Privaatsuspoliitika

Kes me oleme

SiteBirdyt (sitebirdy.com ning SiteBirdy rakendusi Macile ja Windowsile) arendab ja haldab Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Holland, Hollandi Kaubanduskoja (KvK) registrinumber 53309847 („meie“). Oleme siin kirjeldatud isikuandmete vastutav töötleja. Privaatsusega seotud küsimused saada aadressile support@site.eu.

SiteBirdy töötab meie enda serverites Hollandis; ükski teine ettevõte seda ei majuta. Kui kasutad SiteBirdyt oma organisatsiooni jaoks, töötleme organisatsiooni e-kirju, kalendreid ja kontakte selle nimel ning soovi korral on saadaval isikuandmete töötlemise leping.

Lühidalt

• Sinu kirjad jäävad sinu enda meiliserverisse. SiteBirdy loeb neid sealt, kui seda kasutad, ja säilitab ainult selle, mida on vaja kirjaloendite kiireks kuvamiseks.
• Me ei müü sinu andmeid, ei näita reklaame ega kasuta sinu kirju tehisintellekti treenimiseks. SiteBirdyl pole oma tehisintellekti, mis sinu kirju loeks.
• Kui ühendad tehisintellekti assistendi, näiteks Claude või ChatGPT, saab see ainult seda, mida lubad, ja ühenduse saad igal ajal katkestada.
• Saad oma andmed ise alla laadida ja konto ise kustutada jaotises Seaded → Konto.

Mida me säilitame ja miks

Sinu konto

Sinu nimi, sinu e-posti aadress (või kasutajanimi, mille sulle andis meeskonna omanik), sinu parool räsina, millest me ei saa parooli taastada, sinu kaheastmelise kinnitamise saladus (krüpteeritud) ja taastekoodid (räsitud), sinu seaded ning see, millal sa viimati SiteBirdyt kasutasid. Vajame neid andmeid, et sulle kontot pakkuda (meievahelise lepingu täitmine).

Sinu postkastid

Iga lisatud postkasti kohta: selle aadress, kuvatav nimi ja allkiri, selle meiliserverite nimed ja seaded ning selle parool, mille krüpteerime (AES-256-GCM) ja mida kasutame ainult selleks, et sinu eest sinu meiliserveriga ühendus luua.

Et loendid ja otsing kiiresti kuvataks, hoiame sinu kaustades olevate kirjade kokkuvõtet (postkasti lisamisel iga kausta 20 000 uusima kirja kohta; uued kirjad lisatakse saabumisel): saatja, adressaadid, teema, kuupäev, kas kiri on loetud, kas sellele on vastatud, kas see on lipuga märgitud või prioriteetne, manuste nimed, teksti esimesed 160 märki ning see, mida SiteBirdy vajab sorteerimiseks ja rühmitamiseks (kirja ID-d ja vestlus, suurus, kirja liik, kas see läbis sinu meiliserveri kontrollid, ning tellimusest loobumise link). Terve kiri loetakse sinu meiliserverist, kui selle avad, ja seda ei säilitata, välja arvatud järgmistel juhtudel:

• kiri, mille saadad, ajastad hilisemaks saatmiseks või saadad paljudele inimestele ükshaaval, kuni see on saadetud (kui saatmine ebaõnnestub, kuni proovid uuesti või selle tühistad);
• kiri, mille jäädavalt kustutad: hoiame selle koopiat kuni 7 päeva, et saaksid kustutamise tagasi võtta;
• kirjale lisatud failid: 7 päeva pärast üleslaadimist.

Säilitame ka selle, mida sa SiteBirdys lood: sildid, salvestatud otsingud, reeglid, saatjate loendid ja grupid, mallid, edasilükkamise ja järeltegevuse meeldetuletused, märkmed ning ülesanded. Sinu kalendrid ja aadressiraamatud on salvestatud meie serverites ning sinu lisatud väliseid kalendrikontosid hoitakse krüpteeritud parooliga.

Lugemiskinnitused

Kui sa lugemise jälgimist välja ei lülita (Seaded → Kirjutamine), lisab SiteBirdy sinu saadetavatele kirjadele pisikese nähtamatu pildi. Kui adressaadi meilirakendus selle kuvab, märgime üles, millal ja mitu korda kiri avati, ning kui võimalik, ka meilirakenduse tüübi (Gmail, Yahoo või Apple) koos kirja teema ja adressaadiga, et näeksid, milline kiri avati. Me ei säilita kunagi adressaadi IP-aadressi ega logi neid päringuid. Adressaatidelt selleks luba ei küsita.

Sisselogimine ja turvalisus

Iga aktiivse sisselogimise kohta: brauser ja süsteem (nii, nagu sinu brauser ennast kirjeldab), IP-aadress ja viimase kasutamise aeg, et saaksid oma seansse jaotises Seaded → Konto vaadata ja lõpetada. Paroolide äraarvamise takistamiseks säilitame iga sisselogimiskatset, registreerumist ja parooli lähtestamist 24 tundi koos IP-aadressi ja kasutatud e-posti aadressiga ning sulle e-postiga saadetud koode veel ühe päeva pärast nende aegumist. Kasutame neid andmeid turvalisuse tagamiseks (meie õigustatud huvi hoida kontod turvalised).

Meie serverilogid

Nagu enamik veebisaite, logib ka meie veebiserver iga päringu: IP-aadressi, aja, päritud aadressi (mis võib sisaldada sinu otsingusõnu või e-posti aadressi, mida otsisid) ja brauseri. Neid logisid hoitakse 14 päeva. SiteBirdy enda logi säilitab 60 päeva vead, aeglased päringud (päringu liigi kaupa, ilma sinu otsingusõnadeta) ja märkmed ühenduste kohta meiliserveritega (milline postkast ja kaust). Kasutame logisid tõrgete ja kuritarvituste avastamiseks (meie õigustatud huvi).

Külastusstatistika

Loendame külastusi saidil sitebirdy.com ja rakendustes Matomo abil, mida käitame oma serveris. See ei kasuta küpsiseid ega salvesta sinu seadmesse midagi. See näeb külastatava aadressi esimest osa (mitte sinu kirju, otsinguid ega kaustu ega linke, millele klõpsad), kas kasutad brauserit või rakendust ning sisselogituna sinu kontonumbrit; nagu iga veebisait, näeb see ka sinu IP-aadressi ning brauseri ja ekraani tüüpi. Kasutame neid andmeid, et näha, kuidas SiteBirdyt kasutatakse, ja seda paremaks teha (meie õigustatud huvi); andmed jäävad meie juurde.

Kui sa meiega ühendust võtad

See, mida sa aadressile support@site.eu kirjutad, ja meie vastused, et sind aidata.

Mida SiteBirdy sinu meiliserveris teeb

SiteBirdy töötab otse sinu meiliserveris oleva postiga, nii et kõik, mida SiteBirdys teed, toimub ka seal: see salvestab mustandeid ja saadetud kirju, teisaldab kirju kaustade vahel ja märgistab kirju (näiteks rämpspostiks või prioriteetseks). Kaks asja toimuvad iseenesest ja mõlemat saad muuta:

• Prügikast tühjendatakse lõplikult 90 päeva järel (Seaded → Postkastid, iga postkasti kohta eraldi);
• kui teisaldad uudiskirja Rämpsposti ja jätad selle sinna 10 päevaks, loobub SiteBirdy sinu eest selle listi tellimusest, kasutades saatja tellimusest loobumise linki või saates kirja sinu postkastist. Ainult saatjatele, kes läbivad sinu meiliserveri kontrollid (Seaded → Saatjad).

AI-assistendid, mille ühendad

SiteBirdys pole tehisintellekti, mis sinu e-kirju loeks. Saad ühendada AI-assistendi, mida juba kasutad, näiteks Claude'i (Anthropic) või ChatGPT (OpenAI), jaotises Seaded → Ühendatud rakendused või otse assistendist. Sina otsustad, mida see teha tohib (lugemisest saatmiseni) ning millistele postkastidele, kalendritele ja aadressiraamatutele sellel on ligipääs.

Kui sa seejärel assistendilt midagi küsid, saab ta SiteBirdylt nendes piirides selle, mida ta küsib: näiteks kirjade loendeid, kirja teksti, kalendrisündmusi, kontakte või märkmeid. Failid, mille assistent mustandile või e-kirjale lisab, võtab SiteBirdy ise sinu kirjadest või on need failid, mille assistent on loonud ja meile saadab. Sellest hetkest alates käsitleb assistendi pakkuja saadud andmeid oma tingimuste ja privaatsuspoliitika alusel, mis võib tähendada ka töötlemist väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. Me ei saada midagi assistendile, mida sa pole ühendanud, ega saada ise midagi ühelegi tehisintellekti pakkujale.

Iga ühendatud assistendi kohta talletame selle nime, sinu valitud õigused ja ulatuse, viimase kasutamise aja ning selle võtmete või sisselogimislubade räsid (pääsuluba kehtib tund aega, värskendusluba aegub pärast 90 päeva kasutamata seismist). Katkesta ühendus jaotises Seaded → Ühendatud rakendused ja assistent lakkab kohe töötamast.

Kes veel andmeid saavad

Me ei müü kunagi sinu andmeid. Teised saavad andmeid ainult allpool kirjeldatud juhtudel:

• Sinu enda e-posti- ja kalendriteenuse pakkujad, mille oled ise valinud: SiteBirdy ühendub nendega sinu parooliga iga toimingu jaoks, mille teed.
• Inimesed, kellele kirjutad: sinu kirjad ja lugemiskinnituse pilt, kui sa seda välja ei lülita.
• Saatjate veebisaidid: saatja ikooni kuvamiseks külastab meie server saatja domeeni veebisaiti (selle avalehte ja seal nimetatud ikoonifaile) ning otsib logo, mille saatja oma kirjade jaoks avaldab (BIMI). Sinu kohta ei saadeta midagi; veebisait näeb ainult meie serverit. See toimub SiteBirdy vastuvõetud kirjade puhul olenemata sellest, kas sa ikoone kuvad või mitte.
• Uudiskirjade saatjad, kui sina või SiteBirdy sinu eest Rämpsposti jõudnud kirjade tellimuse tühistab.
• Ilm: Täna-tahvlil ilma näitamiseks saadab meie server sinu valitud linna koordinaadid Norra Meteoroloogiainstituudile (MET Norway). „Kasuta minu asukohta” saadab ümardatud asukoha ainult meie serverile, mis valib ise lähima linna. Valuutakursid pärinevad Euroopa Keskpangast; sinu kohta ei saadeta midagi.
• AI-assistendid, mille ühendad, vaata eespool.
• Anthropic tõlgib SiteBirdy enda nupud ja tekstid teistesse keeltesse; sinu andmeid see ei puuduta.
• Ametiasutused, ainult siis, kui seadus meid selleks kohustab.

Kirjad, mida SiteBirdy ise sulle saadab (koodid, turvateated), saadetakse meie enda meiliserverite kaudu. Kirjas olevad pildid, näiteks uudiskirja fotod, laaditakse saatja serveritest alles siis, kui otsustad need kuvada või kui oled määranud SiteBirdy neid alati kuvama. Siis näeb saatja server sinu IP-aadressi.

Kui kaua neid säilitame

Kui kustutad oma konto (Seaded → Konto), kustutame sinu andmed kohe ning sinu kirjad jäävad sinu meiliserverisse alles. Mis aegub iseenesest (sinu meeskonna tegevuste ajalugu, sisselogimiskatsed), jääb alles kuni aegumiseni, nagu eespool kirjas, ja külastusstatistika jääb Matomosse sinu kontonumbri alla. Andmed varukoopiates kaovad, kui varukoopiad asendatakse uutega.

Küpsised ja salvestusruum sinu brauseris

• wm_session: hoiab sind sisselogituna (30 päeva). Vajalik SiteBirdy toimimiseks.
• wm-lang ja wm-look: sinu keel ja välimus, ka enne sisselogimist (1 aasta).

See on kõik: meie külastusstatistika ei kasuta küpsiseid. SiteBirdy salvestab mõned andmed ka sinu brauseri enda salvestusruumi: sinu valitud välimuse ja paneelide suurused ning kiiremaks avamiseks selle, mida see sulle viimati näitas (loendeid, kalendrit, kontakte, märkmeid ja seadeid, kuid mitte kirju endid). Viimati näidatu kustutatakse, kui välja logid; välimus ja paneelide suurused jäävad alles. Kiri, mida kirjutad, võib jääda vahelehe tagasivõtmise ajalukku, kuni välja logid või vahelehe sulged, nii et saad äravisatud mustandi taastada. Maci ja Windowsi rakendused salvestavad sama, lisaks oma akna asukoha.

Kuidas neid kaitseme

• Kõik ühendused SiteBirdyga on krüpteeritud (TLS 1.2 või 1.3).
• Paroolid salvestatakse räsidena (scrypt); postkastide ja kalendrite paroolid ning kaheastmelise kinnitamise salavõtmed on krüpteeritud.
• Kaheastmeline kinnitamine, sisselogimiskatsete piirang ja e-kiri, kui sinu kontol muutub midagi olulist.
• Kirjad kuvatakse eraldatud raamis, kus pildid ja skriptid on blokeeritud, ning lingid kontrollitakse enne avamist.
• Serveritele pääsevad isiklike võtmetega ligi ainult SiteBirdy haldajad.

Sinu õigused

Võid paluda oma andmeid näha, parandada, kustutada või üle kanda, piirata nende kasutamist või esitada vastuväite selle kohta, kuidas me neid kasutame. Suure osa sellest saad teha ise: Laadi minu andmed alla ja Kustuta minu konto asuvad jaotises Seaded → Konto. Kõige muu jaoks kirjuta aadressile support@site.eu; vastame kuu aja jooksul. Kui leiad, et käitleme sinu andmeid valesti, võid esitada kaebuse Hollandi andmekaitseasutusele (Autoriteit Persoonsgegevens) või oma elukohariigi järelevalveasutusele.

SiteBirdy pole mõeldud alla 16-aastastele lastele.

Muudatused ja kontakt

Kui me seda privaatsuspoliitikat muudame, uuendame ülaosas olevat kuupäeva ning olulistest muudatustest teavitame sind kõigepealt SiteBirdys. Vaata ka: kasutustingimused. Küsimused: support@site.eu.