Tietosuojaseloste

Keitä olemme

SiteBirdyä (sitebirdy.com sekä SiteBirdy-sovellukset Macille ja Windowsille) kehittää ja ylläpitää Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Alankomaat, joka on rekisteröity Alankomaiden kauppakamarin kaupparekisteriin (KvK) numerolla 53309847 (”me”). Toimimme rekisterinpitäjänä tässä kuvatuille henkilötiedoille. Tietosuojaa koskevat kysymykset voit lähettää osoitteeseen support@site.eu.

SiteBirdy toimii omilla palvelimillamme Alankomaissa; mikään muu yritys ei ylläpidä sitä. Jos käytät SiteBirdyä organisaatiosi kanssa, käsittelemme organisaatiosi sähköposteja, kalentereita ja yhteystietoja sen puolesta, ja tietojenkäsittelysopimus on saatavilla pyynnöstä.

Lyhyesti

• Sähköpostisi pysyvät omalla sähköpostipalvelimellasi. SiteBirdy hakee ne sieltä, kun käytät sovellusta, ja tallentaa vain sen, mitä tarvitaan viestiluetteloiden nopeaan näyttämiseen.
• Emme myy tietojasi, näytä mainoksia emmekä käytä sähköpostejasi tekoälyn kouluttamiseen. SiteBirdyllä ei ole omaa tekoälyä, joka lukisi sähköpostejasi.
• Jos yhdistät tekoälyavustajan, kuten Clauden tai ChatGPT:n, se saa käyttöönsä vain sen, minkä sallit, ja voit katkaista yhteyden milloin tahansa.
• Voit itse ladata tietosi ja poistaa tilisi kohdassa Asetukset → Tili.

Mitä säilytämme ja miksi

Tilisi

Nimesi, sähköpostiosoitteesi (tai tiimin omistajan sinulle antama käyttäjänimi), salasanasi tiivisteenä, josta salasanaa ei voi palauttaa, kaksivaiheisen vahvistuksen salainen avain (salattuna) ja palautuskoodit (tiivisteinä), asetuksesi sekä tieto siitä, milloin käytit SiteBirdyä viimeksi. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tarjota sinulle tilin (välisemme sopimuksen täytäntöönpano).

Postilaatikkosi

Jokaisesta lisäämästäsi postilaatikosta: sen osoite, näyttönimi ja allekirjoitus, sen postipalvelinten nimet ja asetukset sekä sen salasana, jonka salaamme (AES-256-GCM) ja jota käytämme vain yhdistääksemme postipalvelimeesi puolestasi.

Jotta luettelot ja haku toimisivat nopeasti, tallennamme tiivistelmän kansioidesi viesteistä (kun lisäät postilaatikon, kunkin kansion 20 000 uusimmasta viestistä; uudet viestit lisätään sitä mukaa kuin ne saapuvat). Tiivistelmässä on lähettäjä, vastaanottajat, aihe ja päivämäärä. Siitä näkyy myös, onko viesti luettu, vastattu, liputettu tai merkitty tärkeäksi. Lisäksi siinä on liitteiden nimet, tekstin 160 ensimmäistä merkkiä sekä tiedot, joita SiteBirdy tarvitsee viestien lajitteluun ja ryhmittelyyn: viestitunnukset ja keskustelu, koko, viestin tyyppi, läpäisikö viesti postipalvelimesi tarkistukset sekä tilauksen peruutuslinkki. Koko viesti haetaan postipalvelimeltasi, kun avaat sen, eikä sitä tallenneta, seuraavin poikkeuksin:

• viesti, jonka lähetät, ajastat lähetettäväksi myöhemmin tai lähetät yksitellen usealle vastaanottajalle, kunnes se on lähetetty (jos lähetys epäonnistuu, kunnes yrität uudelleen tai peruutat sen);
• pysyvästi poistamasi viesti: säilytämme siitä kopion enintään 7 päivää, jotta voit perua poiston;
• viestiin liittämäsi tiedostot: 7 päivää lataamisen jälkeen.

Säilytämme myös sen, mitä luot SiteBirdyssä: tunnisteet, tallennetut haut, säännöt, lähettäjäluettelot ja -ryhmät, mallipohjat, torkutetut viestit ja seurantamuistutukset, muistiinpanot ja tehtävät. Kalenterisi ja osoitekirjasi tallennetaan palvelimillemme, ja lisäämäsi ulkoiset kalenteritilit säilytetään niin, että niiden salasanat on salattu.

Lukukuittaukset

Ellet poista toimintoa käytöstä (Asetukset → Kirjoittaminen), SiteBirdy lisää lähettämiisi viesteihin pienen näkymättömän kuvan. Kun vastaanottajan sähköpostisovellus näyttää kuvan, kirjaamme, milloin ja kuinka monta kertaa viesti avattiin. Mahdollisuuksien mukaan kirjaamme myös sähköpostisovelluksen tyypin (Gmail, Yahoo tai Apple). Tallennamme nämä tiedot yhdessä viestin aiheen ja vastaanottajien kanssa, jotta näet, mikä viesti avattiin. Emme koskaan tallenna vastaanottajan IP-osoitetta, emmekä kirjaa näitä pyyntöjä lokiin. Vastaanottajilta ei kysytä tästä lupaa.

Kirjautuminen ja tietoturva

Jokaisesta paikasta, jossa olet kirjautuneena: selain ja järjestelmä (sellaisina kuin selaimesi ne ilmoittaa), IP-osoite ja viimeisin käyttöaika, jotta voit tarkastella istuntojasi ja lopettaa ne kohdassa Asetukset → Tili. Salasanojen arvailun estämiseksi säilytämme jokaisen kirjautumisyrityksen, rekisteröitymisen ja salasanan palautuksen 24 tuntia yhdessä IP-osoitteen ja käytetyn sähköpostiosoitteen kanssa. Sähköpostitse lähettämämme koodit säilytämme vuorokauden niiden vanhenemisen jälkeen. Käytämme näitä tietoja turvallisuuden varmistamiseen (oikeutettu etumme pitää tilit turvassa).

Palvelimiemme lokit

Kuten useimmat sivustot, myös verkkopalvelimemme kirjaa lokiin jokaisen pyynnön: IP-osoitteen, ajan, pyydetyn osoitteen (joka voi sisältää hakemasi asian tai etsimäsi sähköpostiosoitteen) ja selaimen. Lokit säilytetään 14 päivää. SiteBirdyn oma loki tallentaa virheet, hitaat pyynnöt (pyyntötyypeittäin, ilman hakusanojasi) ja tiedot yhteyksistä sähköpostipalvelimiin (mikä postilaatikko ja kansio) 60 päivän ajan. Käytämme lokeja vikojen ja väärinkäytösten selvittämiseen (oikeutettu etumme).

Kävijätilastot

Laskemme käyntejä sitebirdy.com-sivustolla ja sovelluksissamme Matomo-työkalulla, jota ylläpidämme omalla palvelimellamme. Se ei käytä evästeitä eikä tallenna mitään laitteellesi. Se näkee avaamasi osoitteen alkuosan (ei sähköpostejasi, hakujasi tai kansioitasi eikä klikkaamiasi linkkejä), käytätkö selainta vai sovellusta ja, kun olet kirjautunut sisään, tilisi numeron. Kuten mikä tahansa verkkosivusto, se näkee myös IP-osoitteesi sekä selaimesi ja näyttösi tyypin. Käytämme näitä tietoja nähdäksemme, miten SiteBirdyä käytetään, ja kehittääksemme sitä (oikeutettu etumme). Tiedot pysyvät meillä.

Kun otat meihin yhteyttä

Viestisi osoitteeseen support@site.eu ja vastauksemme, jotta voimme auttaa sinua.

Mitä SiteBirdy tekee sähköpostipalvelimellasi

SiteBirdy käsittelee sähköpostia suoraan postipalvelimellasi, joten SiteBirdyssä tekemäsi muutokset tapahtuvat myös siellä: se tallentaa luonnokset ja lähetetyt viestit, siirtää viestejä kansioiden välillä ja merkitsee viestejä (esimerkiksi roskapostiksi tai tärkeiksi). Kaksi asiaa tapahtuu automaattisesti, ja voit muuttaa kumpaakin:

• Roskakori tyhjennetään pysyvästi 90 päivän kuluttua (Asetukset → Postilaatikot, postilaatikkokohtaisesti);
• jos siirrät uutiskirjeen Roskapostiin ja jätät sen sinne 10 päiväksi, SiteBirdy peruu kyseisen listan tilauksesi lähettäjän peruutuslinkin kautta tai lähettämällä viestin postilaatikostasi. Koskee vain lähettäjiä, jotka läpäisevät postipalvelimesi tarkistukset (Asetukset → Lähettäjät).

Yhdistämäsi tekoälyavustajat

SiteBirdyssä ei ole tekoälyä, joka lukisi sähköpostejasi. Voit yhdistää jo käyttämäsi tekoälyavustajan, kuten Clauden (Anthropic) tai ChatGPT:n (OpenAI), kohdassa Asetukset → Yhdistetyt sovellukset tai suoraan avustajasta. Sinä päätät, mitä se saa tehdä (lukemisesta lähettämiseen) ja mihin postilaatikoihin, kalentereihin ja osoitekirjoihin sillä on pääsy.

Kun sitten kysyt avustajalta jotain, se saa SiteBirdyltä pyytämänsä näiden rajojen puitteissa: esimerkiksi viestiluetteloita, viestin tekstin, kalenteritapahtumia, yhteystietoja tai muistiinpanoja. Tiedostot, jotka se liittää luonnokseen tai sähköpostiin, SiteBirdy ottaa itse viesteistäsi, tai ne ovat avustajan luomia tiedostoja, jotka se lähettää meille. Siitä eteenpäin avustajan palveluntarjoaja käsittelee saamiaan tietoja omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti, mikä voi tarkoittaa käsittelyä Euroopan talousalueen ulkopuolella. Emme lähetä mitään avustajalle, jota et ole yhdistänyt, emmekä itse lähetä mitään millekään tekoälypalvelun tarjoajalle.

Jokaisesta yhdistetystä avustajasta tallennamme sen nimen, valitsemasi käyttöoikeudet ja kohteet, joihin se pääsee käsiksi, viimeisimmän käyttöajan sekä tiivisteet sen avaimista tai kirjautumisessa saaduista tunnuksista (käyttöoikeustunnus on voimassa tunnin; päivitystunnus vanhenee, jos sitä ei käytetä 90 päivään). Kun katkaiset yhteyden kohdassa Asetukset → Yhdistetyt sovellukset, avustaja lakkaa toimimasta heti.

Kuka muu saa tietoja

Emme koskaan myy tietojasi. Muut saavat tietoja vain alla kuvatulla tavalla:

• Omat sähköposti- ja kalenteripalvelusi, jotka valitsit itse: SiteBirdy muodostaa niihin yhteyden salasanallasi jokaisen tekemäsi toiminnon yhteydessä.
• Viestiesi vastaanottajat: viestisi sekä lukukuittauskuva, ellet poista sitä käytöstä.
• Lähettäjien verkkosivustot: jotta lähettäjän kuvake voidaan näyttää, palvelimemme käy lähettäjän verkkotunnuksen sivustolla (sen etusivulla ja sen mainitsemissa kuvaketiedostoissa) ja hakee logon, jonka lähettäjä julkaisee viesteilleen (BIMI). Sinusta ei lähetetä mitään, ja sivusto näkee vain palvelimemme. Näin tapahtuu kaikille SiteBirdyn vastaanottamille viesteille riippumatta siitä, näytätkö kuvakkeet.
• Uutiskirjeiden lähettäjät, kun perut Roskaposti-kansiossa olevan postin tilauksen tai SiteBirdy peruu sen puolestasi.
• Sää: Tänään-näkymäsi säätietoja varten palvelimemme lähettää valitsemasi kaupungin koordinaatit Norjan ilmatieteen laitokselle (MET Norway). ”Käytä sijaintiani” lähettää pyöristetyn sijainnin vain palvelimellemme, joka valitsee lähimmän kaupungin itse. Valuuttakurssit tulevat Euroopan keskuspankilta; sinusta ei lähetetä mitään.
• Yhdistämäsi tekoälyavustajat, katso yllä.
• Anthropic kääntää SiteBirdyn omat painikkeet ja tekstit muille kielille; tietojasi ei käytetä tässä lainkaan.
• Viranomaiset, vain kun laki sitä edellyttää.

SiteBirdyn itse lähettämät sähköpostit (koodit, tietoturvailmoitukset) lähtevät omien sähköpostipalvelintemme kautta. Viestin kuvat, kuten uutiskirjeen kuvat, ladataan lähettäjän palvelimilta vasta, kun päätät näyttää ne, tai jos olet asettanut SiteBirdyn näyttämään ne aina. Lähettäjän palvelin näkee silloin IP-osoitteesi.

Kuinka kauan säilytämme tietoja

Kun poistat tilisi (Asetukset → Tili), poistamme tietosi heti, ja sähköpostisi pysyvät ennallaan sähköpostipalvelimellasi. Itsestään vanhenevat tiedot (tiimisi toimintahistoria ja kirjautumisyritykset) säilyvät, kunnes ne vanhenevat, kuten yllä kerrotaan, ja kävijätilastot jäävät Matomoon tilisi numerolla. Varmuuskopioissa olevat kopiot häviävät sitä mukaa, kun varmuuskopiot korvataan uusilla.

Evästeet ja selaimen tallennustila

• wm_session: pitää sinut kirjautuneena (30 päivää). Välttämätön SiteBirdyn toiminnalle.
• wm-lang ja wm-look: kielesi ja ulkoasusi, myös ennen kirjautumista (1 vuosi).

Siinä kaikki: kävijätilastomme eivät käytä evästeitä. SiteBirdy tallentaa lisäksi tietoja selaimesi omaan tallennustilaan. Niitä ovat ulkoasusi ja paneelien koot sekä nopeaa avautumista varten se, mitä sovellus näytti sinulle viimeksi (luettelot, kalenteri, yhteystiedot, muistiinpanot ja asetukset, mutta ei itse viestejä). Viimeksi näytetyt tiedot poistetaan, kun kirjaudut ulos. Ulkoasu ja paneelien koot säilyvät. Kirjoittamasi viesti voi säilyä välilehden kumoamishistoriassa, kunnes kirjaudut ulos tai suljet välilehden, joten voit palauttaa hylkäämäsi luonnoksen. Macin ja Windowsin sovellukset tallentavat samat tiedot sekä ikkunan sijainnin.

Miten suojaamme tietoja

• Kaikki yhteydet SiteBirdyyn on salattu (TLS 1.2 tai 1.3).
• Salasanat tallennetaan tiivisteinä (scrypt); postilaatikoiden ja kalenterien salasanat sekä kaksivaiheisen vahvistuksen salaiset avaimet salataan.
• Kaksivaiheinen vahvistus, kirjautumisyritysten rajoitus ja sähköposti-ilmoitus, kun tililläsi muuttuu jotain tärkeää.
• Viestit näytetään eristetyssä kehyksessä, jossa kuvat ja skriptit on estetty, ja linkit tarkistetaan ennen kuin ne avautuvat.
• Palvelimille pääsevät vain SiteBirdyn ylläpitäjät omilla henkilökohtaisilla avaimillaan.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa, korjata, poistaa tai siirtää tietosi, pyytää meitä rajoittamaan niiden käyttöä tai vastustaa sitä, miten käytämme niitä. Suuren osan tästä voit tehdä itse: Lataa tietoni ja Poista tilini löytyvät kohdasta Asetukset → Tili. Muissa asioissa kirjoita osoitteeseen support@site.eu; vastaamme kuukauden kuluessa. Jos katsot, että käsittelemme tietojasi väärin, voit tehdä valituksen Alankomaiden tietosuojaviranomaiselle (Autoriteit Persoonsgegevens) tai asuinmaasi valvontaviranomaiselle.

SiteBirdyä ei ole tarkoitettu alle 16-vuotiaille.

Muutokset ja yhteystiedot

Kun muutamme tätä tietosuojaselostetta, päivitämme päivämäärän sivun alkuun, ja merkittävistä muutoksista kerromme sinulle ensin SiteBirdyssä. Katso myös käyttöehdot. Kysymykset: support@site.eu.