Πολιτική απορρήτου

Ποιοι είμαστε

Το SiteBirdy (sitebirdy.com και οι εφαρμογές SiteBirdy για Mac και Windows) αναπτύσσεται και λειτουργεί από την Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Κάτω Χώρες, εγγεγραμμένη στο Εμπορικό Επιμελητήριο της Ολλανδίας (KvK) με αριθμό 53309847 («εμείς»). Είμαστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που περιγράφονται εδώ. Για ερωτήσεις σχετικά με το απόρρητο, γράψε μας στο support@site.eu.

Το SiteBirdy λειτουργεί στους δικούς μας διακομιστές στην Ολλανδία· καμία άλλη εταιρεία δεν το φιλοξενεί. Αν χρησιμοποιείς το SiteBirdy για τον οργανισμό σου, διαχειριζόμαστε την αλληλογραφία, τα ημερολόγια και τις επαφές του οργανισμού σου για λογαριασμό του, ενώ κατόπιν αιτήματος διατίθεται σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.

Εν συντομία

• Τα email σου παραμένουν στον δικό σου διακομιστή αλληλογραφίας. Το SiteBirdy τα διαβάζει από εκεί όταν το χρησιμοποιείς και κρατά μόνο ό,τι χρειάζεται για να εμφανίζει γρήγορα τις λίστες μηνυμάτων σου.
• Δεν πουλάμε τα δεδομένα σου, δεν προβάλλουμε διαφημίσεις και δεν χρησιμοποιούμε την αλληλογραφία σου για να εκπαιδεύσουμε τεχνητή νοημοσύνη. Το SiteBirdy δεν έχει δική του τεχνητή νοημοσύνη που να διαβάζει την αλληλογραφία σου.
• Αν συνδέσεις έναν βοηθό τεχνητής νοημοσύνης, όπως το Claude ή το ChatGPT, θα έχει πρόσβαση μόνο σε όσα επιτρέπεις και μπορείς να τον αποσυνδέσεις όποτε θέλεις.
• Μπορείς να κατεβάσεις τα δεδομένα σου και να διαγράψεις τον λογαριασμό σου απευθείας, στην ενότητα Ρυθμίσεις → Λογαριασμός.

Τι διατηρούμε και γιατί

Ο λογαριασμός σου

Το όνομά σου, η διεύθυνση email σου (ή το όνομα χρήστη που σου έδωσε ο κάτοχος της ομάδας), ο κωδικός πρόσβασής σου ως κατακερματισμένη τιμή (hash), από την οποία δεν μπορούμε να ανακτήσουμε τον κωδικό, το μυστικό κλειδί της επαλήθευσης σε δύο βήματα (κρυπτογραφημένο) και οι κωδικοί ανάκτησης (κατακερματισμένοι), οι ρυθμίσεις σου και πότε χρησιμοποίησες τελευταία φορά το SiteBirdy. Τα χρειαζόμαστε για να σου παρέχουμε λογαριασμό (εκτέλεση της σύμβασής μας μαζί σου).

Τα γραμματοκιβώτιά σου

Για κάθε γραμματοκιβώτιο που προσθέτεις: τη διεύθυνσή του, το εμφανιζόμενο όνομα και την υπογραφή του, τα ονόματα και τις ρυθμίσεις των διακομιστών αλληλογραφίας του, καθώς και τον κωδικό πρόσβασής του, τον οποίο κρυπτογραφούμε (AES-256-GCM) και χρησιμοποιούμε μόνο για να συνδεόμαστε στον διακομιστή αλληλογραφίας σου εκ μέρους σου.

Για να εμφανίζονται γρήγορα οι λίστες και η αναζήτηση, διατηρούμε μια σύνοψη των μηνυμάτων στους φακέλους σου (όταν προσθέτεις ένα γραμματοκιβώτιο, των 20.000 πιο πρόσφατων σε κάθε φάκελο· η νέα αλληλογραφία προστίθεται μόλις φτάσει): τον αποστολέα, τους παραλήπτες, το θέμα, την ημερομηνία, αν έχει διαβαστεί, αν έχει απαντηθεί, αν έχει σημαία ή είναι μήνυμα Προτεραιότητας, τα ονόματα των συνημμένων του, τους πρώτους 160 χαρακτήρες του κειμένου του και ό,τι χρειάζεται το SiteBirdy για να το ταξινομήσει και να το ομαδοποιήσει (τα αναγνωριστικά μηνύματος και τη συζήτησή του, το μέγεθός του, το είδος του μηνύματος, αν πέρασε τους ελέγχους του διακομιστή αλληλογραφίας σου και τον σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής). Ολόκληρο το μήνυμα διαβάζεται από τον διακομιστή αλληλογραφίας σου όταν το ανοίγεις και δεν διατηρείται, με τις εξής εξαιρέσεις:

• ένα μήνυμα που στέλνεις, προγραμματίζεις για αργότερα ή στέλνεις ξεχωριστά σε πολλούς παραλήπτες, μέχρι να σταλεί (αν η αποστολή αποτύχει, μέχρι να δοκιμάσεις ξανά ή να την ακυρώσεις)·
• ένα μήνυμα που διαγράφεις οριστικά: κρατάμε αντίγραφο έως 7 ημέρες, ώστε να μπορείς να αναιρέσεις τη διαγραφή·
• αρχεία που επισυνάπτεις σε ένα μήνυμα: για 7 ημέρες από τη μεταφόρτωσή τους.

Κρατάμε επίσης ό,τι δημιουργείς στο SiteBirdy: ετικέτες, αποθηκευμένες αναζητήσεις, κανόνες, λίστες αποστολέων και ομάδες, πρότυπα, υπενθυμίσεις αναβολής και παρακολούθησης, σημειώσεις και εργασίες. Τα ημερολόγια και τα βιβλία διευθύνσεών σου αποθηκεύονται στους διακομιστές μας, ενώ οι εξωτερικοί λογαριασμοί ημερολογίου που προσθέτεις φυλάσσονται με κρυπτογραφημένο κωδικό πρόσβασης.

Αποδεικτικά ανάγνωσης

Αν δεν απενεργοποιήσεις την παρακολούθηση ανάγνωσης (Ρυθμίσεις → Σύνταξη), το SiteBirdy προσθέτει μια μικροσκοπική αόρατη εικόνα στα μηνύματα που στέλνεις. Όταν η εφαρμογή αλληλογραφίας του παραλήπτη την εμφανίζει, καταγράφουμε πότε και πόσες φορές άνοιξε το μήνυμα και, όπου μπορούμε να το διακρίνουμε, το είδος της εφαρμογής αλληλογραφίας (Gmail, Yahoo ή Apple), μαζί με το θέμα του μηνύματος και τον παραλήπτη του, ώστε να βλέπεις ποιο μήνυμα άνοιξε. Δεν διατηρούμε ποτέ τη διεύθυνση IP του παραλήπτη και δεν καταγράφουμε αυτά τα αιτήματα σε αρχεία καταγραφής. Οι παραλήπτες δεν ερωτώνται σχετικά.

Σύνδεση και ασφάλεια

Για κάθε σημείο όπου είσαι συνδεδεμένος: το πρόγραμμα περιήγησης και το σύστημα (όπως τα περιγράφει το ίδιο το πρόγραμμα περιήγησής σου), τη διεύθυνση IP και πότε χρησιμοποιήθηκε τελευταία φορά, ώστε να βλέπεις και να τερματίζεις τις συνεδρίες σου στην ενότητα Ρυθμίσεις → Λογαριασμός. Για να αποτρέπουμε τη μαντεψιά κωδικών πρόσβασης, κρατάμε κάθε απόπειρα σύνδεσης, εγγραφή και επαναφορά κωδικού πρόσβασης για 24 ώρες, μαζί με τη διεύθυνση IP και τη διεύθυνση email που χρησιμοποιήθηκε, καθώς και τους κωδικούς που σου στέλνουμε με email για μία ημέρα αφού λήξουν. Τα χρησιμοποιούμε για λόγους ασφάλειας (έννομο συμφέρον μας να διατηρούμε τους λογαριασμούς ασφαλείς).

Τα αρχεία καταγραφής του διακομιστή μας

Όπως οι περισσότεροι ιστότοποι, ο διακομιστής web μας καταγράφει κάθε αίτημα: τη διεύθυνση IP, την ώρα, τη διεύθυνση που ζητήθηκε (η οποία μπορεί να περιλαμβάνει όσα αναζήτησες ή μια διεύθυνση email που έψαξες) και το πρόγραμμα περιήγησης. Τα αρχεία αυτά διατηρούνται για 14 ημέρες. Το αρχείο καταγραφής του ίδιου του SiteBirdy κρατά σφάλματα, αργά αιτήματα (ανά είδος αιτήματος, χωρίς όσα αναζήτησες) και σημειώσεις για τις συνδέσεις του με διακομιστές αλληλογραφίας (ποιο γραμματοκιβώτιο και ποιος φάκελος) για 60 ημέρες. Χρησιμοποιούμε τα αρχεία καταγραφής για να εντοπίζουμε δυσλειτουργίες και καταχρήσεις (έννομο συμφέρον μας).

Στατιστικά επισκεπτών

Μετράμε τις επισκέψεις στο sitebirdy.com και στις εφαρμογές με το Matomo, το οποίο λειτουργεί στον δικό μας διακομιστή. Δεν χρησιμοποιεί cookies και δεν αποθηκεύει τίποτα στη συσκευή σου. Βλέπει το πρώτο μέρος της διεύθυνσης που επισκέπτεσαι (όχι την αλληλογραφία σου, τις αναζητήσεις ή τους φακέλους σου, ούτε τους συνδέσμους που πατάς), αν χρησιμοποιείς πρόγραμμα περιήγησης ή την εφαρμογή και, όταν είσαι συνδεδεμένος, τον αριθμό του λογαριασμού σου· όπως κάθε ιστότοπος, βλέπει επίσης τη διεύθυνση IP σου και τον τύπο του προγράμματος περιήγησης και της οθόνης σου. Τα χρησιμοποιούμε για να βλέπουμε πώς χρησιμοποιείται το SiteBirdy και να το βελτιώνουμε (έννομο συμφέρον μας)· τα δεδομένα αυτά μένουν σε εμάς.

Όταν επικοινωνείς μαζί μας

Ό,τι μας γράφεις στο support@site.eu και οι απαντήσεις μας, για να σε βοηθήσουμε.

Τι κάνει το SiteBirdy στον διακομιστή αλληλογραφίας σου

Το SiteBirdy λειτουργεί απευθείας με την αλληλογραφία στον διακομιστή αλληλογραφίας σου, οπότε ό,τι κάνεις στο SiteBirdy γίνεται και εκεί: αποθηκεύει πρόχειρα και απεσταλμένα μηνύματα, μετακινεί μηνύματα μεταξύ φακέλων και επισημαίνει μηνύματα (για παράδειγμα ως Ανεπιθύμητα ή Προτεραιότητα). Δύο πράγματα γίνονται αυτόματα και μπορείς να αλλάξεις και τα δύο:

• Ο Κάδος απορριμμάτων αδειάζει οριστικά μετά από 90 ημέρες (Ρυθμίσεις → Γραμματοκιβώτια, ανά γραμματοκιβώτιο)·
• αν βάλεις ένα ενημερωτικό δελτίο στα Ανεπιθύμητα και το αφήσεις εκεί για 10 ημέρες, το SiteBirdy σε απεγγράφει από αυτή τη λίστα, μέσω του συνδέσμου απεγγραφής του αποστολέα ή με ένα email από το γραμματοκιβώτιό σου. Ισχύει μόνο για αποστολείς που περνούν τους ελέγχους του διακομιστή αλληλογραφίας σου (Ρυθμίσεις → Αποστολείς).

Βοηθοί AI που συνδέεις

Το SiteBirdy δεν διαθέτει τεχνητή νοημοσύνη που διαβάζει την αλληλογραφία σου. Μπορείς να συνδέσεις έναν βοηθό τεχνητής νοημοσύνης που ήδη χρησιμοποιείς, όπως το Claude (Anthropic) ή το ChatGPT (OpenAI), στην ενότητα Ρυθμίσεις → Συνδεδεμένες εφαρμογές ή από τον ίδιο τον βοηθό. Εσύ επιλέγεις τι επιτρέπεται να κάνει (από την ανάγνωση έως την αποστολή) και σε ποια γραμματοκιβώτια, ημερολόγια και βιβλία διευθύνσεων έχει πρόσβαση.

Όταν στη συνέχεια ζητάς κάτι από τον βοηθό, λαμβάνει από το SiteBirdy ό,τι ζητήσει εντός αυτών των ορίων: για παράδειγμα λίστες μηνυμάτων, το κείμενο ενός μηνύματος, συμβάντα ημερολογίου, επαφές ή σημειώσεις. Τα αρχεία που επισυνάπτει σε ένα πρόχειρο ή σε ένα email είτε τα παίρνει το ίδιο το SiteBirdy από τα μηνύματά σου είτε είναι αρχεία που δημιούργησε ο βοηθός και μας στέλνει. Από εκεί και πέρα, ο πάροχος του βοηθού χειρίζεται ό,τι έλαβε σύμφωνα με τους δικούς του όρους και τη δική του πολιτική απορρήτου, κάτι που μπορεί να γίνεται και εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Δεν στέλνουμε τίποτα σε βοηθό που δεν έχεις συνδέσει, ούτε στέλνουμε εμείς οι ίδιοι οτιδήποτε σε κάποιον πάροχο τεχνητής νοημοσύνης.

Για κάθε συνδεδεμένο βοηθό κρατάμε το όνομά του, τα δικαιώματα και το εύρος πρόσβασης που επέλεξες, πότε χρησιμοποιήθηκε τελευταία φορά, καθώς και τις κατακερματισμένες τιμές (hash) των κλειδιών ή των διακριτικών σύνδεσής του (ένα διακριτικό πρόσβασης ισχύει για μία ώρα· ένα διακριτικό ανανέωσης λήγει μετά από 90 ημέρες χωρίς χρήση). Αν τον αποσυνδέσεις στην ενότητα Ρυθμίσεις → Συνδεδεμένες εφαρμογές, σταματά αμέσως να λειτουργεί.

Ποιοι άλλοι λαμβάνουν δεδομένα

Δεν πουλάμε ποτέ τα δεδομένα σου. Τρίτοι λαμβάνουν δεδομένα μόνο όπως περιγράφεται παρακάτω:

• Οι δικοί σου πάροχοι email και ημερολογίου, που επέλεξες εσύ: το SiteBirdy συνδέεται σε αυτούς με τον κωδικό πρόσβασής σου για κάθε ενέργεια που κάνεις.
• Οι παραλήπτες σου: τα μηνύματά σου και η εικόνα επιβεβαίωσης ανάγνωσης, εκτός αν την απενεργοποιήσεις.
• Ιστότοποι αποστολέων: για να εμφανίσει το εικονίδιο ενός αποστολέα, ο διακομιστής μας επισκέπτεται τον ιστότοπο του τομέα του αποστολέα (την αρχική του σελίδα και τα αρχεία εικονιδίων που αναφέρει) και αναζητά το λογότυπο που δημοσιεύει ο αποστολέας για την αλληλογραφία του (BIMI). Δεν αποστέλλεται τίποτα για σένα· ο ιστότοπος βλέπει μόνο τον διακομιστή μας. Αυτό γίνεται για την αλληλογραφία που λαμβάνει το SiteBirdy, είτε εμφανίζεις εικονίδια είτε όχι.
• Αποστολείς ενημερωτικών δελτίων, όταν απεγγράφεσαι εσύ ή όταν το SiteBirdy σε απεγγράφει από μηνύματα στα Ανεπιθύμητα.
• Καιρός: για τον καιρό στον πίνακα Σήμερα, ο διακομιστής μας στέλνει τις συντεταγμένες της πόλης που επέλεξες στο Νορβηγικό Μετεωρολογικό Ινστιτούτο (MET Norway). Το «Χρήση της τοποθεσίας μου» στέλνει μια κατά προσέγγιση τοποθεσία μόνο στον διακομιστή μας, ο οποίος επιλέγει μόνος του την πλησιέστερη πόλη. Οι συναλλαγματικές ισοτιμίες προέρχονται από την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα· δεν αποστέλλεται τίποτα που σε αφορά.
• Βοηθοί AI που συνδέεις, δες παραπάνω.
• Η Anthropic μεταφράζει τα κουμπιά και τα κείμενα του ίδιου του SiteBirdy σε άλλες γλώσσες· κανένα από τα δεδομένα σου δεν χρησιμοποιείται σε αυτό.
• Αρχές, μόνο όταν μας υποχρεώνει ο νόμος.

Τα email που σου στέλνει το ίδιο το SiteBirdy (κωδικοί, ειδοποιήσεις ασφαλείας) αποστέλλονται μέσω των δικών μας διακομιστών αλληλογραφίας. Οι εικόνες ενός μηνύματος, όπως οι φωτογραφίες ενός ενημερωτικού δελτίου, φορτώνονται από τους διακομιστές του αποστολέα μόνο αφού επιλέξεις να εμφανιστούν ή αν έχεις ρυθμίσει το SiteBirdy να τις εμφανίζει πάντα. Τότε ο διακομιστής του αποστολέα μπορεί να δει τη διεύθυνση IP σου.

Πόσο καιρό τα κρατάμε

Όταν διαγράφεις τον λογαριασμό σου (Ρυθμίσεις → Λογαριασμός), διαγράφουμε αμέσως τα δεδομένα σου, ενώ η αλληλογραφία σου στον διακομιστή αλληλογραφίας σου μένει εκεί που είναι. Ό,τι λήγει αυτόματα (το ιστορικό δραστηριότητας της ομάδας σου, οι απόπειρες σύνδεσης) διατηρείται μέχρι τότε, όπως αναφέρεται παραπάνω, και τα στατιστικά επισκεπτών παραμένουν στο Matomo με τον αριθμό του λογαριασμού σου. Όσα υπάρχουν σε αντίγραφα ασφαλείας εξαφανίζονται καθώς αυτά αντικαθίστανται.

Cookies και αποθήκευση στο πρόγραμμα περιήγησής σου

• wm_session: διατηρεί τη σύνδεσή σου (30 ημέρες). Απαραίτητο για τη λειτουργία του SiteBirdy.
• wm-lang και wm-look: η γλώσσα και η εμφάνισή σου, ακόμη και πριν συνδεθείς (1 έτος).

Αυτά είναι όλα: τα στατιστικά επισκεπτών μας δεν χρησιμοποιούν cookies. Το SiteBirdy αποθηκεύει επίσης ορισμένα δεδομένα στον αποθηκευτικό χώρο του ίδιου του προγράμματος περιήγησής σου: την εμφάνιση και τα μεγέθη των πλαισίων σου και, για να ανοίγει γρήγορα, ό,τι σου έδειξε την τελευταία φορά (λίστες, ημερολόγιο, επαφές, σημειώσεις και ρυθμίσεις, όχι τα ίδια τα μηνύματα). Ό,τι σου έδειξε διαγράφεται όταν αποσυνδέεσαι· η εμφάνιση και τα μεγέθη των πλαισίων παραμένουν. Ένα μήνυμα που γράφεις μπορεί να παραμείνει στο ιστορικό αναίρεσης της καρτέλας μέχρι να αποσυνδεθείς ή να κλείσεις την καρτέλα, ώστε να μπορείς να επαναφέρεις ένα πρόχειρο που απέρριψες. Οι εφαρμογές για Mac και Windows αποθηκεύουν τα ίδια, καθώς και τη θέση του παραθύρου τους.

Πώς τα προστατεύουμε

• Όλες οι συνδέσεις με το SiteBirdy είναι κρυπτογραφημένες (TLS 1.2 ή 1.3).
• Οι κωδικοί πρόσβασης αποθηκεύονται ως κατακερματισμένες τιμές (scrypt)· οι κωδικοί γραμματοκιβωτίων και ημερολογίων και τα μυστικά κλειδιά της επαλήθευσης σε δύο βήματα κρυπτογραφούνται.
• Επαλήθευση σε δύο βήματα, όρια στις προσπάθειες σύνδεσης και email όταν αλλάζει κάτι σημαντικό στον λογαριασμό σου.
• Τα μηνύματα εμφανίζονται σε απομονωμένο πλαίσιο, με αποκλεισμένες τις εικόνες και τα scripts, και οι σύνδεσμοι ελέγχονται πριν ανοίξουν.
• Πρόσβαση στους διακομιστές έχουν μόνο όσοι διαχειρίζονται το SiteBirdy, με προσωπικά κλειδιά.

Τα δικαιώματά σου

Μπορείς να ζητήσεις να δεις, να διορθώσεις, να διαγράψεις ή να μεταφέρεις τα δεδομένα σου, να περιορίσουμε τη χρήση τους ή να αντιταχθείς στον τρόπο που τα χρησιμοποιούμε. Πολλά από αυτά μπορείς να τα κάνεις απευθείας: οι επιλογές Κατέβασε τα δεδομένα μου και Διαγραφή του λογαριασμού μου βρίσκονται στην ενότητα Ρυθμίσεις → Λογαριασμός. Για οτιδήποτε άλλο, γράψε στο support@site.eu· απαντάμε μέσα σε έναν μήνα. Αν πιστεύεις ότι χειριζόμαστε λανθασμένα τα δεδομένα σου, μπορείς να υποβάλεις καταγγελία στην ολλανδική Αρχή Προστασίας Δεδομένων (Autoriteit Persoonsgegevens) ή στην αρμόδια αρχή του τόπου διαμονής σου.

Το SiteBirdy δεν απευθύνεται σε παιδιά κάτω των 16 ετών.

Αλλαγές και επικοινωνία

Όταν αλλάζουμε αυτήν την πολιτική, ενημερώνουμε την ημερομηνία στην αρχή, ενώ για σημαντικές αλλαγές σε ενημερώνουμε πρώτα μέσα στο SiteBirdy. Δες επίσης τους όρους χρήσης μας. Ερωτήσεις: support@site.eu.