niewidoczny obrazek. Gdy aplikacja pocztowa odbiorcy go wyświetli, zapisujemy, kiedy i ile razy wiadomość została otwarta, a jeśli da się to ustalić, także rodzaj aplikacji pocztowej (Gmail, Yahoo lub Apple), wraz z tematem wiadomości i jej odbiorcami, żeby było widać, która wiadomość została otwarta. Nigdy nie przechowujemy adresu IP odbiorcy i nie zapisujemy tych żądań w logach. Odbiorcy nie są o to pytani.

Logowanie i bezpieczeństwo

Dla każdego urządzenia, na którym się logujesz: przeglądarka i system (tak, jak przedstawia się twoja przeglądarka), adres IP i czas ostatniego użycia – dzięki temu możesz przeglądać i kończyć swoje sesje w Ustawienia → Konto. Aby uniemożliwić odgadywanie haseł, każdą próbę logowania, rejestrację i reset hasła przechowujemy przez 24 godziny wraz z adresem IP i użytym adresem e-mail, a kody wysyłane do ciebie e-mailem – jeszcze przez dobę po ich wygaśnięciu. Wykorzystujemy te dane w celach bezpieczeństwa (nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie kont).

Nasze logi serwera

Jak większość stron internetowych, nasz serwer WWW rejestruje każde żądanie: adres IP, czas, żądany adres (który może zawierać wyszukiwaną frazę lub sprawdzany adres e-mail) i przeglądarkę. Dzienniki te przechowujemy przez 14 dni. Własny dziennik SiteBirdy przechowuje przez 60 dni błędy, wolne żądania (według rodzaju żądania, bez wyszukiwanych fraz) oraz informacje o połączeniach z serwerami poczty (której skrzynki i którego folderu dotyczyły). Używamy dzienników do wykrywania usterek i nadużyć (nasz prawnie uzasadniony interes).

Statystyki odwiedzin

Liczymy odwiedziny na sitebirdy.com i w aplikacjach za pomocą Matomo – narzędzia, które działa na naszym własnym serwerze. Matomo nie używa plików cookie i niczego nie zapisuje na Twoim urządzeniu. Widzi pierwszą część odwiedzanego adresu (ale nie Twoją pocztę, wyszukiwania ani foldery, ani klikane linki) oraz to, czy korzystasz z przeglądarki, czy z aplikacji. Po zalogowaniu widzi też numer Twojego konta. Jak każda strona internetowa widzi również Twój adres IP oraz rodzaj przeglądarki i ekranu. Korzystamy z tych danych, aby sprawdzać, jak używany jest SiteBirdy, i go ulepszać (nasz prawnie uzasadniony interes). Dane pozostają u nas.

Gdy się z nami kontaktujesz

To, co piszesz na adres support@site.eu, oraz nasze odpowiedzi – aby Ci pomóc.

Co SiteBirdy robi na Twoim serwerze poczty

SiteBirdy działa bezpośrednio na poczcie na Twoim serwerze pocztowym, więc to, co robisz w SiteBirdy, dzieje się również tam: aplikacja zapisuje wersje robocze i wysłane wiadomości, przenosi pocztę między folderami i oznacza wiadomości (np. jako Spam lub Priorytetowe). Dwie rzeczy dzieją się automatycznie i obie możesz zmienić:

• Kosz jest opróżniany na stałe po 90 dniach (Ustawienia → Skrzynki, osobno dla każdej skrzynki);
• jeśli przeniesiesz newsletter do folderu Spam i zostawisz go tam na 10 dni, SiteBirdy wypisze Cię z tej listy przez link do rezygnacji od nadawcy lub e-mail wysłany z Twojej skrzynki. Dotyczy to tylko nadawców, którzy przechodzą weryfikację Twojego serwera poczty (Ustawienia → Nadawcy).

Podłączeni asystenci AI

SiteBirdy nie ma AI, która czyta Twoją pocztę. Możesz połączyć asystenta AI, z którego już korzystasz, np. Claude (Anthropic) lub ChatGPT (OpenAI), w sekcji Ustawienia → Połączone aplikacje lub bezpośrednio w asystencie. To Ty decydujesz, co może robić (od czytania po wysyłanie) i do których skrzynek, kalendarzy i książek adresowych ma dostęp.

Gdy następnie poprosisz o coś asystenta, otrzymuje on od SiteBirdy to, o co prosi, w tych granicach: na przykład listy wiadomości, treść wiadomości, wydarzenia z kalendarza, kontakty lub notatki. Pliki, które asystent dołącza do wersji roboczej lub e-maila, SiteBirdy pobiera bezpośrednio z Twoich wiadomości albo są to pliki utworzone przez asystenta i przesłane nam. Od tego momentu dostawca asystenta przetwarza otrzymane dane na podstawie własnych warunków i polityki prywatności, co może oznaczać przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Nie wysyłamy niczego do asystenta, którego nie podłączono, ani sami nie wysyłamy niczego do żadnego dostawcy AI.

Dla każdego połączonego asystenta przechowujemy jego nazwę, wybrane przez Ciebie uprawnienia i zakres, datę ostatniego użycia oraz skróty (hashe) jego kluczy lub tokenów logowania (token dostępu działa przez godzinę, a token odświeżania wygasa po 90 dniach nieużywania). Odłącz go w sekcji Ustawienia → Połączone aplikacje, a natychmiast przestanie działać.

Kto jeszcze otrzymuje dane

Nigdy nie sprzedajemy Twoich danych. Inni otrzymują dane tylko w przypadkach opisanych poniżej:

• Twoi dostawcy poczty i kalendarza, wybrani przez Ciebie: SiteBirdy łączy się z nimi za pomocą Twojego hasła przy każdej wykonywanej przez Ciebie czynności.
• Osoby, do których piszesz: Twoje wiadomości oraz obrazek potwierdzenia odczytu, chyba że go wyłączysz.
• Strony internetowe nadawców: aby pokazać ikonę nadawcy, nasz serwer odwiedza stronę internetową domeny nadawcy (jej stronę główną i wskazane w niej pliki ikon) oraz sprawdza logo, które nadawca publikuje dla swojej poczty (BIMI). Nie przekazujemy przy tym żadnych informacji o tobie – strona widzi tylko nasz serwer. Dzieje się tak w przypadku całej poczty odbieranej przez SiteBirdy, niezależnie od tego, czy wyświetlasz ikony.
• Nadawcy newsletterów – gdy rezygnujesz z subskrypcji wiadomości w Spamie lub SiteBirdy robi to za Ciebie.
• Pogoda: aby pokazać pogodę na Twojej tablicy Dzisiaj, nasz serwer wysyła współrzędne wybranego miasta do Norweskiego Instytutu Meteorologicznego (MET Norway). „Użyj mojej lokalizacji” wysyła przybliżoną lokalizację wyłącznie do naszego serwera, który sam wybiera najbliższe miasto. Kursy walut pochodzą z Europejskiego Banku Centralnego; nie są przesyłane żadne informacje o Tobie.
• Podłączeni asystenci AI – patrz wyżej.
• Anthropic tłumaczy przyciski i teksty SiteBirdy na inne języki; nie są przy tym wykorzystywane żadne Twoje dane.
• Organy państwowe – tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo.

E-maile, które SiteBirdy sam do Ciebie wysyła (kody, powiadomienia o bezpieczeństwie), wychodzą przez nasze własne serwery pocztowe. Obrazy w wiadomości, np. zdjęcia w newsletterze, ładują się z serwerów nadawcy dopiero wtedy, gdy zdecydujesz się je wyświetlić, lub jeśli ustawisz w SiteBirdy, by zawsze były wyświetlane. Serwer nadawcy może wtedy zobaczyć Twój adres IP.

Jak długo je przechowujemy

Gdy usuniesz konto (Ustawienia → Konto), od razu usuniemy Twoje dane, a Twoja poczta na serwerze pocztowym pozostanie tam, gdzie jest. Dane, które wygasają automatycznie (historia aktywności Twojego zespołu i próby logowania), przechowujemy do czasu ich wygaśnięcia, jak opisano powyżej. Statystyki odwiedzin pozostają w Matomo pod numerem Twojego konta. Dane w kopiach zapasowych znikają, gdy kopie te są zastępowane nowymi.

Pliki cookie i pamięć przeglądarki

• wm_session: utrzymuje Twoją sesję (30 dni). Niezbędny do działania SiteBirdy.
• wm-lang i wm-look: wybrany język i wygląd, także przed zalogowaniem się (1 rok).

To wszystko: nasze statystyki odwiedzin nie używają plików cookie. SiteBirdy przechowuje też niektóre dane w pamięci Twojej przeglądarki: wygląd i rozmiary paneli, a żeby szybciej się otwierać – to, co ostatnio Ci pokazał (listy, kalendarz, kontakty, notatki i ustawienia, ale nie same wiadomości). To, co Ci pokazał, jest usuwane po wylogowaniu; wygląd i rozmiary paneli zostają. Wiadomość, którą piszesz, może pozostać w historii cofania karty do czasu wylogowania lub zamknięcia karty, dzięki czemu możesz przywrócić odrzuconą wersję roboczą. Aplikacje na Maca i Windowsa przechowują to samo, a także położenie okna.

Jak je chronimy

• Wszystkie połączenia z SiteBirdy są szyfrowane (TLS 1.2 lub 1.3).
• Hasła są przechowywane w postaci skrótów (scrypt); hasła do skrzynek i kalendarzy oraz tajne klucze weryfikacji dwuetapowej są szyfrowane.
• Weryfikacja dwuetapowa, limity prób logowania i e-mail, gdy na Twoim koncie zmieni się coś ważnego.
• Wiadomości są wyświetlane w odizolowanym oknie z zablokowanymi obrazami i skryptami, a linki są sprawdzane przed otwarciem.
• Dostęp do serwerów mają tylko osoby obsługujące SiteBirdy, za pomocą osobistych kluczy.

Twoje prawa

Możesz poprosić o wgląd w swoje dane, ich sprostowanie, usunięcie lub przeniesienie, o ograniczenie ich wykorzystywania albo wnieść sprzeciw wobec sposobu, w jaki z nich korzystamy. Wiele z tego zrobisz samodzielnie: opcje Pobierz moje dane i Usuń moje konto znajdują się w sekcji Ustawienia → Konto. W pozostałych sprawach napisz na adres support@site.eu; odpowiadamy w ciągu miesiąca. Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niewłaściwie, możesz złożyć skargę do holenderskiego organu ochrony danych (Autoriteit Persoonsgegevens) lub do organu w kraju, w którym mieszkasz.

SiteBirdy nie jest przeznaczony dla dzieci poniżej 16 lat.

Zmiany i kontakt

Gdy zmieniamy tę politykę, aktualizujemy datę na górze, a o istotnych zmianach najpierw informujemy Cię w SiteBirdy. Zobacz też: regulamin. Pytania: support@site.eu.