Pravila privatnosti

Tko smo mi

SiteBirdy (sitebirdy.com te aplikacije SiteBirdy za Mac i Windows) razvija i vodi Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Nizozemska, broj upisa u registar Nizozemske gospodarske komore (KvK): 53309847 („mi”). Mi smo voditelj obrade osobnih podataka opisanih na ovoj stranici. Pitanja o privatnosti pošalji na support@site.eu.

SiteBirdy radi na našim vlastitim poslužiteljima u Nizozemskoj; nijedna ga druga tvrtka ne hostira. Ako SiteBirdy koristiš za svoju organizaciju, poštu, kalendare i kontakte tvoje organizacije obrađujemo u njezino ime, a na zahtjev je dostupan ugovor o obradi podataka.

Ukratko

• Tvoja e-pošta ostaje na tvom poslužitelju e-pošte. SiteBirdy je čita odande dok ga koristiš i zadržava samo ono što mu treba za brz prikaz popisa poruka.
• Ne prodajemo tvoje podatke, ne prikazujemo oglase i ne koristimo tvoju poštu za treniranje umjetne inteligencije. SiteBirdy nema vlastitu umjetnu inteligenciju koja čita tvoju poštu.
• Ako povežeš AI asistenta kao što su Claude ili ChatGPT, on dobiva samo ono što mu dopustiš, a možeš ga odspojiti u bilo kojem trenutku.
• Podatke možeš preuzeti, a račun izbrisati samostalno, u odjeljku Postavke → Račun.

Što čuvamo i zašto

Tvoj račun

Tvoje ime, tvoja adresa e-pošte (ili korisničko ime koje ti je dodijelio vlasnik tima), tvoja lozinka u obliku sažetka (hash) iz kojeg je ne možemo vratiti, tajni ključ za provjeru u dva koraka (šifriran) i kodovi za oporavak (kao sažeci), tvoje postavke te vrijeme tvoje posljednje upotrebe SiteBirdyja. Ti su nam podaci potrebni kako bismo ti mogli omogućiti račun (izvršavanje našeg ugovora s tobom).

Tvoji poštanski sandučići

Za svaki poštanski sandučić koji dodaš: njegovu adresu, ime za prikaz i potpis, nazive i postavke njegovih poslužitelja e-pošte te lozinku, koju šifriramo (AES-256-GCM) i koristimo samo kako bismo se u tvoje ime povezali s tvojim poslužiteljem e-pošte.

Kako bi se tvoji popisi i pretraživanje brzo prikazivali, čuvamo sažetak poruka u tvojim mapama (kad dodaš poštanski sandučić, za najnovijih 20.000 u svakoj mapi; nova pošta dodaje se čim stigne): pošiljatelja, primatelje, predmet, datum, je li poruka pročitana, je li na nju odgovoreno, je li označena zastavicom ili prioritetna, nazive njezinih privitaka, prvih 160 znakova teksta te ono što SiteBirdy treba za razvrstavanje i grupiranje (ID-ove poruke i razgovor, veličinu, vrstu pošte, je li prošla provjere tvog poslužitelja e-pošte te poveznicu za odjavu pretplate). Cijela poruka čita se s tvog poslužitelja e-pošte kad je otvoriš i ne sprema se, uz sljedeće iznimke:

• poruka koju šalješ, zakazuješ za kasnije slanje ili šalješ pojedinačno većem broju ljudi, dok ne bude poslana (ako slanje ne uspije, dok ga ne pokušaš ponovno ili ne otkažeš);
• poruka koju trajno izbrišeš: kopiju čuvamo do 7 dana kako bi brisanje mogao poništiti;
• datoteke koje priložiš poruci: 7 dana nakon što ih preneseš.

Čuvamo i sve što izradiš u SiteBirdyju: oznake, spremljena pretraživanja, pravila, popise pošiljatelja i grupe, predloške, podsjetnike za odgođene poruke i praćenje, bilješke i zadatke. Tvoji kalendari i adresari pohranjeni su na našim poslužiteljima, a vanjski kalendarski računi koje dodaš čuvaju se sa šifriranom lozinkom.

Potvrde čitanja

Ako ne isključiš praćenje čitanja (Postavke → Pisanje), SiteBirdy u poruke koje šalješ dodaje sićušnu nevidljivu sliku. Kad je aplikacija e-pošte primatelja prikaže, bilježimo kada je i koliko puta poruka otvorena te, kad to možemo utvrditi, vrstu aplikacije e-pošte (Gmail, Yahoo ili Apple), zajedno s predmetom poruke i primateljem, tako da možeš vidjeti koja je poruka otvorena. Nikad ne spremamo IP adresu primatelja i te zahtjeve ne bilježimo u zapisnike. Primatelje se o tome ne pita.

Prijava i sigurnost

Za svaku aktivnu prijavu: preglednik i sustav (kako ih opisuje sam tvoj preglednik), IP adresu i vrijeme posljednje upotrebe, kako bi svoje sesije mogao vidjeti i zatvoriti u odjeljku Postavke → Račun. Kako bismo spriječili pogađanje lozinki, svaki pokušaj prijave, registraciju i ponovno postavljanje lozinke čuvamo 24 sata, zajedno s IP adresom i korištenom adresom e-pošte, a kodove koje ti šaljemo e-poštom još jedan dan nakon što isteknu. Te podatke koristimo radi sigurnosti (naš legitimni interes da zaštitimo račune).

Naši zapisnici poslužitelja

Kao i većina web-stranica, naš web-poslužitelj bilježi svaki zahtjev: IP adresu, vrijeme, traženu adresu (koja može sadržavati tvoj upit za pretraživanje ili pretraženu adresu e-pošte) i preglednik. Te zapise čuva 14 dana. Vlastiti zapisnik SiteBirdyja bilježi pogreške, spore zahtjeve (po vrsti zahtjeva, bez tvojih upita za pretraživanje) i bilješke o vezama s poslužiteljima e-pošte (koji poštanski sandučić i koja mapa) te ih čuva 60 dana. Zapise koristimo za otkrivanje kvarova i zlouporaba (naš legitimni interes).

Statistika posjeta

Posjete na sitebirdy.com i u aplikacijama brojimo pomoću alata Matomo, koji pokrećemo na vlastitom poslužitelju. Ne koristi kolačiće i ništa ne sprema na tvoj uređaj. Vidi prvi dio adrese koju posjećuješ (ne i tvoju poštu, pretraživanja ili mape, ni poveznice koje klikneš), koristiš li preglednik ili aplikaciju te, kad si prijavljen, broj tvog računa; kao i svaka web-stranica, vidi i tvoju IP adresu te vrstu preglednika i zaslona. Time pratimo kako se SiteBirdy koristi i poboljšavamo ga (naš legitimni interes); ti podaci ostaju kod nas.

Kada nas kontaktiraš

Ono što pišeš na support@site.eu i naši odgovori, kako bismo ti pomogli.

Što SiteBirdy radi na tvom poslužitelju e-pošte

SiteBirdy radi izravno s poštom na tvom poslužitelju e-pošte, pa se sve što napraviš u SiteBirdyju događa i ondje: sprema skice i poslane poruke, premješta poštu između mapa i označava poruke (primjerice kao neželjenu poštu ili kao prioritetne poruke). Dvije se stvari događaju automatski, a obje možeš promijeniti:

• Smeće se trajno prazni nakon 90 dana (Postavke → Poštanski sandučići, za svaki poštanski sandučić);
• za bilten koji premjestiš u Neželjenu poštu i ostaviš ondje 10 dana, SiteBirdy te odjavljuje s tog popisa, putem pošiljateljeve poveznice za odjavu ili e-porukom iz tvog poštanskog sandučića. Samo za pošiljatelje koji prođu provjere tvog poslužitelja e-pošte (Postavke → Pošiljatelji).

AI asistenti koje povežeš

SiteBirdy nema umjetnu inteligenciju koja čita tvoju poštu. Možeš povezati AI asistenta kojeg već koristiš, primjerice Claude (Anthropic) ili ChatGPT (OpenAI), u odjeljku Postavke → Povezane aplikacije ili izravno iz samog asistenta. Ti biraš što smije raditi (od čitanja do slanja) i kojim poštanskim sandučićima, kalendarima i adresarima smije pristupiti.

Kada zatim od asistenta nešto zatražiš, SiteBirdy mu unutar tih ograničenja daje ono što zatraži: primjerice popise poruka, tekst poruke, događaje iz kalendara, kontakte ili bilješke. Datoteke koje priloži skici ili e-poruci SiteBirdy sam preuzima iz tvojih poruka ili su to datoteke koje je asistent izradio i šalje nam ih. Od tog trenutka pružatelj asistenta postupa s primljenim podacima prema vlastitim uvjetima i pravilima privatnosti, što može značiti i izvan Europskog gospodarskog prostora. Ništa ne šaljemo asistentu koji nije povezan, a ni sami ne šaljemo ništa nijednom pružatelju usluga umjetne inteligencije.

Za svakog povezanog asistenta čuvamo njegov naziv, dopuštenja i opseg pristupa koje odabereš, vrijeme zadnje upotrebe te hash vrijednosti njegovih ključeva ili tokena za prijavu (pristupni token vrijedi sat vremena, a token za osvježavanje istječe nakon 90 dana nekorištenja). Prekini vezu u odjeljku Postavke → Povezane aplikacije i asistent odmah prestaje raditi.

Tko još dobiva podatke

Nikada ne prodajemo tvoje podatke. Drugi dobivaju podatke samo kako je navedeno u nastavku:

• Tvoji pružatelji usluga e-pošte i kalendara, po tvom izboru: SiteBirdy se s njima povezuje tvojom lozinkom za svaku radnju koju napraviš.
• Osobe kojima pišeš: tvoje poruke i slika potvrde čitanja, osim ako je isključiš.
• Web-stranice pošiljatelja: kako bi prikazao ikonu pošiljatelja, naš poslužitelj posjećuje web-stranicu domene pošiljatelja (njezinu početnu stranicu i datoteke ikona koje navodi) i traži logotip koji pošiljatelj objavljuje za svoju poštu (BIMI). Pritom se o tebi ne šalje ništa; web-stranica vidi samo naš poslužitelj. To se događa za poštu koju SiteBirdy prima, bez obzira na to prikazuješ li ikone.
• Pošiljatelji biltena, kad se odjaviš ili te SiteBirdy odjavi od poruka u Neželjenoj pošti.
• Vrijeme: za vremensku prognozu na tvojoj ploči Danas naš poslužitelj šalje koordinate odabranog grada Norveškom meteorološkom institutu (MET Norway). „Koristi moju lokaciju” šalje zaokruženu lokaciju samo našem poslužitelju, koji sam odabire najbliži grad. Tečajevi dolaze od Europske središnje banke; o tebi se ne šalje ništa.
• AI asistenti koje povežeš, vidi gore.
• Anthropic prevodi SiteBirdyjeve gumbe i tekstove na druge jezike; tvoji se podaci pritom uopće ne koriste.
• Nadležna tijela, samo kad nas na to obvezuje zakon.

E-poruke koje ti SiteBirdy sam šalje (kodovi, sigurnosne obavijesti) odlaze preko naših vlastitih poslužitelja e-pošte. Slike u poruci, poput fotografija u biltenu, učitavaju se s poslužitelja pošiljatelja tek kad ih odlučiš prikazati ili ako u SiteBirdyju uključiš njihovo stalno prikazivanje. Tada poslužitelj pošiljatelja može vidjeti tvoju IP adresu.

Koliko dugo ih čuvamo

Kad izbrišeš svoj račun (Postavke → Račun), tvoje podatke odmah brišemo, a tvoja pošta na tvom poslužitelju e-pošte ostaje gdje jest. Ono što samo istječe (povijest aktivnosti tvog tima, pokušaji prijave) ostaje do isteka, kako je gore navedeno, a statistika posjeta ostaje u alatu Matomo pod brojem tvog računa. Podaci u sigurnosnim kopijama nestaju kako se te kopije zamjenjuju novima.

Kolačići i pohrana u tvom pregledniku

• wm_session: održava tvoju prijavu (30 dana). Potreban za rad SiteBirdyja.
• wm-lang i wm-look: tvoj jezik i izgled, i prije prijave (1 godina).

To je sve: naša statistika posjeta ne koristi kolačiće. SiteBirdy podatke sprema i u vlastitu pohranu tvog preglednika: odabrani izgled i veličine ploča te, radi bržeg otvaranja, ono što ti je zadnje prikazao (popise, kalendar, kontakte, bilješke i postavke, ali ne i same poruke). Ono što ti je prikazao briše se kad se odjaviš; izgled i veličine ploča ostaju. Poruka koju pišeš može ostati u povijesti poništavanja kartice dok se ne odjaviš ili ne zatvoriš karticu, tako da odbačenu skicu možeš vratiti. Aplikacije za Mac i Windows spremaju isto, kao i položaj svog prozora.

Kako ih štitimo

• Sve veze sa SiteBirdyjem šifrirane su (TLS 1.2 ili 1.3).
• Lozinke se pohranjuju kao sažeci (scrypt); lozinke poštanskih sandučića i kalendara te tajni ključevi za provjeru u dva koraka šifriraju se.
• Provjera u dva koraka, ograničen broj pokušaja prijave i e-poruka kad se u tvom računu promijeni nešto važno.
• Poruke se prikazuju u izoliranom okviru, uz blokirane slike i skripte, a poveznice se provjeravaju prije otvaranja.
• Poslužiteljima mogu pristupiti samo osobe koje upravljaju uslugom SiteBirdy, i to osobnim ključevima.

Tvoja prava

Možeš zatražiti uvid u svoje podatke, njihov ispravak, brisanje ili prijenos te ograničenje njihove upotrebe, kao i prigovoriti načinu na koji ih koristimo. Mnogo toga možeš obaviti samostalno: opcije Preuzmi moje podatke i Izbriši moj račun nalaze se u odjeljku Postavke → Račun. Za sve ostalo piši na support@site.eu; odgovaramo u roku od mjesec dana. Ako smatraš da s tvojim podacima postupamo nepravilno, možeš podnijeti pritužbu nizozemskom tijelu za zaštitu podataka (Autoriteit Persoonsgegevens) ili nadzornom tijelu u svojoj zemlji.

SiteBirdy nije namijenjen djeci mlađoj od 16 godina.

Izmjene i kontakt

Kada mijenjamo ova pravila, ažuriramo datum na vrhu, a o važnim promjenama najprije te obavještavamo u aplikaciji SiteBirdy. Pogledaj i uvjete korištenja. Pitanja: support@site.eu.