Adatvédelmi tájékoztató

Kik vagyunk

A SiteBirdy (sitebirdy.com, valamint a SiteBirdy Mac- és Windows-alkalmazásai) fejlesztője és üzemeltetője a(z) Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Hollandia, Holland Kereskedelmi Kamara (KvK) szerinti nyilvántartási szám: 53309847 („mi”). Az itt leírt személyes adatokért adatkezelőként mi felelünk. Adatvédelmi kérdéseiddel a(z) support@site.eu címen fordulhatsz hozzánk.

A SiteBirdy a saját hollandiai szervereinken fut; más cég nem tárolja. Ha a szervezeted számára használod a SiteBirdyt, a szervezeted leveleit, naptárait és névjegyeit annak megbízásából kezeljük, és kérésre adatfeldolgozási szerződést biztosítunk.

Röviden

• A leveleid a saját levelezőszervereden maradnak. A SiteBirdy használat közben onnan olvassa be őket, és csak azt tárolja, ami az üzenetlisták gyors megjelenítéséhez szükséges.
• Nem adjuk el az adataidat, nem jelenítünk meg hirdetéseket, és nem használjuk a leveleidet MI tanítására. A SiteBirdynek nincs saját MI-je, amely a leveleidet olvasná.
• Ha csatlakoztatsz egy MI-asszisztenst, például a Claude-ot vagy a ChatGPT-t, az csak ahhoz fér hozzá, amit engedélyezel, és bármikor leválaszthatod.
• Az adataidat letöltheted, a fiókodat pedig magad is törölheted itt: Beállítások → Fiók.

Mit tárolunk, és miért

A fiókod

A neved, az e-mail-címed (vagy a csapattulajdonostól kapott felhasználóneved), a jelszavad hash formájában, amelyből a jelszót nem tudjuk visszafejteni, a kétlépcsős azonosítás titkos kulcsa (titkosítva) és a helyreállítási kódjaid (hashelve), a beállításaid, valamint az, hogy mikor használtad utoljára a SiteBirdyt. Ezekre azért van szükségünk, hogy fiókot biztosíthassunk számodra (a veled kötött szerződés teljesítése).

A postafiókjaid

Minden hozzáadott postafiókról: a címét, a megjelenített nevet és az aláírást, a levelezőszerverei nevét és beállításait, valamint a jelszavát, amelyet titkosítunk (AES-256-GCM), és kizárólag arra használunk, hogy a nevedben csatlakozzunk a levelezőszerveredhez.

Hogy gyorsan megjeleníthessük a listáidat és a keresési találatokat, a mappáidban lévő üzenetekről összefoglalót tárolunk (postafiók hozzáadásakor mappánként a legújabb 20 000 üzenetről; az új levelek érkezéskor kerülnek bele): a feladót, a címzetteket, a tárgyat, a dátumot, azt, hogy olvasott, megválaszolt, megjelölt vagy kiemelt-e, a mellékletek nevét, a szöveg első 160 karakterét, valamint mindazt, amire a SiteBirdynek a rendezéshez és csoportosításhoz szüksége van (az üzenet- és beszélgetésazonosítókat, a méretet, a levél típusát, azt, hogy átment-e a levelezőszervered ellenőrzésein, és a leiratkozási linket). A teljes üzenetet csak megnyitáskor olvassuk be a levelezőszerveredről, és nem tároljuk, a következő kivételekkel:

• elküldött, későbbi küldésre ütemezett vagy egyenként több címzettnek küldött üzenet, amíg el nem ment (ha a küldés sikertelen, amíg újra meg nem próbálod, vagy meg nem szakítod);
• véglegesen törölt üzenet: legfeljebb 7 napig megőrzünk róla egy másolatot, hogy visszavonhasd a törlést;
• az üzenetekhez csatolt fájlok: a feltöltéstől számított 7 napig.

Azt is tároljuk, amit a SiteBirdyben létrehozol: címkéket, mentett kereséseket, szabályokat, feladólistákat és -csoportokat, sablonokat, szundiztatott üzeneteket és nyomon követési emlékeztetőket, jegyzeteket és teendőket. A naptáraidat és címjegyzékeidet a szervereinken tároljuk, a hozzáadott külső naptárfiókokat pedig titkosított jelszóval őrizzük.

Olvasási visszaigazolások

Ha nem kapcsolod ki az olvasáskövetést (Beállítások → Írás), a SiteBirdy egy apró, láthatatlan képet tesz az elküldött üzeneteidbe. Amikor a címzett levelezőalkalmazása megjeleníti, rögzítjük, mikor és hányszor nyitották meg az üzenetet, és ha meg tudjuk állapítani, a levelezőalkalmazás típusát is (Gmail, Yahoo vagy Apple), az üzenet tárgyával és címzettjével együtt, hogy lásd, melyik üzenetet nyitották meg. A címzett IP-címét soha nem tároljuk, és ezeket a kéréseket nem naplózzuk. A címzettektől ehhez nem kérünk engedélyt.

Bejelentkezés és biztonság

Minden helyhez, ahol be vagy jelentkezve: a böngésző és a rendszer (ahogy a böngésződ azonosítja magát), az IP-cím és az utolsó használat ideje, hogy a munkameneteidet megtekinthesd és lezárhasd itt: Beállítások → Fiók. A jelszavak kitalálásának megakadályozása érdekében minden bejelentkezési kísérletet, regisztrációt és jelszó-visszaállítást 24 órán át megőrzünk az IP-címmel és a használt e-mail-címmel együtt, az e-mailben küldött kódokat pedig lejáratuk után még egy napig. Ezeket biztonsági célokra használjuk (a fiókok védelméhez fűződő jogos érdekünk alapján).

Szervernaplóink

A legtöbb weboldalhoz hasonlóan webszerverünk is naplóz minden kérést: az IP-címet, az időpontot, a lekért címet (amely tartalmazhatja, mire kerestél rá, vagy egy általad keresett e-mail-címet) és a böngészőt. Ezeket 14 napig őrzi meg. A SiteBirdy saját naplója 60 napig őrzi a hibákat, a lassú kéréseket (a kérés típusa szerint, a keresett kifejezés nélkül) és a levelezőszerverekhez való kapcsolódásaira vonatkozó feljegyzéseket (melyik postafiók és mappa). A naplókat hibák és visszaélések felderítésére használjuk (jogos érdekünk alapján).

Látogatottsági statisztikák

A sitebirdy.com oldalon és az alkalmazásokban a látogatásokat a Matomo segítségével mérjük, amelyet a saját szerverünkön futtatunk. Nem használ sütiket, és semmit sem tárol az eszközödön. Látja a megnyitott cím első részét, de a leveleidet, a kereséseidet, a mappáidat és a linkeket, amelyekre kattintasz, nem látja. Azt is látja, hogy böngészőt vagy alkalmazást használsz, bejelentkezés után pedig a fiókszámodat. Mint minden weboldal, az IP-címedet, valamint a böngésződ és a képernyőd típusát is látja. Ezeket az adatokat arra használjuk, hogy lássuk, hogyan használják a SiteBirdyt, és fejleszthessük (jogos érdekünk alapján). Az adatok nálunk maradnak.

Ha kapcsolatba lépsz velünk

Amit a(z) support@site.eu címre írsz nekünk, és a válaszaink, hogy segíthessünk.

Mit végez a SiteBirdy a levelezőszervereden

A SiteBirdy közvetlenül a levelezőszervereden lévő levelekkel dolgozik, így amit a SiteBirdyben teszel, az ott is megtörténik: menti a piszkozatokat és az elküldött üzeneteket, áthelyezi a leveleket a mappák között, és megjelöli az üzeneteket (például Levélszemétként vagy Kiemeltként). Két dolog automatikusan történik, és mindkettőt módosíthatod:

• A Kuka 90 nap után véglegesen kiürül (Beállítások → Postafiókok, postafiókonként);
• ha egy hírlevelet a Levélszemétbe teszel, és 10 napig ott hagyod, a SiteBirdy leiratkoztat a listáról a feladó leiratkozási linkjén vagy a postafiókodból küldött e-mailen keresztül. Ez csak azokra a feladókra vonatkozik, akik átmennek a levelezőszervered ellenőrzésein (Beállítások → Feladók).

Az általad csatlakoztatott MI-asszisztensek

A SiteBirdy nem tartalmaz olyan mesterséges intelligenciát, amely elolvasná a leveleidet. Csatlakoztathatsz egy már használt MI-asszisztenst, például a Claude-ot (Anthropic) vagy a ChatGPT-t (OpenAI), a(z) Beállítások → Csatlakoztatott alkalmazások részben vagy magából az asszisztensből. Te döntöd el, mit tehet (az olvasástól a küldésig), és mely postafiókokhoz, naptárakhoz és címjegyzékekhez férhet hozzá.

Amikor ezután kérdezel valamit az asszisztenstől, az ezeken a kereteken belül megkapja a SiteBirdytől, amit kér: például üzenetlistákat, egy üzenet szövegét, naptáreseményeket, névjegyeket vagy jegyzeteket. A piszkozathoz vagy e-mailhez csatolt fájlokat maga a SiteBirdy veszi ki az üzeneteidből, vagy ezek az asszisztens által készített és nekünk elküldött fájlok. Ettől kezdve az asszisztens szolgáltatója a saját feltételei és adatvédelmi szabályzata szerint kezeli a kapott adatokat, akár az Európai Gazdasági Térségen kívül is. Olyan asszisztensnek, amelyet nem csatlakoztattál, semmit nem küldünk, és mi magunk egyetlen MI-szolgáltatónak sem küldünk semmit.

Minden csatlakoztatott asszisztensnél tároljuk a nevét, az általad választott jogosultságokat és hatókört, az utolsó használat idejét, valamint a kulcsai vagy bejelentkezési tokenjei hash-ét (a hozzáférési token egy óráig érvényes, a frissítési token 90 nap használaton kívül lejár). Ha leválasztod (Beállítások → Csatlakoztatott alkalmazások), azonnal leáll.

Ki kap még adatokat

Az adataidat soha nem adjuk el. Mások csak az alábbi esetekben kapnak adatokat:

• A saját e-mail- és naptárszolgáltatóid, amelyeket te választottál: a SiteBirdy minden műveletednél a jelszavaddal csatlakozik hozzájuk.
• Akiknek írsz: az üzeneteid, valamint az olvasási visszaigazoló kép, hacsak ki nem kapcsolod.
• A feladók webhelyei: a feladó ikonjának megjelenítéséhez szerverünk felkeresi a feladó domainjének weboldalát (annak kezdőlapját és az abban megadott ikonfájlokat), és megkeresi azt a logót, amelyet a feladó a leveleihez közzétesz (BIMI). Ez semmilyen adatot nem küld rólad, a weboldal csak a szerverünket látja. Ez a SiteBirdy által fogadott levelek esetében mindig megtörténik, függetlenül attól, hogy megjeleníted-e az ikonokat.
• Hírlevelek küldői, amikor leiratkozol, vagy a SiteBirdy leiratkoztat a Levélszemét mappában lévő levelekről.
• Időjárás: a Ma táblán megjelenő időjáráshoz a szerverünk elküldi a választott város koordinátáit a Norvég Meteorológiai Intézetnek (MET Norway). A „Helyzetem használata” csak a szerverünknek küld kerekített helyadatot, és a legközelebbi várost a szerver maga választja ki. Az árfolyamok az Európai Központi Banktól származnak; rólad semmit nem küldünk el.
• Az általad csatlakoztatott MI-asszisztensek, lásd fent.
• Anthropic fordítja le a SiteBirdy saját gombjait és szövegeit más nyelvekre; az adataid ebben semmilyen formában nem szerepelnek.
• Hatóságok, de csak akkor, ha jogszabály kötelez minket.

A SiteBirdy által közvetlenül neked küldött e-mailek (kódok, biztonsági értesítések) a saját levelezőszervereinken keresztül mennek ki. Az üzenetekben lévő képek, például egy hírlevél képei, csak akkor töltődnek be a feladó szervereiről, ha úgy döntesz, hogy megjeleníted őket, vagy ha beállítottad, hogy a SiteBirdy mindig megjelenítse őket. Ilyenkor a feladó szervere láthatja az IP-címedet.

Meddig őrizzük meg

Ha törlöd a fiókodat (Beállítások → Fiók), az adataidat azonnal töröljük, a leveleid pedig ott maradnak a levelezőszervereden, ahol vannak. Ami magától lejár (a csapatod tevékenységnaplója, a bejelentkezési kísérletek), az a fent felsorolt ideig megmarad. A látogatási statisztikák a fiókszámodhoz kötve a Matomóban maradnak. A biztonsági mentésekben lévő másolatok a mentések cseréjével tűnnek el.

Sütik és helyi tárolás a böngésződben

• wm_session: bejelentkezve tart (30 nap). A SiteBirdy működéséhez szükséges.
• wm-lang és wm-look: a választott nyelv és megjelenés, bejelentkezés előtt is (1 év).

Ennyi az egész: a látogatottsági statisztikánk nem használ sütiket. A SiteBirdy emellett a böngésződ saját tárhelyén is tárol néhány dolgot: a megjelenési beállításaidat és a panelek méretét, valamint azt, amit legutóbb mutatott neked (listák, naptár, névjegyek, jegyzetek és beállítások, de maguk az üzenetek nem), hogy gyorsan megnyíljon. Amit mutatott, az kijelentkezéskor törlődik, a megjelenés és a panelméretek viszont megmaradnak. Az éppen írt üzeneted a lap visszavonási előzményeiben maradhat, amíg ki nem jelentkezel vagy be nem zárod a lapot, így visszahozhatod az elvetett piszkozatot. A Macre és Windowsra készült alkalmazások ugyanezt tárolják, és az ablak helyzetét is.

Hogyan védjük az adataidat

• A SiteBirdyhez irányuló minden kapcsolat titkosított (TLS 1.2 vagy 1.3).
• A jelszavakat hash formájában tároljuk (scrypt); a postafiókok és naptárak jelszavai, valamint a kétlépcsős azonosítás titkos kulcsai titkosítva vannak.
• Kétlépcsős azonosítás, a bejelentkezési kísérletek korlátozása és e-mail-értesítés, ha valami fontos változik a fiókodban.
• Az üzenetek elszigetelt keretben jelennek meg, letiltott képekkel és szkriptekkel, a hivatkozásokat pedig megnyitás előtt ellenőrizzük.
• A szerverekhez csak a SiteBirdy üzemeltetői férnek hozzá, személyes kulcsokkal.

Jogaid

Kérheted, hogy betekinthess az adataidba, illetve hogy kijavítsuk, töröljük vagy átadjuk őket, vagy hogy korlátozzuk a kezelésüket. Tiltakozhatsz az adatkezelés módja ellen is. Ennek nagy részét magad is elintézheted: a(z) Adataim letöltése és a(z) Fiókom törlése itt található: Beállítások → Fiók. Minden más ügyben írj a(z) support@site.eu címre. Egy hónapon belül válaszolunk. Ha úgy gondolod, hogy nem megfelelően kezeljük az adataidat, panaszt tehetsz a holland adatvédelmi hatóságnál (Autoriteit Persoonsgegevens) vagy a lakóhelyed szerinti hatóságnál.

A SiteBirdy nem 16 év alatti gyermekeknek készült.

Változások és kapcsolat

Ha módosítjuk ezt az adatvédelmi tájékoztatót, frissítjük a dátumot a lap tetején, a lényeges változásokról pedig előbb a SiteBirdyben értesítünk. Lásd még: feltételek. Kérdések: support@site.eu.