Zásady ochrany osobních údajů

Kdo jsme

SiteBirdy (sitebirdy.com a aplikace SiteBirdy pro Mac a Windows) vyvíjí a provozuje společnost Site B.V. (Site.eu), Operetteweg 7, 1323 VJ Almere, Nizozemsko, registrovaná u nizozemské obchodní komory (KvK) pod číslem 53309847 („my“). Jsme správcem osobních údajů popsaných na této stránce. S dotazy ohledně ochrany soukromí se můžeš obrátit na support@site.eu.

SiteBirdy běží na našich vlastních serverech v Nizozemsku; hosting nezajišťuje žádná jiná firma. Pokud SiteBirdy používáš pro svou organizaci, zpracováváme poštu, kalendáře a kontakty tvé organizace jejím jménem a na vyžádání je k dispozici smlouva o zpracování osobních údajů.

Stručně

• Tvoje pošta zůstává na tvém vlastním poštovním serveru. SiteBirdy ji odtud načítá, když aplikaci používáš, a ukládá jen to, co potřebuje k rychlému zobrazení seznamů zpráv.
• Neprodáváme tvoje data, nezobrazujeme reklamy a tvoje e-maily nepoužíváme k trénování AI. SiteBirdy nemá žádnou vlastní AI, která by četla tvoje e-maily.
• Pokud připojíš AI asistenta, jako je Claude nebo ChatGPT, získá jen to, co povolíš, a kdykoli ho můžeš odpojit.
• Data si můžeš stáhnout a účet smazat přímo v Nastavení → Účet.

Co uchováváme a proč

Tvůj účet

Tvoje jméno, e-mailová adresa (nebo uživatelské jméno, které ti přidělil vlastník týmu), heslo v podobě hashe, ze kterého heslo nelze zpětně získat, tajný klíč pro dvoufázové ověření (šifrovaný) a záchranné kódy (hashované), tvoje nastavení a datum posledního použití SiteBirdy. Potřebujeme je k tomu, abychom ti mohli poskytnout účet (plnění smlouvy, kterou s tebou máme).

Tvoje schránky

U každé přidané schránky: její adresa, zobrazované jméno a podpis, názvy a nastavení jejích poštovních serverů a heslo k ní, které šifrujeme (AES-256-GCM) a používáme jen k tomu, abychom se za tebe připojili k tvému poštovnímu serveru.

Abychom mohli rychle zobrazovat tvé seznamy a výsledky hledání, ukládáme souhrn zpráv ve tvých složkách (při přidání schránky z 20 000 nejnovějších zpráv v každé složce; nová pošta se přidává průběžně, jak přichází). Souhrn obsahuje odesílatele, příjemce, předmět a datum. Uvádí také, zda je zpráva přečtená, zodpovězená, označená vlajkou nebo prioritní. Dále obsahuje názvy příloh, prvních 160 znaků textu a údaje, které SiteBirdy potřebuje k řazení a seskupování: ID zprávy a konverzaci, velikost, druh pošty, zda zpráva prošla kontrolami tvého poštovního serveru, a odkaz pro odhlášení odběru. Celá zpráva se načte z tvého poštovního serveru, až ji otevřeš, a neukládá se, s těmito výjimkami:

• zpráva, kterou odešleš, naplánuješ na později nebo rozešleš jednotlivě mnoha lidem, a to do jejího odeslání (pokud se odeslání nezdaří, dokud to nezkusíš znovu nebo ho nezrušíš);
• zpráva, kterou smažeš natrvalo: její kopii uchováváme až 7 dní, aby šlo smazání vrátit zpět;
• soubory, které přikládáš ke zprávě: 7 dní od nahrání.

Uchováváme také to, co v SiteBirdy vytvoříš: štítky, uložená hledání, pravidla, seznamy a skupiny odesílatelů, šablony, odložené zprávy a připomínky k vyřízení, poznámky a úkoly. Tvoje kalendáře a adresáře jsou uložené na našich serverech a externí kalendářové účty, které přidáš, uchováváme se zašifrovaným heslem.

Potvrzení o přečtení

Pokud tuto funkci nevypneš (Nastavení → Psaní), SiteBirdy přidává do odesílaných zpráv malý neviditelný obrázek. Když ho poštovní aplikace příjemce zobrazí, zaznamenáme, kdy a kolikrát byla zpráva otevřena. Pokud to lze zjistit, zaznamenáme také typ poštovní aplikace (Gmail, Yahoo nebo Apple). Tyto údaje ukládáme spolu s předmětem zprávy a jejími příjemci, abys měl přehled, která zpráva byla otevřena. IP adresu příjemce nikdy neukládáme a tyto požadavky nezaznamenáváme do protokolu. Příjemců se na souhlas neptáme.

Přihlašování a zabezpečení

Pro každé místo, kde máš aktivní přihlášení: prohlížeč a systém (jak se prohlížeč sám popisuje), IP adresa a čas posledního použití. Díky tomu můžeš své relace zobrazit a ukončit v části Nastavení → Účet. Abychom zabránili hádání hesel, uchováváme každý pokus o přihlášení, registraci a obnovení hesla po dobu 24 hodin spolu s IP adresou a použitou e-mailovou adresou. Kódy, které ti posíláme e-mailem, uchováváme ještě den po vypršení jejich platnosti. Tyto údaje používáme k zajištění bezpečnosti (náš oprávněný zájem na ochraně účtů).

Naše serverové logy

Jako většina webů zaznamenává náš webový server každý požadavek: IP adresu, čas, požadovanou adresu (která může obsahovat hledaný výraz nebo vyhledanou e-mailovou adresu) a prohlížeč. Tyto záznamy uchovává 14 dní. Vlastní protokol SiteBirdy uchovává chyby, pomalé požadavky (podle typu požadavku, bez hledaných výrazů) a poznámky o připojeních k poštovním serverům (která schránka a složka) po dobu 60 dní. Protokoly používáme k odhalování chyb a zneužití (náš oprávněný zájem).

Statistiky návštěvnosti

Návštěvy na sitebirdy.com a v aplikacích počítáme pomocí nástroje Matomo, který provozujeme na vlastním serveru. Nepoužívá žádné soubory cookie a do tvého zařízení nic neukládá. Vidí první část adresy, kterou navštívíš (ne tvou poštu, hledání ani složky, ani odkazy, na které klikneš), jestli používáš prohlížeč, nebo aplikaci, a po přihlášení také číslo tvého účtu. Jako každý web vidí i tvou IP adresu a typ prohlížeče a obrazovky. Tyto údaje používáme, abychom viděli, jak se SiteBirdy používá, a mohli ho zlepšovat (náš oprávněný zájem). Zůstávají jen u nás.

Když nás kontaktuješ

Co nám napíšeš na support@site.eu, a naše odpovědi, abychom ti mohli pomoct.

Co SiteBirdy dělá na tvém poštovním serveru

SiteBirdy pracuje přímo s poštou na tvém poštovním serveru, takže co uděláš v SiteBirdy, proběhne i tam: ukládá koncepty a odeslané zprávy, přesouvá poštu mezi složkami a označuje zprávy (například jako nevyžádanou poštu nebo jako prioritní). Dvě věci se dějí automaticky a obě můžeš změnit:

• Koš se po 90 dnech nenávratně vysype (Nastavení → Schránky, pro každou schránku zvlášť);
• pokud přesuneš newsletter do Nevyžádané pošty a necháš ho tam 10 dní, SiteBirdy tě z jeho odběru odhlásí, a to přes odhlašovací odkaz odesílatele nebo e-mailem z tvé schránky. Platí jen pro odesílatele, kteří projdou kontrolami tvého poštovního serveru (Nastavení → Odesílatelé).

AI asistenti, které připojíš

SiteBirdy nemá žádnou AI, která by četla tvou poštu. AI asistenta, kterého už používáš, například Claude (Anthropic) nebo ChatGPT (OpenAI), můžeš připojit v části Nastavení → Připojené aplikace nebo přímo z asistenta. Ty rozhoduješ, co smí dělat (od čtení po odesílání) a ke kterým schránkám, kalendářům a adresářům má přístup.

Když se pak asistenta na něco zeptáš, dostane od SiteBirdy v rámci těchto omezení to, o co požádá: například seznamy zpráv, text zprávy, události v kalendáři, kontakty nebo poznámky. Soubory, které přiloží ke konceptu nebo e-mailu, bere SiteBirdy sám z tvých zpráv, nebo jde o soubory, které asistent vytvořil a posílá nám. Od té chvíle s tím, co asistent dostal, nakládá jeho poskytovatel podle vlastních podmínek a zásad ochrany osobních údajů, což může znamenat i zpracování mimo Evropský hospodářský prostor. Asistentům, které nemáš připojené, nic neposíláme a sami nic neposíláme žádnému poskytovateli AI.

U každého připojeného asistenta uchováváme jeho název, zvolená oprávnění a rozsah přístupu, čas posledního použití a hashe jeho klíčů nebo přihlašovacích tokenů (přístupový token platí hodinu, obnovovací token vyprší po 90 dnech bez použití). Když ho odpojíš v Nastavení → Připojené aplikace, okamžitě přestane fungovat.

Kdo další data dostává

Tvoje data nikdy neprodáváme. Ostatní je dostávají jen v případech uvedených níže:

• Tví vlastní poskytovatelé e-mailu a kalendáře podle tvé volby: SiteBirdy se k nim připojuje s tvým heslem při každé akci, kterou provedeš.
• Lidé, kterým píšeš: tvoje zprávy a obrázek pro potvrzení přečtení, pokud ho nevypneš.
• Weby odesílatelů: aby se zobrazila ikona odesílatele, náš server navštíví web domény odesílatele (jeho domovskou stránku a soubory ikon, na které odkazuje) a vyhledá logo, které odesílatel pro svou poštu zveřejňuje (BIMI). O tobě se přitom nic neodesílá a web vidí jen náš server. Děje se to u veškeré pošty, kterou SiteBirdy přijímá, bez ohledu na to, zda ikony zobrazuješ.
• Odesílatelé newsletterů, když se odhlásíš z odběru nebo když tě SiteBirdy odhlásí od zpráv ve složce Nevyžádaná pošta.
• Počasí: kvůli počasí v tvém Přehledu Dnes posílá náš server souřadnice zvoleného města Norskému meteorologickému institutu (MET Norway). „Použít moji polohu“ posílá zaokrouhlenou polohu pouze na náš server, který si nejbližší město vybere sám. Směnné kurzy pocházejí z Evropské centrální banky; nic o tobě se neodesílá.
• AI asistenti, které připojíš, viz výše.
• Anthropic překládá vlastní tlačítka a texty SiteBirdy do dalších jazyků; tvoje data se k tomu nepoužívají.
• Úřady, pouze pokud nám to ukládá zákon.

E-maily, které ti posílá přímo SiteBirdy (kódy, bezpečnostní upozornění), odcházejí přes naše vlastní poštovní servery. Obrázky ve zprávě, například obrázky v newsletteru, se ze serverů odesílatele načtou až poté, co je zobrazíš, nebo pokud máš v SiteBirdy nastaveno, aby se zobrazovaly vždy. Server odesílatele pak vidí tvou IP adresu.

Jak dlouho je uchováváme

Když svůj účet smažeš (Nastavení → Účet), tvoje data hned smažeme a tvoje pošta na tvém poštovním serveru zůstane tam, kde je. Údaje, které vyprší samy (historie aktivit tvého týmu a pokusy o přihlášení), zůstanou až do vypršení, jak je uvedeno výše, a statistiky návštěv zůstanou v nástroji Matomo pod číslem tvého účtu. Kopie v zálohách postupně zmizí, jak se zálohy budou nahrazovat.

Cookies a úložiště v prohlížeči

• wm_session: udržuje tvé přihlášení (30 dní). Nezbytné pro fungování SiteBirdy.
• wm-lang a wm-look: tvůj jazyk a vzhled, i před přihlášením (1 rok).

To je vše: naše statistiky návštěvnosti cookies nepoužívají. SiteBirdy navíc ukládá některé údaje do vlastního úložiště tvého prohlížeče: tvůj vzhled a velikosti panelů a kvůli rychlému spuštění také to, co ti naposledy zobrazil (seznamy, kalendář, kontakty, poznámky a nastavení, ne však samotné zprávy). To, co ti naposledy zobrazil, se po odhlášení vymaže. Vzhled a velikosti panelů zůstanou zachované. Rozepsaná zpráva může zůstat v historii akcí Zpět na kartě prohlížeče, dokud se neodhlásíš nebo kartu nezavřeš, takže můžeš obnovit zahozený koncept. Aplikace pro Mac a Windows ukládají totéž a navíc polohu okna.

Jak je chráníme

• Veškerá připojení k SiteBirdy jsou šifrovaná (TLS 1.2 nebo 1.3).
• Hesla ukládáme jako hashe (scrypt); hesla ke schránkám a kalendářům a tajné klíče pro dvoufázové ověření šifrujeme.
• Dvoufázové ověření, omezení počtu pokusů o přihlášení a e-mail, když se na tvém účtu změní něco důležitého.
• Zprávy se zobrazují v izolovaném rámci, kde jsou obrázky a skripty zablokované, a odkazy se před otevřením kontrolují.
• K serverům mají přístup jen lidé, kteří SiteBirdy provozují, a to pomocí osobních klíčů.

Tvoje práva

Máš právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz nebo přenos, můžeš nás požádat o omezení jejich používání nebo vznést námitku proti tomu, jak je používáme. Spoustu věcí si můžeš vyřídit přímo: Stáhnout moje data a Smazat můj účet najdeš v Nastavení → Účet. S čímkoli dalším napiš na support@site.eu; odpovíme do měsíce. Pokud si myslíš, že s tvými údaji nakládáme nesprávně, můžeš podat stížnost nizozemskému úřadu pro ochranu osobních údajů (Autoriteit Persoonsgegevens) nebo dozorovému úřadu v zemi, kde žiješ.

SiteBirdy není pro děti mladší 16 let.

Změny a kontakt

Když tyto zásady změníme, aktualizujeme datum nahoře a o podstatných změnách tě nejdřív informujeme v SiteBirdy. Přečti si také naše podmínky. Dotazy: support@site.eu.